Depuis le début de son mandat, dans le cadre de l’initiative TransNUM, la Direction de l’UNIL répond aux défis de la digitalisation à travers des programmes administratifs tels UNIFIE mais aussi en matière de recherche et d’enseignement. Le point avec le recteur Frédéric Herman.
Comme annoncé dans son plan d’intentions 2021-2026, la Direction soutient l’initiative TransNUM, qui vise à répondre aux défis de la digitalisation en matière d’enseignement, de recherche et aussi dans le domaine administratif. Frédéric Herman, dans quel cadre s’inscrit le programme UNIFIE?
L’objectif général est de pouvoir compter sur des dispositifs à la pointe de la technologie. Ainsi, nous modernisons et faisons évoluer le site web, tant pour la partie administrative que pour la présentation des résultats de recherche. Par ailleurs, et c’est ce qui requiert le plus de travail, nous entreprenons la modernisation des systèmes informatiques administratifs, en particulier pour les finances et les ressources humaines. En ce qui concerne UNIFIE, l’objectif premier est d’assurer une gestion plus efficace des processus financiers, avec un accent particulier sur le budget et la dématérialisation. Les principaux processus de gestion administrative des ressources humaines sont également en cours de dématérialisation, dans un projet dédié. Un but est également de moderniser, simplifier et aligner certains processus RH et finances liés au budget, aujourd’hui dissociés. Grâce à UNIFIE, nous pourrons donc établir une connexion plus étroite entre de nombreux enjeux des finances et des ressources humaines. Ce qui est crucial, c’est que dans un avenir proche nous puissions dématérialiser un nombre important de processus et établir une fondation solide et moderne pour poursuivre la digitalisation de l’administration de l’UNIL. C’est assez remarquable.
Comment s’organise le programme UNIFIE en termes de gouvernance ?
Pour mener à bien un projet de cette envergure, nous avons établi une gouvernance solide, comprenant un comité de pilotage chargé de prendre les décisions clés. De plus, il est important de souligner que nous disposons d’équipes bien alignées, avec les trois chefs de service concernés. Ce comité est composé de trois membres de la Direction : moi-même, en tant que recteur, Benoît Frund, vice-recteur Transition écologique et campus, et Jérôme Rossier, vice-recteur Ressources humaines. Le comité inclut également Etienne Fivat, chef des RH, Olivier Schindler, chef du Service financier, et Adriano Barenco, chef du Centre informatique. De plus, des groupes de travail ont été constitués pour traiter différents aspects du programme. Nous accordons également une importance particulière à l’accompagnement du changement, car cela implique une adaptation dans nos méthodes de travail, par exemple en ce qui concerne la gestion budgétaire, et des modifications notamment dans le traitement des factures. Ceci aura donc un impact sur nos pratiques administratives.
Est-ce une réponse à la Cour des comptes vaudoise qui, dans un audit publié début mars, recommande à l’institution de rattraper le retard pris dans le domaine de l’organisation administrative ?
À terme, pour la partie finances, nous pourrons disposer d’une vision très précise de l’exploitation du budget et de l’utilisation des fonds publics, répondant effectivement ainsi aux exigences de la Cour des comptes. Toutefois, depuis le début de notre mandat, cette problématique avait été évoquée, et ce également par la Direction précédente. Lorsque nous sommes entrés en fonctions, nous avons élaboré un plan détaillé en utilisant les fonds propres de l’UNIL. Nous avons présenté cette proposition à nos autorités de tutelle, puis nous nous sommes engagés dans le processus. Depuis plus d’un an, nous sommes pleinement impliqués dans cette démarche. Nous avons procédé à des appels d’offres pour sélectionner le meilleur consultant capable de nous épauler. Ensuite, nous avons établi la structure nécessaire. Effectivement, ce programme survient à un moment opportun, mais il est important de souligner que nous n’avons pas attendu cette occasion pour agir.
Peut-on toutefois affirmer que l’UNIL est en retard en termes de digitalisation par rapport à d’autres institutions ?
Certaines facettes de notre institution sont plus avancées que d’autres. En revanche, dans certains domaines, nous accusons effectivement un retard. Ce qui est indéniable, c’est que plusieurs milliers d’entreprises sont actuellement en train de migrer de l’ancienne version de SAP vers la nouvelle. C’est donc un processus relativement courant dans l’évolution institutionnelle dans ce domaine. En effet, cette transition est encore relativement récente. La nouvelle version de SAP offre un outil bien plus puissant et évolutif, permettant une analyse dynamique du budget et une utilisation plus transparente des fonds publics. Cela améliorera considérablement notre transparence, ce qui est conforme à l’évolution de la société et aux attentes de la Cour des comptes. En ce qui concerne les audits financiers annuels, ils sont généralement positifs quant aux actions de l’UNIL. Nous sommes sur la bonne voie et nous devons maintenir cette dynamique.
Quels défis l’UNIL rencontre-t-elle en matière de digitalisation de la recherche ?
Il faut souligner effectivement l’importance croissante de la digitalisation de la recherche, notamment en ce qui concerne la science ouverte et la gestion des données. Les défis sont majeurs particulièrement dans les domaines des sciences de la vie, de la santé, des sciences naturelles et des sciences sociales et humaines, en matière de transparence, de respect de la vie privée et de gestion des données personnelles. La collecte de telles données exige des infrastructures de stockage sécurisées, notamment dans les enquêtes en sciences sociales et humaines, ainsi que dans le domaine médical en collaboration avec le CHUV. Le cadre du programme sur les données de recherche ouvertes souligne l’importance pour toutes les institutions de réfléchir à l’utilisation et à la gestion des données, compte tenu de leur production massive dans divers domaines comme la biologie, les sciences criminelles ou les géosciences, par exemple.
Comment l’UNIL intègre-t-elle l’intelligence artificielle dans ses domaines de compétence ?
L’émergence de ChatGPT a démocratisé la place et l’importance de l’intelligence artificielle (IA) dans la transformation numérique comme jamais auparavant. L’UNIL n’avait bien entendu pas attendu son arrivée pour traiter cette question. En effet, environ une dizaine de groupes de recherche se concentrent depuis longtemps sur l’intelligence artificielle, sous différentes formes, que ce soit du machine et deep learning ou des larges language models. Leurs domaines d’activité sont diversifiés, incluant le droit, l’économie, la médecine, les sciences du climat, les sciences de la Terre, l’archéologie, la linguistique, la biologie, etc. Au total, ces groupes rassemblent environ 68 chercheur·e·s et enseignant·e·s, 49 membres du personnel administratif et technique de recherche, ainsi que 62 doctorant·e·s et postdoctorant·e·s. En outre, plusieurs facultés ayant placé la transition numérique au cœur de leur stratégie de développement, par exemple la Faculté de droit, de sciences criminelles et d’administration publique et la Faculté des lettres, ont activement recruté de nouveaux et nouvelles enseignant·e·s en 2023. Ces nouvelles recrues permettent à l’UNIL de se profiler sur des sujets tels que la confidentialité, la protection des données, les approches de conception de technologies respectueuses de la vie privée, la transparence de la prise de décision automatisée, la réglementation traitable automatiquement, la confiance dans l’automatisation ou encore l’éthique de l’IA.
L’UNIL vient de créer une task force officielle en intelligence artificielle. Comment fonctionne-t-elle ?
Composée d’un panel d’experts et d’expertes issues de toutes les facultés ainsi que de certains services, la task force examine les besoins de l’ensemble de la communauté universitaire autour de deux questions principales. Premièrement, compte tenu de l’évolution du marché du travail, il est essentiel de déterminer quels domaines d’études privilégier aujourd’hui pour préparer les étudiant·e·s à leur future carrière. Cette réflexion est cruciale pour les orienter vers des parcours professionnels pertinents. En ce qui concerne la recherche, il est important de considérer l’évolution des méthodologies, y compris pour la rédaction d’articles et de requêtes. Les progrès de l’intelligence artificielle vont transformer nos pratiques de recherche, en favorisant notamment la transparence et l’accès aux données. Ainsi, la task force doit anticiper ces changements pour guider l’enseignement et la recherche vers l’avenir.
Concernant l’enseignement, diverses initiatives ont été lancées, telles qu’une FAQ sur le site Internet de l’UNIL, une revue de la littérature accessible via un Padlet, ainsi que des conférences et des débats sur les questions éthiques, juridiques, sociologiques et pédagogiques propres à l’enseignement supérieur. Un soutien est également disponible pour la recherche, mais les chercheur·eus·e enseignant·e·s sont encouragées à utiliser les outils à leur disposition de manière autonome. Ce processus est progressif, avec les enseignant·e·s qui intègrent peu à peu ces outils dans leurs cours. La Direction, quant à elle, s’appuie sur l’expertise pour définir une orientation institutionnelle et fournit les ressources nécessaires pour soutenir l’évolution de la recherche. L’objectif est d’encourager un dialogue interdisciplinaire orienté vers l’avenir.
Dans un autre registre mais toujours dans le domaine digital, l’UNIL va coproduire en septembre le Digital Dreams Festival. Quel est son objectif ?
Le Digital Dreams Festival vise à rapprocher les adolescents et le grand public du monde numérique. Nous avons un intérêt profond à développer et accueillir ce festival, car il englobe plusieurs aspects essentiels touchant les missions de l’UNIL. Un événement de cette nature aspire quant à lui à être populaire dans le sens le plus positif du terme, rendant ainsi l’UNIL plus accessible, en ciblant principalement un public adolescent. Il comble ainsi un vide dans notre offre événementielle. De plus, il s’inscrit dans la volonté d’interagir avec la société et de favoriser les liens avec les PME et les entreprises. Les aspects de recherche numérique des différentes facultés peuvent également y trouver leur place, tout comme la dimension des sciences humaines et sociales. Il s’agit d’une opportunité unique de réunir ces diverses facettes sur notre campus. Il est également important de souligner l’aspect festif de cet événement, qui contribue à recréer des liens communautaires. C’est une magnifique aventure qui commence !
