Comme indiqué dans l’article consacré au déroulé de la séance, les éléments suivants doivent être réunis pour passer à l’étape d’après séance, qui va être décrite dans cet article:
- Les points à l’OJ ont changé de statut: de « ouvert », il sont passés à « validé », « reporté » ou « annulé ».
- Le champ « Décision » est rempli pour chaque point à l’ordre du jour.
- Le champ « Argumentaire » peut être rempli pour chaque point à l’ordre du jour (optionnel).
Génération des PV
Sur la page du tableau de bord, l’encadré situé en bas à droite permet de générer automatiquement des documents selon le modèle établi au préalable d’entente avec l’équipe GEDUNIL et selon le nom indiqué lors de la création de l’espace.
Les documents qu’il est possible de générer sont les suivants:
- l’ordre du jour (OJ), comme décrit dans l’article « Avant la séance » ;
- le PV décisionnel contient le point à l’OJ, sa description et la décision qui a été prise
- le PV complet contient le point à l’OJ, sa description, l’argumentaire et la décision prise.
Une fois générés, ces documents sont accessibles en cliquant sur le lien « Documents OJ/PV » en haut à gauche de la page.
Ils sont accessibles en format word et restent éditables. Cependant, il faut savoir que si une nouvelle génération de ces documents est souhaitée, celle-ci écrasera la version précédente. Le travail d’édition qui aura été fait sur ce fichier sera alors perdu.
Une solution pour éviter d’écraser son document après édition est de le renommer. En faisant cette modification, on s’assure que la prochaine génération du document créera un nouveau document et que le document édité sera conservé.
Préparation pour archivage
Une fois les documents générés et validés, il est conseillé de les déclarer en record. Ces documents de séances sont en effet importants pour documenter l’activité du service et leur intégrité doit être préservée dans le temps.
Changer le statut de l’espace de séance
En modifiant le statut de la séance, les accès vont être modifiés: le site passera en lecture seule pour tous les contributeurs excepté pour le groupe de gestionnaires qui, lui, pourra continuer à modifier cet espace.
