Description
Un courriel reçu sur votre application e-mail (Mail ou Outlook) vous paraît important pour votre activité. Vous le transformez en pdf et vous le téléchargez sur GEDUNIL.
En cliquant sur le titre du document sur la GED, il est normalement possible de le visualiser. Or, le pdf que vous venez de créer ne permet pas cette visualisation.
Explications
Le logiciel word online qui permet la visualisation des pdf sur GEDUNIL fonctionne à partir des versions 1.4 ou 1.7 de pdf. L’outil que vous avez utilisé pour transformer le courriel en pdf a opéré la conversion dans un format plus ancien (1.3 par exemple).
Il arrive aussi pour ce format que l’aperçu soit disponible, mais avec une police qui n’est pas celle du fichier d’origine.
Solution
Pour générer un pdf à partir d’un e-mail sur outlook, il est nécessaire de disposer de la suite Creative Cloud à jour. Pour savoir si c’est le cas, cliquer sur l’icône encadrée en rouge dans la barre supérieure de votre ordinateur:
Acrobat DC doit être noté « à jour »:
Vous pouvez ensuite lancer l’impression du mail comme suit:
1. Ouvrir l’e-mail sur Outlook
2. Aller dans Fichier > imprimer > Save as Adobe PDF
3. Sélectionner « Qualité standard » pour les paramètres Adobe PDF (voir capture d’écran) ;
4. Cliquer sur « continuer » puis enregistrer son e-mail en local puis le placer sur GEDUNIL.
Conséquences et point d’attention
Le pdf créé selon la marche à suivre ci-dessus sera dans un format pris en charge par GEDUNIL.
Le format pdfA peut également être recommandé. Néanmoins, il devrait être réservé à des fichiers dont on sait qu’ils sont destinés à être gardés sur le long terme, dans un format dont l’intégrité et l’authenticité doivent être garanties. Ces fichiers sont destinés à être déclarés en Records.