Dans le domaine de la gestion de l’information et des archives, on considère que l’unité de base est le dossier administratif, et non la pièce (le fichier, l’e-mail). Une pièce isolée, ou un document classé dans un dossier sans rapport avec celui-ci est inutilisable. Autrement dit, les documents se comprennent dans le contexte de l’activité qu’ils sous-tendent.
Sur votre système de gestion des documents et sur votre outil de messagerie, UNIRIS recommande la création d’une arborescence de dossiers selon les étapes suivantes :
- Lister les tâches pour lesquelles on produit et reçoit des fichiers dans un format proche de son cahier des charges.
Exemples : participer aux projets du service, répondre aux questions d’étudiant·e·s, assurer la coordination avec des organismes externes à l’institution, etc.
- Une tâche listée correspond à un dossier.
Astuce : il est possible de s’ inspirer de la troisième colonne du plan de classement de l’UNIL qui comprend une liste non exhaustive des dossiers d’activités possibles.
- Créer au besoin des sous-dossiers par nom d’étudiant·e·s, par nom de projets, par année
Ces sous-dossiers sont destinés à être clôturés à terme : un projet se termine, une demande d’étudiant·e se clôture, une année s’achève.
- Se limiter à cette arborescence. La création de dossiers à grande profondeur d’arborescence est une pratique déconseillée.