Les espaces de séance sont réservés à la gestion documentaire des séances d’organes institutionnels (Direction, Conseils de facultés, DIDO, etc.).
Des fonctionnalités spécifiques ont été mises en place pour répondre aux besoins des usagers, notamment un bloc-note Onenote pouvant être utilisé pour la prise de notes pendant la séance avant mise au propre dans les champs correspondants à chaque point abordé.
Le tableau de bord
La page d’accueil d’un espace de séances est le tableau de bord. Celui-ci permet aux personnes ayant accès à cet espace sans en être gestionnaire de disposer sur la même page de toutes les informations dont elles ont besoin pour suivre la séance.
Sur cette page d’accueil, on observe:
- les menus (1),
- les points à l’ordre du jour accompagnés de leur description et de la décision ayant été prise (2),
- les annexes et annexes confidentielles (3),
- et l’outil de génération de l’OJ et des PVs (4)
Les listes
Les listes spécifiques aux espaces de séance sont la liste des présences et les points à l’ordre du jour.
La liste de présences
Cette liste permet de lister les personnes présentes et d’indiquer leur acronyme. Il est possible d’indiquer si la personne était présente, partiellement présente ou excusée et de noter des remarques utiles au déroulement de la séance, notamment si la personne était absente pour la délibération des premiers points par exemple.
Cette liste n’est pas liée au LDAP. Il n’est pour l’instant pas possible de l’importer depuis un .csv directement sur GEDUNIL.
Les points à l’ordre du jour
Cette liste est le contenant principal de la séance. Elle est remplie avant la séance, puis les décisions concernant chaque point sont reportées pendant la séance (ou après). Elle permet d’indiquer, pour chaque point:
-
- son ordre de passage dans la séance,
- son titre
- sa description
- une catégorisation du point (facultatif)
- l’argumentaire développé pendant la séance
- la décision qui est prise
- le statut du point: annulé, ouvert, reporté, validé
- s’il a des annexes ou des annexes confidentielles
Les doclibs (bibliothèques de documents)
Les espaces de séances contiennent par défaut trois bibliothèques de document (doclibs). Les droits d’accès sont paramétrables pour chaque doclib. Les doclibs suivantes sont à disposition:
-
- les annexes
- les annexes confidentielles
- les ordres du jour et PV (opérationnels et décisionnels) générés automatiquement à partir du modèle (template) fourni par les utilisateurs
Configurations possibles
La configuration de base doit être la plus stable possible pour ces documents qui ont une valeur archivistique importante pour l’UNIL. Certaines modifications sont cependant possibles et doivent être discutées avec l’équipe GEDUNIL au cas par cas :
-
- suppression du bloc-notes si l’utilisateur n’en a pas l’utilité
- mise à jour du template pour la génération automatique des PV et ordres du jour
Articles de blog relatifs à ces espaces
Les articles du blog relatifs aux espaces de séances figurent sous le tag « séance ».