Lorsqu’un document important (contrat, accord, document stratégique) se trouve sur GEDUNIL dans une version principale considérée comme définitive, il est nécessaire de le déclarer en Record, ce qui va figer le document et ses propriétés et interdire toute modification ultérieure.
Pour ce faire, il faut:
- se situer au niveau de la doclib contenant le document
- avoir publié une version principale
- avoir complété les propriétés du document de la façon la plus exhaustive possible.
-> Sélectionner un document -> Déclarer un enregistrement
L’icône du document apparaît ensuite accompagnée d’un cadenas, ce qui signifie que ce document n’est plus éditable:
Il reste toutefois possible de télécharger le document pour travailler sur une copie de celui-ci.
Annuler la déclaration en record
Il est possible, si nécessaire, de revenir en arrière sur cette déclaration en cliquant sur « annuler la déclaration en enregistrement »: clic droit sur le titre > Options avancées > Détails de la conformité