Connaissance 3 protège vos données personnelles avec le plus grand soin. Votre confiance est essentielle pour nous: c’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité et la transparence du traitement de vos informations. La présente déclaration a pour objectif de préciser comment la fondation gère les données personnelles collectées dans le cadre de ses activités. Elle répond aux principales questions relatives à la collecte, à l’utilisation et à la protection de ces données. Connaissance 3 s’engage à traiter les données personnelles dans le respect de la législation suisse applicable en la matière, en particulier la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) en vigueur.
Dernière modification: 30 avril 2025
Table des matières
1. Quelles données personnelles sont collectées?
2. Quelles données sont nécessaires pour fournir la prestation?
3. Comment et où les données personnelles sont-elles collectées?
4. À quelles fins les données personnelles sont-elles utilisées?
5. Qui est responsable du contrôle des données collectées?
7. Comment, où et pour combien de temps les données sont-elles enregistrées?
8. Transmission des données à des tiers?
9. Les données sont-elles transmises à l’étranger?
10. Comment les personnes concernées peuvent-elles exercer leurs droits?
11. Réserve de modification de la présente déclaration
1. Quelles données personnelles sont collectées?
La fondation peut être amenée à collecter différentes catégories de données personnelles, en fonction de la personne concernée (client·e, partenaire ou bénévole):
1.1 Client·es
Informations d’identification et de contact: nom, prénom, adresse du domicile, date de naissance, numéro de téléphone, adresse email. Informations personnelles spécifiques: certaines données relatives à la situation personnelle nécessaires pour bénéficier de nos prestations (par ex. indication de prestations sociales complémentaires ou de subsides d’assurance pour bénéficier du tarif « Culture pour tous »).
1.2 Partenaires (p. ex. conférencier·ères, enseignant·es, etc.)
Informations d’identification et de contact: nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse email. Informations professionnelles et financières: fonction ou rôle en lien avec la fondation (le cas échéant) et informations de paiement telles que les coordonnées bancaires (IBAN ou numéro de compte pour les virements).
1.3 Bénévoles
Informations d’identification et de contact: nom, prénom, adresse du domicile, numéro de téléphone, adresse email. Informations administratives: données nécessaires à l’administration de leur engagement, comme d’éventuelles coordonnées bancaires pour le remboursement de frais.
2. Quelles données sont nécessaires pour fournir la prestation?
Seules les données personnelles pertinentes sont collectées, dans le respect du principe de proportionnalité. Pour chaque catégorie de personnes concernées (client·es, partenaires, bénévoles), les informations énumérées ci-dessus sont nécessaires à la fourniture des prestations ou à la gestion de la relation. La fondation ne recueille aucune donnée non indispensable à ses activités et s’abstient de demander des informations excessives au regard des finalités poursuivies.
3. Comment et où les données personnelles sont-elles collectées?
Les données personnelles sont fournies directement par les personnes concernées. La collecte s’effectue notamment lors de la prise de contact ou de l’inscription à nos services (par le biais de formulaires papier ou en ligne, de correspondance électronique, d’inscriptions sur notre site internet ou d’échanges téléphoniques et en personne). En naviguant sur le site internet www.connaissance3.ch, certaines données techniques, telles que l’adresse IP, le navigateur utilisé, ou encore la date et l’heure de connexion peuvent être automatiquement collectées à des fins statistiques, de sécurité et de bon fonctionnement du site. Ces données peuvent selon les circonstances permettre de tirer des conclusions sur un visiteur particulier. Toutefois, les données personnelles ne seront pas exploitées dans ce contexte.
4. À quelles fins les données personnelles sont-elles utilisées?
Les données personnelles collectées sont utilisées exclusivement pour les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies, soit dans le cadre des missions de la fondation. Les finalités principales d’utilisation, selon la catégorie de personnes, sont les suivantes:
4.1 Client·es
Les informations relatives aux client·es sont traitées afin de planifier, fournir et suivre les prestations dont chaque personne bénéficie. Concrètement, cela inclut la gestion de leur dossier, la communication courante (mails, newsletters) , ainsi que l’exécution des tâches administratives et légales liées à la relation (facturation des services éventuels, suivi statistique anonyme à des fins d’évaluation interne, etc.).
4.2 Partenaires
Les données concernant nos partenaires sont utilisées pour gérer et exécuter la relation de collaboration ou le contrat qui nous lie à eux. Cela comprend l’organisation concrète des projets ou événements convenus (planification logistique, publicité de l’événement incluant éventuellement le nom du·de la partenaire, etc.), la communication courante nécessaire (transmission d’informations liées à l’activité, comptes-rendus, invitations), ainsi que le traitement administratif et financier (rédaction de contrats ou conventions, versement de rémunérations ou remboursements, tenue de la comptabilité et documentation à des fins d’audit ou de reporting).
4.3 Bénévoles
Les données personnelles des bénévoles sont utilisées pour coordonner leur engagement au sein de la fondation. Cela implique la communication interne (envoi de convocations aux réunions, diffusion d’informations sur la vie de la fondation). En résumé, le traitement de ces données permet à la fondation d’intégrer pleinement les bénévoles dans ses activités et de s’assurer que leur participation se déroule dans les meilleures conditions.
5. Qui est responsable du contrôle des données collectées?
La responsabilité du traitement des données personnelles incombe à la fondation elle-même, en tant qu’entité juridique. Connaissance 3 est donc le « responsable du traitement » au sens de la LPD. Elle a son siège à la Place de la Riponne 5, 1005 Lausanne, Suisse.
À l’interne, la direction de la fondation supervise la conformité des pratiques de traitement des données avec les dispositions légales et les principes énoncés dans la présente déclaration. Elle s’assure que des mesures organisationnelles appropriées sont en place et que les collaborateur·trices respectent leurs obligations en matière de protection des données.
6. Qui a accès aux données?
L’accès aux données personnelles est strictement limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches au sein de la fondation. Concrètement, seuls les collaborateur·trices et responsables dûment autorisé·es – par exemple, les employé·es en charge du suivi des client·es, de la coordination des bénévoles ou de la gestion des partenariats – peuvent consulter et traiter les informations correspondantes, et uniquement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Ces personnes sont tenues à un devoir de discrétion.
7. Comment, où et pour combien de temps les données sont-elles enregistrées?
Mesures de sécurité et lieu de stockage:
Les données personnelles sont enregistrées de façon sécurisée, soit sous forme électronique dans des systèmes informatiques protégés (bases de données, serveurs) soit, sous forme papier dans des dossiers physiques. La fondation met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces données contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation indue. Ces mesures incluent, entre autres, l’utilisation de mots de passe et d’identifiants personnels pour accéder aux systèmes, ou encore la double authentification. Les serveurs et archives informatiques de la fondation sont situés en Suisse.
Durée de conservation:
La fondation conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Cela signifie que tant qu’une personne bénéficie de nos services ou collabore avec nous (client·e actif·ve, partenariat en cours, bénévolat en cours), les informations la concernant sont maintenues à jour et conservées. Une fois la relation terminée, certaines données peuvent être archivées pendant la durée imposée ou justifiée par les obligations légales ou les intérêts légitimes de la fondation. Par exemple, les documents contractuels, les données comptables et les pièces justificatives financières liées aux client·es ou partenaires sont généralement conservés pendant 10 ans conformément aux obligations légales fiscales et commerciales suisses. Au terme des durées de conservation applicables, la fondation procède à la suppression sécurisée des données.
8. Transmission des données à des tiers?
Lorsqu’un transfert de données à des prestataires de services externes est nécessaire, la fondation met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir que ce transfert respecte les dispositions légales en matière de protection des données. Les données personnelles ou professionnelles transmises volontairement à la fondation ne sont utilisées, traitées ou communiquées que dans les limites prévues par la législation applicable ou selon les termes définis dans une éventuelle déclaration de consentement fournie par la personne concernée. La transmission de données à des prestataires externes s’effectue uniquement lorsqu’elle s’avère indispensable à l’exécution d’un contrat et que lesdits prestataires ont préalablement accepté des engagements stricts en matière de confidentialité et de diligence. En dehors de ces cas, les données ne sont transmises qu’en vertu d’une obligation légale, d’une ordonnance administrative ou d’une décision judiciaire.
9. Les données sont-elles transmises à l’étranger?
En principe, la fondation ne transfère pas de données personnelles à l’étranger. L’intégralité du traitement et du stockage des données s’effectue sur le territoire suisse. Ainsi, les informations restent soumises au cadre juridique suisse et bénéficient d’une protection équivalente à celle garantie en Suisse.
10. Comment les personnes concernées peuvent-elles exercer leurs droits?
La législation suisse en matière de protection des données confère aux personnes concernées plusieurs droits qu’elles peuvent exercer à l’égard de leurs données personnelles. La fondation respecte strictement ces dispositions et facilite l’exercice des droits suivants:
• Droit d’accès: Toute personne peut demander à la fondation de l’informer si des données personnelles la concernant sont traitées et, le cas échéant, d’en obtenir une copie sous une forme compréhensible. Cette communication inclut généralement la description des catégories de données enregistrées, la finalité du traitement, ainsi que les tiers auxquels les données ont pu être transmises.
• Droit de rectification: Si une personne constate que des données la concernant détenues par la fondation sont inexactes ou incomplètes, elle a le droit d’en demander la correction ou la mise à jour. La fondation s’engage à rectifier dans les meilleurs délais les informations erronées afin d’assurer l’exactitude des données traitées.
• Droit d’effacement (droit à l’oubli): Sous réserve des obligations légales de conservation, toute personne peut requérir l’effacement de ses données personnelles dans les cas prévus par la loi. Par exemple, si la personne retire son consentement, la fondation effacera les informations concernées de manière sécurisée.
• Droit d’opposition: Une personne peut s’opposer, pour des motifs prépondérants et légitimes tenant à sa situation particulière, à un traitement de ses données personnelles. Elle peut également à tout moment retirer son consentement lorsque le traitement repose sur cette base, ce qui aura pour effet d’arrêter à l’avenir le traitement en question. Ce droit d’opposition s’exerce par exemple si la personne ne souhaite plus recevoir de communications ou de newsletters de la fondation: sur simple demande de sa part, elle sera désabonnée de ce service.
Pour exercer l’un quelconque de ces droits, la personne concernée peut contacter la fondation. Une demande formelle, accompagnée d’une preuve d’identité, doit être adressée soit par écrit à l’adresse postale de la fondation, soit par courrier électronique à l’adresse de contact dédiée (indiquée sur le site internet de la fondation ou dans les mentions légales). La fondation analysera chaque demande et y donnera suite dans les meilleurs délais possibles, en conformité avec les délais et conditions prévus par la loi.
Enfin, si une personne estime que la fondation ne respecte pas ses obligations en matière de protection des données ou que ses droits n’ont pas été pris en compte, elle a la faculté de s’adresser à l’autorité de contrôle compétente. En Suisse, il s’agit du·de la Préposé·e fédéral·e à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Cette autorité peut être contactée pour obtenir des renseignements ou pour déposer une réclamation officielle.
11. Réserve de modification de la présente déclaration
La fondation se réserve le droit de modifier la présente déclaration de protection des données à tout moment, notamment pour l’adapter aux évolutions légales, réglementaires ou techniques. En cas de changement important affectant la manière dont les données personnelles sont traitées, la fondation s’engage à en informer les personnes concernées par un moyen approprié (par exemple via une communication sur son site web ou par courrier électronique). La date de la dernière mise à jour figurera en en-tête du document.
En cas de modification substantielle de la présente déclaration, notamment concernant les finalités du traitement ou les droits des personnes concernées, la fondation informera explicitement les personnes concernees par un moyen approprié (par exemple par email ou annonce spécifique). Si ces modifications nécessitent un nouveau consentement selon la législation applicable, la fondation sollicitera ce consentement avant de poursuivre le traitement concerné.
La fondation demeure à disposition pour fournir toute information complémentaire sur les changements apportés et pour clarifier la manière dont elle protège les données personnelles. Ainsi, elle réaffirme son engagement constant à respecter la vie privée et les droits des personnes qui lui font confiance.