Les informations ci-dessous ont été données lors d’une présentation sur l’arrêt maladie et accident, organisée par ACIDUL et l’ADAS le 27 novembre 2024 à l’Université de Lausanne. Elles s’adressent aux chercheurs et chercheuses sous contrat UNIL ou CHUV.
Pour leurs éclairages et les informations mises à disposition, nous remercions chaleureusement MM. Etienne Fivat et Mathieu Gasparini des Ressources humaines de l’UNIL ; M. Blaise Rion et Mme Eleonora Car Tullari des Ressources humaines du CHUV ; Maître Anny Kasser-Overney, avocate spécialisée en droit du travail ; et M. Raphaël Ramuz, secrétaire syndical au Syndicat des services publics.
Que faire en premier lieu en cas de maladie ou d’accident ?
Si vous ne pouvez pas travailler parce que vous êtes malade ou avez eu un accident, vous devez en informer dès que possible votre employeur (art. 312 du Code des obligations ; art. 33 de la Loi sur personnel de l’État de Vaud ; art. 59 du Règlement d’application de la Loi sur le personnel de l’État de Vaud). À l’UNIL et au CHUV, vous devez informer votre supérieur·e hiérarchique, ainsi que les responsables de votre département ou institut. Ces personnes informeront les Ressources humaines (RH) de votre absence. Il vous est conseillé de les contacter par écrit, par exemple par courriel.
En cas d’absence excédant trois jours, vous devez fournir un certificat médical (art. 59 du Règlement d’application de la Loi sur le personnel de l’État de Vaud). À l’UNIL et au CHUV, ce certificat, établi par votre médecin, doit être soumis aux responsables de votre département ou institut, qui le transmettront ensuite aux RH.
Veuillez noter que les médecins n’ont pas l’autorisation de faire des certificats médicaux rétroactifs. Vous devez donc consulter un·e médecin dès que possible. Même si vous pensez ne pas en avoir besoin, il vaut mieux demander un certificat médical au cas où votre état de santé se détériorerait.
Attention : on distingue certificat d’accident et certificat maladie. Vérifiez que votre certificat indique correctement la cause de votre arrêt !
Qui verse le salaire ?
En cas de maladie, c’est l’UNIL ou le CHUV qui versera votre salaire. Aucune institution n’a conclu d’assurance perte de gain privée pour ses employé·e·s.
En cas d’accident, conformément à ce que prévoit la Loi sur l’assurance-accident (LAA), les employé·e·s de l’UNIL sont assuré·e·s auprès de la Baloise, tandis que les employé·e·s du CHUV le sont auprès du Groupe mutuel. Si vous travaillez au CHUV, vous devez vous inscrire en ligne auprès de l’assurance, après avoir créé un compte. Votre salaire sera versé à 80% par l’une ou l’autre assurance. Votre employeur complétera le reste.
Pendant combien de temps reçoit-on son salaire ?
Le nombre de jours de droit au salaire dépend de votre contrat, voire de votre statut. Cette information vous sera communiquée par les RH (par courrier postal pour l’UNIL) après 30 jours d’absence, puis 60, 90, 210, 330 et 420 jours.
Si votre contrat est de durée indéterminée (CDI), vous toucherez 100% de votre salaire pendant un mois durant la période d’essai. Une fois le temps d’essai dépassé, vous recevrez 100% de votre salaire durant 12 mois, puis 80% pendant trois mois.
Si votre contrat est de durée déterminée (CDD) et selon votre fonction, vous toucherez 100% de votre salaire pendant 30 jours durant la première année ; 60 jours durant la deuxième année ; 120 jours dès la troisième année, puis 80% durant les trois mois suivants. La prise en charge du salaire s’arrête au terme prévu de votre contrat.
Les premiers et premières assistantes ainsi que les assistant·e·s diplômé·e·s touchent 100% de leur salaire pendant les 12 premiers mois d’arrêt de travail, puis les quatre cinquièmes de leur salaire durant trois mois.
Les chercheurs ou chercheuses FNS touchent 100% de leur salaire pendant un mois durant la première année de contrat ; pendant deux mois durant la deuxième année ; et pendant quatre mois dès la troisième année.
Pour les chercheurs et chercheuses sous contrat PAT, les règles présentées ci-dessus pour les CDI et CDD s’appliquent.
Attention :
- toute absence pour cause de maladie ou d’accident dans les deux ans précédant un nouvel arrêt est déduite du nombre maximum de jours de droit au salaire lors d’un nouvel arrêt. Par exemple, si vous êtes en CDD, avez été en arrêt pendant 15 jours à 100% durant la première année de votre contrat, et êtes à nouveau en arrêt pendant un mois avant la fin de la première année de votre contrat, vous ne pourrez toucher 100% de votre salaire que pendant 15 jours lors du deuxième arrêt
- conformément à la Loi sur le personnel de l’État de Vaud, les jours de weekend et les jours fériés sont comptés comme des jours d’arrêt, car votre salaire mensuel est calculé sur une base de 30 jours. Si vous reprenez le travail le lundi ou le jour suivant un jour férié, alors le samedi et le dimanche ou le jour férié qui précèdent votre reprise ne seront pas comptabilisés. Ces informations se trouvent dans la Directive 1.28 de la Direction de l’UNIL. Les directives du CHUV sont pour l’heure accessibles qu’aux RH.
Quelles sont les obligations à respecter vis-à-vis de son employeur durant un arrêt de travail ?
Lorsque vous êtes en arrêt, vous devez informer votre employeur de votre absence et des évolutions de votre état de santé, principalement par la transmission d’un certificat médical. L’UNIL et le CHUV souhaitent que la hiérarchie maintienne un contact avec la personne absente, selon des dispositions convenues ensemble (email, téléphone, SMS, etc.). Notez que vous n’avez aucune obligation légale d’être en contact régulier avec votre employeur (RH), votre supérieur·e hiérarchique ou vos collègues durant votre arrêt (voir ci-dessous).
Lorsque vous reprenez le travail, il vous faut aviser votre employeur de votre retour par le biais des RH et de votre supérieur·e direct·e, cela pour préparer au mieux votre reprise. Un entretien de reprise peut vous être proposé. Ces mesures ont pour objectif de favoriser la pérennité de votre retour au travail.
Peut-on demander une prolongation de contrat ?
À l’UNIL
Si vous êtes assistant·e diplômé·e ou premier/première assistant·e, l’article 24 du Règlement sur les assistants du 13 juin 2007 précise les conditions dans lesquelles vous pouvez demander une prolongation de contrat : congé maternité, congé d’adoption, absence prolongée pour maladie, accident, service militaire, service civil ou force majeure. Le contrat peut être prolongé pour 12 mois au maximum dans la limite d’un total de 72 mois. Ajoutez à votre demande tout certificat médical prouvant votre ou vos absences au travail. La demande doit être soumise à votre supérieur·e hiérarchique.
Les doctorant·e·s, chercheurs et chercheuses sur des financements externes (par exemple, FNS) peuvent demander une prolongation de leur contrat en cas d’arrêt maladie ou accident, selon les règles s’appliquant à leur fonction. La demande doit être effectuée en premier lieu auprès de l’organe de financement, et non auprès de l’UNIL ou du CHUV.
Attention : seules les absences de plus d’un mois comptent pour une prolongation de contrat. Si vous avez été absent·e plusieurs fois pour des durées courtes, la période totale d’absence doit dépasser deux mois.
Au CHUV
Le CHUV ne prévoit pas de prolongation de contrat en cas d’incapacité au travail pour cause de maladie ou accident.
Est-il possible de prendre des vacances ?
En théorie oui, mais, si l’ensemble de vos absences (arrêt maladie, arrêt accident, service militaire, etc.) excède les 60 jours dans l’année (90 jours pour les personnes enceintes), vos vacances seront réduites d’un douzième par mois complet d’absence.
Si vous souhaitez prendre des vacances durant votre arrêt de travail, vous devez en faire la demande auprès des RH, en présentant un certificat médical qui indique, en cas d’arrêt maladie, que votre santé bénéficierait d’une période de vacances. Dans le cas d’un arrêt accident, vous devez fournir l’accord de l’assurance (la Baloise pour l’UNIL, le Groupe mutuel pour le CHUV).
Qu’est-il prévu en cas de maternité ?
À compter du jour de naissance de votre enfant, vous toucherez 100% de votre salaire pendant quatre mois (versé à 20% par l’UNIL ou le CHUV, et à 80% par les allocations fédérales pertes de gain), avec de possibles extensions en cas de naissance très prématurée de votre enfant ou d’hospitalisation de votre nouveau-né. Une fois que vous aurez informé les RH de votre accouchement, vous recevrez une décision écrite de leur part indiquant le nombre de jours d’absence payés. Sachez qu’il est illégal de vous faire travailler durant les huit premières semaines de votre congé. Dès la 9e semaine, votre accord est nécessaire.
Si vous tombez malade durant les deux semaines qui précèdent votre accouchement, votre absence sera considérée comme un arrêt maladie. Ces jours d’absence ne seront pas pris sur votre congé maternité.
Pour rappel, dès le premier jour de grossesse, vous êtes protégée du licenciement (art. 336c du Code des obligations), ce qui signifie :
- que vous ne pouvez pas être licenciée durant votre grossesse et jusqu’à 16 semaines suivant la naissance de votre enfant ;
- que vous bénéficiez d’une sécurité de l’emploi durant cette période, peu importe la nature de votre contrat. Si vous êtes en CDD et que votre contrat arrive à terme durant votre congé maternité, la fin de votre contrat est reportée à la fin prévue de votre congé.
Durant votre grossesse, vous pouvez demander à votre employeur d’ajuster vos horaires de travail et vos tâches si celles-ci mettent en péril votre santé (par exemple, en cas d’exposition à des substances toxiques). Sans votre accord et celui de votre médecin, votre employeur ou supérieur·e hiérarchique ne peut exiger de vous du travail de nuit, des heures supplémentaires ou l’accomplissement de tâches portant des risques. De plus, vos rendez-vous médicaux en lien avec votre grossesse ne peuvent être déduits de votre temps de travail.
Si vous allaitez, vous avez le droit que soient mises en place des adaptations sur votre lieu de travail, comme l’accès à un lieu d’allaitement.
La demande pour un congé allaitement doit être faite auprès des RH, avec présentation d’un certificat médical d’allaitement au milieu du deuxième mois ou, au plus tard, à la fin du deuxième mois d’allaitement. Ce congé vous permet de toucher 100% de votre salaire pendant 30 jours.
Pour plus d’informations sur ce sujet, vous pouvez consulter la brochure du Bureau de l’égalité de l’UNIL, qui s’adresse tant aux futur·e·s parents qu’aux responsables hiérarchiques.
Vous trouverez des informations sur d’autres motifs d’absence au travail en bas de cette page.
Les conseils suivants ont été plus spécialement donnés par Anny Kasser-Overney et Raphaël Ramuz :
- Si votre arrêt maladie est directement lié à vos conditions de travail (par exemple, à du harcèlement), il est fortement conseillé de vous faire soutenir par un syndicat ou un·e avocat·e. Il vaut mieux être accompagné·e aux rendez-vous avec votre employeur (RH ou supérieur·e hiérarchique) et ne pas tenter seul·e de négocier des solutions pour votre retour au travail
- Privilégiez la forme écrite (par exemple, les courriels) pour vos communications avec les RH ou votre supérieur·e durant votre arrêt. Si vous avez été en contact par téléphone, écrivez-leur un courriel pour confirmer les informations échangées durant l’appel
- Compte tenu du fait que la fonction première d’un arrêt de travail est de recouvrer la santé pour retourner au travail, suivez tous les conseils médicaux que votre médecin vous aura donnés (activités encouragées et découragées, comme des activités physiques intenses ou des voyages). Faire des activités qui vous ont été déconseillées peut éveiller les soupçons, voire mener à des sanctions de la part de votre employeur. Par ailleurs, si vous devez voyager durant votre arrêt, demandez-en l’autorisation écrite à votre médecin
- Dans le cas où votre arrêt vous empêche d’accomplir certaines tâches uniquement (par exemple, l’enseignement), demandez à votre médecin de les préciser dans votre certificat
- Ne travaillez pas pour un autre employeur durant votre arrêt, même bénévolement, car on pourrait en déduire que vous êtes capable de travailler. Notez toutefois que, si vous travaillez à temps partiel pour l’UNIL ou le CHUV et que votre arrêt est lié à vos conditions de travail, vous pourriez continuer à travailler pour votre autre employeur, selon l’évaluation de votre médecin
- Votre employeur doit savoir que vous êtes en arrêt et connaître la durée de votre arrêt pour des questions d’organisation, mais il n’a pas le droit de vous demander les motifs de votre arrêt ou des détails sur votre état de santé, sauf en cas de lien direct avec le travail qui est attendu de vous (par exemple, votre capacité à effectuer une tâche spécifique). Fournir volontairement des détails sur votre état de santé peut susciter des questions intrusives et les informations que vous aurez données pourraient être utilisées contre vous
- Une fois votre employeur informé de votre arrêt, certificat médical à l’appui, vous n’avez aucune obligation légale d’être en contact régulier avec lui, votre supérieur·e ou vos collègues durant votre arrêt
- Si vous savez que vous serez probablement absent·e du travail pendant plusieurs mois, vous pouvez en informer votre employeur, même si votre certificat médical est renouvelé tous les 15 jours, par exemple. Cette information permet à votre employeur de mettre en place des mesures pour pallier votre absence, comme votre remplacement
- Il est important de préparer votre reprise avec les RH et votre supérieur·e hiérarchique, le but étant d’éviter un nouvel arrêt de travail.
Informations concernant d’autres absences au travail
- Congé d’adoption : vous toucherez le 100% de votre salaire pendant quatre mois consécutifs
- Congé pour enfant malade : l’État de Vaud octroie au maximum 5 jours de congé payé si votre ou vos enfants sont malades, peu importe le nombre d’enfants malades et le nombre de parents qui s’en occupent
- Hospitalisation du nouveau-né : votre congé maternité peut être prolongé pour une période équivalent à la période d’hospitalisation de votre enfant, au maximum 56 jours suivant sa naissance. Ce congé est accordé à la mère aux conditions suivantes : (1) le nouveau-né est hospitalisé pendant au moins deux semaines, directement après sa naissance ; (2) la mère peut prouver qu’au moment de l’accouchement, elle avait l’intention de retourner au travail à la suite de son congé maternité
- Service militaire : vous toucherez 100% de votre salaire pendant la période stipulée dans la convocation. Dès réception de cette dernière, vous devez informer votre supérieur·e hiérarchique ainsi que les RH de votre absence et de la durée de celle-ci si elle excède trois semaines. Dans tous les cas, vous devez remplir et signer le formulaire APG, puis l’envoyer aux RH
- Protection civile : vous toucherez 100% de votre salaire durant votre absence uniquement si vous êtes contraint au service. Vous devez remplir et signer le formulaire APG, puis l’envoyer aux RH
- Congé-jeunesse : votre supérieur·e hiérarchique doit notifier votre demande et la transmettre aux RH dès que possible. Les RH vous rendront une décision par écrit, en précisant la durée admise (jusqu’à 12 jours par an)
- Mariage : vous pouvez vous absenter pendant 4 jours de travail
- Congés payés : ce congé peut être demandé (1) si vous êtes sapeur-pompier ou sapeuse-pompière volontaire, durant le temps d’une formation obligatoire ; (2) si vous avez été appelé·e en tant que civiliste, selon le nombre de jours de participation requis ; (3) si vous faites partie d’une commission du personnel, pour un jour au maximum par mois si vous êtes membre du comité, et pour une demi-journée par mois si vous êtes seulement membre de la commission ; (4) si vous êtes membre d’un syndicat, sur demande auprès des RH, pour une durée de 15 jours au maximum par personne et par année
- Congé pour le deuxième parent : le père ou le/la partenaire du parent d’un enfant, qui partage le domicile du parent et participe à l’éducation de l’enfant, bénéficie d’un congé de 20 jours (10 jours si vous êtes payé·e à l’heure), qui peuvent être pris en une seule fois, en blocs de plusieurs jours ou en jours isolés à la suite de la naissance de l’enfant
- Congé pour proche aidant·e : vous devez soumettre votre demande aux RH, avec un certificat médical attestant du besoin d’assistance de la personne aidée. Le congé est de 12 jours au maximum, rémunéré selon votre salaire horaire habituel.
En cas de question, n’hésitez pas à contacter les RH de votre faculté, un·e avocat·e ou à rejoindre un syndicat ! Le secrétariat général d’ACIDUL se tient également à votre disposition pour toute question à ce sujet.