Ces espaces sont dédiés à la gestion des unités fonctionnelles de l’UNIL (cellules, commissions, fondations, unités de recherche, etc.). Leur organisation est propre à chaque unité, et est personnalisable au besoin au moment du déploiement de l’espace.
Il est possible d’explorer une page de démonstration de l’un de ces espaces.
Les fonctionnalités de base
Les fonctionnalités spécifiques à l’espace entité sont:
La boîte de réception
Cette boîte de réception permet aux utilisateurs d’envoyer des scans ou des e-mails directement sur GEDUNIL pour être classés dans un second temps.
Le calendrier
On peut indiquer les évènements importants pour l’équipe ou les vacances des uns et des autres sur le calendrier GEDUNIL. Celui-ci peut être synchronisé pour les personnes qui utilisent le logiciel de messagerie outlook et son calendrier.
Le bloc-notes
Un bloc-notes Onenote est implémenté par défaut sur chaque espace entité. C’est un outil permettant une prise de notes en commun. Néanmoins, pour pouvoir disposer de toutes les fonctionnalités offertes par OneNote, il est conseillé d’ouvrir ce bloc-notes dans OneNote
-> ouvrir OneNote online -> cliquer en haut de la page sur le lien « Ouvrir dans OneNote »
Vous pouvez visionner une vidéo tutoriel pour la fonctionnalité bloc-notes.
Les doclibs (bibliothèques de documents)
Un espace entité contient par défaut deux bibliothèques de document (doclibs), à savoir:
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- les documents administratifs: contenant dédié à la gestion des documents en lien avec la gestion du travail et de l’équipe
- les documents opérationnels : contenant dédié à la gestion des documents de travail.
Les droits d’accès sont paramétrables pour chaque doclib.
Les listes
Aucune liste n’est disponible sur la configuration de base de l’espace entité. Néanmoins, il est tout à fait possible de créer des listes selon les besoins des utilisateurs. (exemple: liste des collaborateurs avec date de début / date de fin / acronyme),
Configurations possibles
La configuration de base peut être modifiée selon les besoins des utilisateurs. Il est possible de:
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- supprimer des outils dont l’équipe n’a pas l’utilité
- ajouter des doclibs
- ajouter des listes
- modifier la gestion des versions
- autres: à discuter avec l’équipe GEDUNIL