13 novembre – Nouvelle interface de saisie

Toujours dans l’optique d’améliorer SERVAL pour le rendre plus convivial et attirant pour nos chercheurs, nous avons procédé à la refonte de l’interface de saisie et son workflow. Déposer dans SERVAL n’a jamais été aussi simple!

Les fonctionnalités suivantes seront donc mises en production le mercredi 13 novembre 2019:

Interface de saisie simplifiée

Lors de la création d’une notice dans SERVAL on doit désormais toujours choisir si la publication a un identifiant (DOI ou PMID) ou pas. Ceci permet de diriger l’utilisateur vers la saisie automatique (DOI/PMID) ou manuelle.

Il est vivement conseillé de passer par la saisie automatique avec identifiant, si vous l’avez. Cela nous permet de récupérer un grand nombre de données relatives à votre publication sans que vous ayez à les saisir vous-même.

Interface de saisie automatique

Si l’on choisit la saisie automatique (DOI/PMID), l’écran de saisie est alors affiché:

Afin de saisir une nouvelle publication avec cette méthode, veuillez saisir l’identifiant et appuyer sur « récupérer les données ». Vous pourrez ensuite compléter le reste du formulaire (liens vers les personnes, les unités et l’ajout du PDF) et appuyer sur « continuer ».

Vous serez redirigé vers un écran de vérification pour contrôler les données récupérées à partir de l’identifiant. Ici vous aurez le choix de sauvegarder la notice (état brouillon), la publier, ou bien éditer les données pour les compléter ou encore les corriger.

Interface de saisie manuelle

La saisie manuelle comprend les mêmes étapes, mais vous devez saisir les métadonnées obligatoires vous-même.

Saisie des personnes

La saisie des personnes a été également entièrement revue :

Il est désormais possible de saisir toutes les personnes en rapport avec une publication et de spécifier leur rôle avec le menu déroulant à gauche. Ceci permet de condenser l’interface de saisie considérablement et d’avoir une vue d’ensemble de tous les acteurs liés à la publication.

Liens personne et unité

N’oubliez pas de lier votre publication à tous les auteurs UNIL et aux unités où la recherche menant à la publication a été réalisée.

Saisie automatique

Lors de la saisie automatique, des propositions seront affichées après la récupération de données à partir de l’identifiant. Lorsque vous cochez les cases des auteurs de la publication, leurs unités seront automatiquement ajoutées au champ « Unité(s) ».

Si l’auteur de la publication n’a pas été trouvé automatiquement, vous pouvez l’ajouter au moyen du bouton « chercher manuellement ».

Saisie manuelle

Lors de la saisie manuelle, les propositions de lien sont affichées après la saisie du nom et prénom des auteurs de la publication (pour ceux où l’on trouve une correspondance pour un collaborateur UNIL). Comme pour le cas précédent, lorsqu’on coche la case d’un des auteurs de la publication, son unité est ajoutée automatiquement dans le champ « Unité(s) ».

Si l’auteur de la publication n’a pas été trouvé automatiquement, vous pouvez l’ajouter au moyen du bouton « chercher manuellement ».

Saisie avancée

La saisie avancée, accessible en éditant une notice, permet la recherche de liens automatique et manuelle. Si l’auteur de la publication n’a pas été trouvé automatiquement, vous pouvez l’ajouter au moyen du bouton « chercher manuellement ».

Récupération de données

La récupération de données a elle aussi évolué, notamment avec l’ajout d’Unpaywall (pour le status Open Access des publications), enrichissant ainsi les services tiers déjà existants comme Crossref pour les DOI, Pubmed pour les PMID, le service pour les personnes et celui pour la structure de l’UNIL.

La totalité de ces opérations peut prendre du temps mais le bénéfice est prépondérant par rapport à une saisie manuelle.

Visibilité par défaut des documents

Lorsqu’un nouveau document est ajouté à une notice, la visibilité par défaut est maintenant fixée à « Restreint UNIL ». Cela signifie que le document sera uniquement accessible aux membres de l’UNIL. N’oubliez pas de modifier la visibilité si vous souhaitez le partager immédiatement (« Public ») ou après une période d’embargo (« Sous embargo »).

Edition des notices existantes

Afin d’éditer une notice existante (à l’état brouillon ou public), appuyez sur le chevron bleu dans la colonne « Détails/Éditer » et toutes les options disponibles seront alors affichées.

Badges Google Scholar et Google

Dans la saisie manuelle et l’édition avancée d’une notice, certains champs ont maintenant un badge Google Scholar et/ou Google.

Ces badges vous indiquent les champs qu’il faudrait remplir pour que votre publication soit bien indexée par ces moteurs de recherche.

Aide améliorée

L’icône d’aide mène vers la documentation spécifique à la page où vous vous trouvez.

Il s’agit d’une aide textuelle, mais elle inclut un lien vers le tutoriel vidéo.

Des liens menant vers de plus amples informations concernant l’auto-archivage ainsi que vers des conseils personnalisés pour le dépôt du texte intégral se trouvent dans la section de saisie du manuscrit des publications:

Informations aux chercheurs

Des notifications mail hebdomadaires sont envoyées aux co-auteurs lorsqu’une notice à laquelle ils sont liés a été créée. Ceci leur permet d’agir pour publier les notices ou bien ajouter les textes intégraux.

Nouveau sous-type dédié aux diapositives (slides) des conférences

Les diapositives présentées lors des conférences scientifiques peuvent désormais être déposées et diffusées depuis SERVAL en choisissant le type « acte de conférences (partie) », puis sous-type « diapositives »:

Editeur scientifique pour les articles

Il est dès maintenant possible de choisir le rôle « éditeur scientifique » pour les articles.

13 novembre 2019: Interruption temporaire de la saisie dans Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL

En raison d’une mise à jour du dépôt, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL subiront des perturbations entre 7h30 et 9h00 le 13 novembre 2019. Seule la consultation sera disponible dans Serval (pas de saisie et de modifications possibles) pendant une partie de l’opération.

Merci de votre compréhension.

22 août 2019: Arrêt de la validation, réduction du nombre d’états de visibilité et correction des notices possible

Toujours dans l’optique d’améliorer SERVAL pour le rendre plus convivial et attirant pour nos chercheurs, nous allons procéder à la mise en production de changements de base (fortement demandés) dans l’application comme prélude de simplifications ultérieures de l’interface de saisie.

Les fonctionnalités suivantes seront donc mises en production le jeudi 22 août 2019:

Réduction du nombre d’états de visibilité

Simplification du nombre d’états de visibilité

Les niveaux de visibilité des notices dans SERVAL sont réduits à deux, soit « brouillon » et « public ». Les notices publiées (passage de l’état « brouillon » à l’état « public ») sont immédiatement visibles dans les sites de l’UNIL (y compris Unisciences) et le site public de SERVAL.

Migration des anciens niveaux de visibilité

Les anciens états « personnel » et « UNIL » deviennent « brouillon », tandis que les anciens états « web », « à valider » et « SERVAL » deviennent « public ».

Les notices à l’état « brouillon » sont visibles aux utilisateurs authentifiés UNIL. Les auteurs sont donc invités à procéder à la publication ou l’élimination de leurs notices à l’état « brouillon ».

Arrêt de la validation et correction des notices possible par les auteurs

La validation institutionnelle est désormais abandonnée. Dès à présent, les auteurs pourront corriger les notices auxquelles ils sont liés, tout en sachant qu’elles ne peuvent pas être éliminées une fois à l’état « public ». Ils ont donc la main dessus et sont responsables de leurs listes de publications.

On rend les auteurs attentifs au fait que les textes intégraux, une fois publiés, ne peuvent pas être éliminés en raison de la vocation de préservation de SERVAL et de nos obligations envers la bibliothèque nationale allemande, qui attribue les identifiants pérennes à nos documents. Il est cependant possible de changer la visibilité de ces documents pour ne les rendre accessibles qu’à l’interne de l’UNIL (visibilité: « restreint UNIL »).

Les agents de saisie, délégués et partenaires des chercheurs, pourront eux-mêmes aussi saisir et modifier les notices avec l’accord des auteurs, mais non pas les publier.

Rôles et droits

Les auteurs ont le droit de lecture et d’écriture sur toutes les notices que leur appartiennent. Seuls les auteurs peuvent publier une notice.

Suite à la création d’une notice, un message automatique d’information est envoyé à toutes les personnes liées à la notice.

Les agents de saisie peuvent saisir et modifier des notices à l’état brouillon ou public avec l’accord des auteurs. Ils ne peuvent pas publier une notice.

Thèses et mémoires restent l’exception

Les mémoires et les thèses UNIL/CHUV feront exception à ce changement, dû à leur statut de copie d’examen, et nécessiteront toujours une validation.

Ainsi, les mémoires et les thèses actuellement en état « web » et « à valider » seront mis en état « brouillon ». Les auteurs pourront saisir un mémoire/thèse, mais non pas le publier. Ils le soumettront à validation.

Flux de travail simplifié

20 – 22 août 2019: Interruption temporaire de la saisie dans Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL

En raison d’une importante mise à jour du dépôt, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL seront uniquement disponibles en consultation (pas de saisie et de modifications possibles) du mardi 20 août 2019 à partir de 7h30 jusque dans la journée du jeudi 22 août 2019.

Cette mise à jour apportera des modifications importantes à Serval. Des informations détaillées à ce sujet sont disponibles dans l’actualité 22 août 2019: Arrêt de la validation, réduction du nombre d’états de visibilité et correction des notices possible

Merci de votre compréhension.

17 août 2019: Interruption temporaire de la saisie dans Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL

En raison d’une maintenance sur l’infrastructure centrale au sein du Centre informatique, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL seront uniquement disponibles en consultation (pas de saisie et de modifications possibles) le samedi 17 août 2019 à partir de 8h00. La saisie devrait à nouveau être possible à partir de 11h00.

Merci de votre compréhension.

8 mai 2019: champ unique pour les personnes, champs « Open Access » et « APC » et modification de la présentation dans l’étape des métadonnées

Les fonctionnalités suivantes seront mises en production le mercredi 8 mai 2019:

Champ unique pour les personnes

Saisie dans une seule liste de personnes à la place d’une saisie dans des champs séparés (auteur(s), traducteur(s), …):

Il est possible de modifier l’ordre en déplaçant une ligne à l’aide d’un glisser/déposer.

Plan S – champs « Open Access » et « APC »

Les champs « Open Access » et « APC » (frais de publication), exigés par le plan S, ont été ajoutés dans la saisie:

La case « Accès libre » peut être automatiquement cochée lorsqu’on rempli le formulaire via un DOI ou un PMID. Il faut cependant que la publication ait un DOI et que la publication soit indiquée comme étant « Open Access » dans Unpaywall.

Nous avons considéré tous les types d’Open Access:

  • Gold (immédiatement disponible à tous sous licence CC dans une revue OA)
  • Hybride (immédiatement disponible à tous sous licence CC dans une revue par abonnement)
  • Green (version d’auteur acceptée du manuscrit sous embargo dans SERVAL)
  • Bronze (version publiée à lire gratuitement sur la page web de l’éditeur après une période d’embargo)

Modification de la présentation des champs dans l’étape des métadonnées durant la saisie

La présentation de la page des métadonnées a été modifiée. L’interface est dorénavant beaucoup plus compacte du au fait que tous les types d’auteurs peuvent être saisies dans le même champ « personne ».

Les boutons de navigation ont été déplacés en haut de la page, et les différentes sections de l’interface (métadonnées obligatoires ou recommandées/métadonnées optionnelles) peuvent être cachées/affichées en appuyant sur leur titre. L’aide d’un champ peut être accédée en cliquant sur son nom de champ.

Ajout du champ « licence » et retrait de l’embargo sur les métadonnées.

Les modifications suivantes seront effectuées dans la saisie de Serval le 06 mars 2019:

  • Un champ « licence » est ajouté pour le texte intégral ainsi qu’un autre pour l’ensemble des documents annexes. Il fait partie des champs qui sont exigés par le plan S.
  • Modification de l’affichage de la saisie des documents.
  • La saisie des embargos sur les métadonnées a été retirée.

Archivage d’Unimédia et retrait de Serval

La collection de photographies Unimédia, qui est en train d’être migrée dans les archives, sera retirée de Serval à partir de lundi prochain. Durant cette opération, qui aura lieu le lundi 25 février entre 7h30 et 8h30, Serval, le support de cours, les actualités et BiBIL subiront quelques perturbations. Merci de votre compréhension.

Le choix de la collection dans les formulaires de recherche et dans la saisie ne sera plus nécessaire et permettra ainsi de simplifier l’écran principal de Serval: