Il peut arriver que l’on souhaite travailler seul sur l’édition d’un document pendant une certaine période. Dans ce cas, la bonne pratique est d’extraire le document sur lequel on souhaite travailler.
Attention: Il est très important de penser à remettre ensuite le document extrait pour permettre aux autres collaborateurs de travailler également sur ce document.
Extraire un document
Se rendre sur la doclib qui contient le document, puis cliquer sur les « … » du document sur lequel on souhaite travailler :
Le fichier extrait apparaît comme suit:
Il n’est plus éditable par les autres collaborateurs, qui peuvent uniquement le consulter en lecture seule.
« Archiver » un document
Dans GEDUNIL, « archiver » un document veut dire le remettre à disposition pour tous les collaborateurs y ayant accès en mode édition après l’avoir modifié. Ce terme est une impropriété, mais il n’est pas possible pour le moment de le modifier.
Une fois le fichier édité, il est possible de
- l’archiver depuis son logiciel d’édition (word, excel, powerpoint)
-> Fichier -> Archiver
L’option « ignorer l’extraction » permettrait aux autres collaborateurs d’éditer à nouveau le document mais effacerait toutes les modifications qui ont été faites depuis l’extraction du fichier.
- fermer le document depuis Word après avoir enregistré des modifications
La fenêtre suivante apparaît alors :
Si l’on souhaite faire encore différentes modifications, il est possible de répondre « Non » sans perdre les modifications qu’on a faites pour autant.
Attention à « Annuler l’extraction » !
Attention à ne pas confondre l’option « archiver » et « annuler l’extraction ».
Ces deux options ne sont pas équivalentes: l’annulation de l’extraction implique la perte des modifications qui ont été faites à partir du moment où le document a été extrait.