Description
Après avoir travaillé sur un fichier en local, vous ouvrez votre GED unité et vous faites un « glisser-déposer » (drag and drop) de votre fichier sur celle-ci.
L’icône du fichier apparaît avec une flèche verte et le fichier n’est lisible que par la collaboratrice ou le collaborateur qui l’a créé.
Explications
La démarche complète qui a été suivie est en fait celle-ci:
- téléchargement en local depuis un espace entité ou un espace projet
- modification du fichier
- glisser-déposer de ce fichier sur un espace unité GEDUNIL
Dans ce cas d’utilisation, le type de contenu sélectionné automatiquement par GEDUNIL est « Courrier général ». Or, cette typologie nécessite qu’un certain nombre de propriétés soient complétées. Tant que celles-ci ne le sont pas, il n’est pas possible d’annuler l’extraction du fichier.
Solution préventive
Il est recommandé de privilégier le téléversement d’un fichier en utilisant l’option « Télécharger ». Cette méthode a l’avantage de vous permettre de renseigner directement les propriétés du fichier.
Attention: il sera là aussi nécessaire de modifier le type de contenu.
Solution après-coup
- Le collaborateur ou la collaboratrice ayant fait le glisser-déposer modifie les propriétés du fichier, à commencer par la typologie du fichier: « Document général » au lieu de « Courrier général »
Modifier le Type de contenu - Il devient ensuite possible d’archiver le fichier (selon la terminologie sharepoint), ce qui aura pour effet de supprimer l’extraction.
