La fonctionnalité de partage de GEDUNIL permet d’éviter le transfert de pièces jointes par courriel. Cela permet de résoudre les problèmes suivants:
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- difficulté de suivre les différentes versions d’un document, au fil des partages aux uns et aux autres et des suites de mails;
- garantie que le document ne sera édité que par les collaborateurs ayant les droits d’édition;
- garantie que le document sera lu uniquement par les collaborateurs ayant les droits en lecture.
Un accès sécurisé aux documents
Il existe, bien entendu, des solutions alternatives (Google drive ou Switchdrive). Néanmoins, aucune de ces solutions ne garantit un niveau de sécurité approprié pour les documents confidentiels: le principe pour ce type d’outils est qu’il suffit de disposer du lien vers un document pour pouvoir le lire et l’éditer.
Obtenir un lien de partage vers GEDUNIL n’est pas suffisant pour accéder à un document. Il est nécessaire, pour y avoir accès, de se connecter sur GEDUNIL. Le système vérifie ensuite que l’utilisateur a les droits nécessaires sur le document avant de lui donner accès à celui-ci.
De plus, GEDUNIL permet la co-édition de documents ou au contraire, son extraction quand on veut être seul à travailler sur ce document pendant un certain temps.
Partager un document
-> si le document est ouvert dans le navigateur: se mettre au niveau de la bibliothèque de documents (doclib) en cliquant sur le lien en haut à gauche (en rouge sur l’image)
-> en face du document, cliquer sur « … » puis copier le lien qui apparaît, à gauche de l’icône représentant un téléphone
Le lien peut ensuite être collé dans un courriel, qui sera envoyé à votre destinataire.
Option « Partager »
L’ option « Partager » qui apparaît en bleu clair sur les deux illustrations précédentes doit être utilisée avec prudence. Elle permet de contourner les droits définis pour partager un document avec un collaborateur qui n’aurait pas les droits adéquats.