Ces espaces sont dédiés à la gestion documentaire des unités administratives et structurelles de l’UNIL (Direction, facultés, écoles, services centraux).
Leur organisation est figée selon le plan de classement administratif de l’UNIL, permettant une organisation de l’information commune aux unités et aux Archives.
Il est possible d’explorer une page de démonstration de l’un de ces espaces.
Les fonctionnalités de base
Les fonctionnalités spécifiques à l’espace d’unité sont:
La boîte de réception
Cette boîte de réception permet d’envoyer des scans ou des e-mails directement sur GEDUNIL pour traitement ou pour information à toute personne ayant accès à cet espace. Les e-mails peuvent ensuite être classés selon l’entrée correspondante du plan de classement.
Le calendrier
On peut indiquer les évènements importants pour l’équipe ou les vacances sur le calendrier GEDUNIL. Celui-ci peut être synchronisé avec le logiciel de messagerie outlook et son calendrier.
Les documents utiles
La fonctionnalité « documents utiles » est un espace de partage hors plan de classement regroupant les documents les plus utilisés par l’entité (modèles, formulaires, liens utiles, etc.).
Les doclibs (bibliothèques de documents)
Un espace unité contient autant de bibliothèques de documents (doclibs) qu’il y a d’entrées au plan de classement.
Les droits d’accès sont discutés avec les responsables administratifs de l’unité et paramétrés pour chaque doclib au moment de l’attribution de cet espace.
plan de classement d’un espace unité : chaque entrée est cliquable et mène vers une doclib
Les listes
Aucune liste n’est disponible sur la configuration de base de l’espace entité. Néanmoins, il est tout à fait possible de créer des listes selon les besoins utilisateurs (exemple: liste des collaboratrices et collaborateurs avec date de début / date de fin / acronyme).
Configurations possibles
La configuration de base doit être la plus stable possible pour ces documents qui ont une valeur archivistique importante pour l’UNIL. Certaines modifications sont cependant possibles et doivent être discutées avec l’équipe GEDUNIL au cas par cas :
-
- supprimer des outils dont l’équipe n’a pas l’utilité
- ajouter des calendriers / des boîtes de réception
- autres: à discuter avec l’équipe GEDUNIL