Que sont les propriétés d’un document ?
Les documents numériques sont composés des quatre éléments formels :
- un contenu (le texte brut),
- une structure (l’organisation logique du texte),
- une présentation (la mise en page)
- et un contexte de création.
L’information liée au contenu du document ne prend de la valeur que dans la mesure où on peut l’associer au contexte dans lequel elle s’inscrit ainsi qu’aux règles de structuration et de présentation du document. Il est donc essentiel de préserver une séparation claire entre les quatre éléments constitutifs d’un document numérique afin de garantir aux documents numériques une indépendance par rapport aux évolutions technologiques, d’assurer leur pérennité et de favoriser les échanges automatiques d’information.
C’est au niveau des propriétés d’un document, autrement dit de ses métadonnées que l’on retrouve les informations, principalement liées au contexte et à la structure du document, mais également à son contenu (mots clés, résumé, etc.).
Renseigner les propriétés d’un fichier : une perte de temps ?
Il est bien sûr facile de faire un glisser-déposer de son fichier sur GEDUNIL sans prendre la peine de remplir les métadonnées requises par le système. Néanmoins, il s’agit d’une mauvaise pratique documentaire. Les propriétés des dossiers et des fichiers, comme les métadonnées de manière générale, sont utiles à plus d’un titre, aussi bien au niveau de votre travail personnel et de votre service qu’au niveau institutionnel.
Pour les collaborateurs et leur service, les propriétés de fichiers sont des aides essentielles. Elles leur sont utiles
- pour gagner en efficacité lors de la recherche de documents: le fait de remplir les propriétés des documents permet au moteur de recherche de GEDUNIL de renvoyer des résultats pertinents ;
- pour comprendre le contexte des documents créés dans son propre service et augmenter leur compréhension ;
- pour filtrer tous les documents traitant d’une même thématique.
D’un point de vue institutionnel, les propriétés de fichiers permettent d’identifier et de contextualiser les gens, les processus et les systèmes qui créent, gèrent, maintiennent et utilisent ces documents ainsi que les procédures qui les gouvernent. Elles permettent ainsi d’administrer la gestion des accès et de l’utilisation des informations en documentant les activités faites sur les documents numériques (métadonnées d’administration technique).
Dans le contexte du Records management, les métadonnées « sont des données décrivant le contexte, le contenu, la structure des documents d’archives et leur gestion dans le temps » (clause 3.12 de la norme ISO 15489 sur le Records Management). Les métadonnées peuvent donc servir à l’identification d’un document ou d’un dossier, mais elles peuvent également être utiles à l’évaluation de leur pertinence afin de garder la trace de leurs caractéristiques pour une utilisation à long terme. Elles sont essentielles pour la gestion du document et du dossier tout au long de leur cycle de vie.
Pour plus d’informations, voir le guide Métadonnées rédigé par Uniris.
Comment faire ?
Faire un clic droit sur le nom du fichier et sélectionner « Propriétés ».
Les propriétés requises pour un document général sont les suivantes:
| Propriété | Description |
|---|---|
| Type de contenu | 2 types de contenu sont possibles: document général ou courrier général (courriel). |
| Nom* | Nom du fichier avec son extension. Attention à respecter les règles de nommage. C'est le seul champ obligatoire. |
| Titre | Titre donné au fichier: les règles de nommage sont ici optionnelles. Il est important qu'il soit à jour, surtout dans le cas où vous avez téléchargé un fichier A sur la base duquel vous rédigez un fichier B. Sans cette mise à jour, le fichier B héritera de la propriété Titre du fichier A. |
| Producteur | Nom du service produisant le document |
| Etat du document | Est-ce un brouillon ? Une validation est-elle nécessaire ? Est-elle en cours ? Il est possible également d'indiquer qu'un document a été abrogé (version invalidée et remplacée par une nouvelle version). Dans ce cas, il est recommandé de déclarer ce document en record . |
| Classification | Quel est son degré de confidentialité ? Interne au service ou interne à l'Unil ? |
| Typologie du document | S'agit-il d'une étude ? d'un cahier des charges ? d'un rapport ? d'une facture ? |
| Thèmes | Espace permettant l'ajout de mots-clés, renseignant sur le contenu du document. |
| Langue | Renseigne sur la langue du document |
| Source | Ce document se base-t-il sur une source importante ? |
| Relation | Ce document peut-il être mis en relation avec un autre document, ou un site web ? |
| Droits | Indications sur les droits particuliers relatifs au document (droits d'auteur, protection des données, ...). |
| Commentaires | Champ libre. Il est intéressant par ex d'y indiquer le contexte de création de ce document. |
| Référence physique | Code de référence du document sous sa forme physique. |
| Localisation physique | Localisation du document sous sa forme physique. |
Ces propriétés varient légèrement pour un courrier général qui, lui, contient des champs permettant d’indiquer l’adresse de l’expéditeur ainsi que l’objet de son courriel.