Aide

Mon rapport DOCX

Christian Ruchat Aide

Tutoriel vidéo 

But

La fonctionnalité « Mon rapport DOCX » permet aux personnes rattachées à une unité de recherche de créer un document DOCX avec sa liste de publications selon le format anciennement demandé par le FNS avant l’entrée en vigueur du nouveau CV narratif.

Structure

La structure du rapport suit les anciennes recommandation du FNS. Cependant, les informations contenues dans Serval permettent de remplir les 4 premières sections. Les auteurs sont tenus de compléter, si applicable, les autres 5 sections ou de les éliminer.

Format

Conscients de que chaque discipline a des habitudes spécifiques en quant au style bibliographique pour les listes de publications, « Mon rapport DOCX » est un document .docx qui peut être entièrement modifié par l’utilisateur.

Le style bibliographique utilisé correspond à celui indiqué par le FNS comme le plus facilement lisible lors de l’évaluation de requêtes, soit:

[autrice/eur][année][titre][Journal ou livre][Edition][Pages][DOI][Lien vers le texte intégrale]

Pour définir les styles pour chaque type de publications, nous nous sommes basés sur le style de la Haute École pédagogique de Fribourg dans la librairie ouverte Citation Styles Library en vertu de sa ressemblance avec le modèle préconisé par le FNS.

Omissions ou erreurs

Il est possible que certaines publications ne soient pas importées dans le rapport. Celui-ci est probablement dû au fait que les données contenues dans Serval sont incomplètes ou erronées.

La fonctionnalité récence les publications à l’état public (il n’y a plus de limite sur les 5 dernières années:

Avec un statut éditorial sous presse ou publié:

Et avec la case « peer-reviewed » cochée (Métadonnées optionnelles):

Si vous avez des doutes sur comment éditer la notice, suivez ce lien pour trouver une aide textuelle et vidéo sur le sujet.

Editer votre rapport

Le document .docx généré avec cette fonctionnalité peut être entièrement modifiable.

Regardez cette vidéo pour voir en quelques minutes ce que vous pouvez faire avec votre rapport.

Changer le type d’une notice

Rocio Micaela Crespo Quesada Aide

Accédez à l’édition (saisie avancée) de la notice en question en appuyant sur le chevron bleu (1) dans la colonne « Détails/Editer », puis appuyez sur « Modifier le type » (2).

Choisissez le type de publication (1) dans lequel vous souhaitez convertir cette publication. Les zones « Avant » (2) et « Après » (3) vous permettent de constater les modifications qui seront effectuées lors de la conversion. Une fois que vous êtes sûr de votre choix, cliquez sur « Continuer » (4).

Adaptez les métadonnées pour qu’elles correspondent au nouveau type sélectionné. Cliquez ensuite sur « Sauvegarder » pour enregistrer le changement de type et les modifications des métadonnées.

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Ajout et/ou correction des liens (vers des personnes, unités et/ou groupes)

Rocio Micaela Crespo Quesada Aide

Tutoriel vidéo

Accédez à l’édition (saisie avancée) de la notice en question en appuyant sur le chevron bleu (1) dans la colonne « Détails/Editer », puis appuyez sur « Editer » (2).

Vous arrivez à la page de saisie avancée (édition) avec toutes ses sections déployées:

  1. Remplissage du formulaire avec un identifiant;
  2. Métadonnées obligatoires ou recommandées (où se trouvent les liens);
  3. Documents (texte intégral et documents secondaires);
  4. Métadonnées optionnelles.

Chaque section peut être déployée ou condensée à l’aide du chevron à gauche du nom de section:

Allez à la section (2) où se trouvent les liens:

A quoi servent les liens?

  • Ils vous permettent de lier vos publications à votre profil (qui seront affichées dans Unisciences).
  • Ils permettent aussi de attribuer vos publications à l’unité où vous avez mené les recherches sur lesquelles vos publications se basent. La page Unisciences de votre unité sera donc aussi complète.
  • Vous pouvez aussi lier vos co-auteurs, qui pourront ensuite aussi prendre la main sur la notice et éventuellement la compléter.

Lier des personnes à la notice avec des propositions automatiques

Des propositions de lien vers les personnes (si trouvées à partir des noms dans le champ « Personne(s) » (1)) seront affichées en appuyant le bouton « Chercher automatiquement » (2). Lorsque vous cochez les cases des auteurs de la publication, leurs unités seront automatiquement ajoutées au champ « Unité(s) » (4).

L’ajout une unité se fait en tapant son nom directement dans le champ « Unité(s) » (4). Il est également possible de lier la notice à un groupe de recherche en tapant son nom directement dans le champ « Equipe(s) » (5).

Si un auteur de la publication n’a pas été trouvé automatiquement, vous pouvez l’ajouter au moyen du bouton « chercher manuellement » (3).

Lier manuellement des personnes à la notice

Dans la fenêtre contextuelle, tapez le nom et/ou le prénom et/ou l’identifiant de la personne que vous recherchez (1) et cliquez sur « Rechercher ».

Une fois la personne trouvée, cliquez sur le symbole « + » à côté de son nom, et le lien sera ajouté à la notice.

N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications en appuyant sur le bouton « Sauvegarder » qui se trouve à droite en haut et en bas de l’écran.

Vous pouvez à tout moment abandonner et annuler les modifications en appuyant sur l’icône « Revenir en arrière ».

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Ajout d’un texte intégral et/ou de documents secondaires

Rocio Micaela Crespo Quesada Aide

Tutoriel vidéo

Accédez à l’édition (saisie avancée) de la notice en question en appuyant sur le chevron bleu (1) dans la colonne « Détails/Editer », puis appuyez sur « Editer » (2).

Vous arrivez à la page de saisie avancée (édition) avec toutes ses sections déployées:

  1. Remplissage du formulaire avec un identifiant;
  2. Métadonnées obligatoires ou recommandées;
  3. Documents (texte intégral et documents secondaires);
  4. Métadonnées optionnelles.

Chaque section peut être déployée ou condensée à l’aide du chevron à gauche du nom de section:

Allez à la section (3), Documents.

Dans cette section, vous pourrez soit ajouter un texte intégral (ou documents secondaires), s’il y en avait pas encore, ou bien corriger les métadonnées associés aux documents.

Ajout d’un texte intégral ou documents secondaires

Pour connaître vos droits et vos obligations concernant l’auto-archivage d’une copie de votre publication suivez les liens proposés dans le champ « Informations » (1).

Cochez ensuite la case « Droits d’auteur » (2) et appuyez sur « Ajouter le PDF » (3).

Vous pouvez ensuite parcourir votre ordinateur pour choisir le PDF à ajouter.

Choisissez ensuite la version du manuscrit que vous êtes en train de déposer (en cas de doute, consultez ce lien), la visibilité du document (restreint UNIL – par défaut -, public ou sous embargo). Si vous choisissez « sous embargo » un calendrier s’affiche dans la colonne « fin d’embargo » pour pouvoir spécifier la date de fin de l’embargo. Vous avez aussi la possibilité de définir la licence du document, si vous la connaissez.

Correction des métadonnées associées à un document

Vous pouvez également modifier les métadonnées associées à un document:

Corrigez la version du document (en cas de doute, consultez ce lien) et la visibilité du document (restreint UNIL – par défaut -, public ou sous embargo). Si vous choisissez « sous embargo » un calendrier s’affiche dans la colonne « fin d’embargo » pour pouvoir spécifier la date de fin de l’embargo. Vous avez aussi la possibilité de corriger la licence du document, si vous la connaissez.

N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications en appuyant sur le bouton « Sauvegarder » qui se trouve à droite en haut et en bas de l’écran.

Vous pouvez à tout moment abandonner et annuler les modifications en appuyant sur l’icône « Revenir en arrière ».

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Ajout et/ou correction des métadonnées

Rocio Micaela Crespo Quesada Aide

Tutoriel vidéo 

Accédez à l’édition (saisie avancée) de la notice en question en appuyant sur le chevron bleu (1) dans la colonne « Détails/Editer », puis appuyez sur « Editer » (2).

Vous arrivez à la page de saisie avancée (édition) avec toutes ses sections déployées:

  1. Remplissage du formulaire avec un identifiant;
  2. Métadonnées obligatoires ou recommandées;
  3. Documents (texte intégral et documents secondaires);
  4. Métadonnées optionnelles.

Chaque section peut être déployée ou condensée à l’aide du chevron à gauche du nom de section:

Vous pouvez compléter ou corriger les données dans les sections (2) et (4). Si un identifiant n’avait pas été utilisé pour la création de la notice (mais qu’il existe), alors vous pouvez compléter les métadonnées en utilisant la section (1). Attention: les métadonnées existantes seront écrasées.

N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications en appuyant sur le bouton « Sauvegarder » qui se trouve à droite en haut et en bas de l’écran.

Vous pouvez à tout moment abandonner et annuler les modifications en appuyant sur l’icône « Revenir en arrière ».

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Édition d’une notice (saisie avancée)

Christian Ruchat Aide

La saisie avancée (édition) d’une notice permet notamment:

  1. la publication d’une notice à l’état brouillon;
  2. l’ajout et/ou la correction des métadonnées y associées;
  3. l’ajout d’un texte intégral et/ou de documents secondaires;
  4. l’ajout et/ou correction des liens attribués à la notice (vers des personnes, unités et/ou groupes).

Elle est accessible en éditant une notice existant (état brouillon ou public):

ou bien en appuyant sur « Éditer » dans l’étape de révision lors de la création d’une nouvelle notice (saisie avec ou sans identifiant):

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Page principale – interface intranet

Christian Ruchat Aide

  1. Choix de langue
  2. Critères de recherche proposés, par exemple les publications avec document.
  3. Champ de recherche. Le bouton en forme de loupe permet de lancer la recherche. Le bouton de droite (flèche circulaire) permet de réinitialiser les champs.
  4. Générer un lien partageable menant vers les résultats des critères de recherche sélectionnés.
  5. Pour afficher/masquer la recherche avancée, cliquez sur l’icône entourée.
  6. Vous avez la possibilité de trier votre recherche selon différents critères (dernières modification, pertinence, année, etc.). Sélectionnez le filtre désiré. Le triangle situé à droite indique l’ordre de tri, que vous pouvez inverser si vous le souhaitez en cliquant dessus. Vous pouvez aussi choisir le nombre de notices visibles sur la page.
  7. Effectuer des actions comme exporter les résultats des recherches cochées (cf. 9).
  8. Cliquez sur cette icône pour afficher/masquer les détails concernant la publication et pour éditer la notice.
  9. Sélectionner les publications sur lesquelles effectuer une action (cf. 7).