Les règles de nommage à utiliser pour les fichiers déposés sur GEDUNIL sont mises à disposition sur le site d’UNIRIS (PDF) .
A quoi servent ces règles ?
Le respect des règles de nommage permet de contribuer aux objectifs suivants:
- garantir l’accessibilité du document
- éviter les problèmes techniques
- faciliter la recherche
- harmoniser les pratiques
Ainsi, les noms de fichiers avec espace par exemple peuvent poser des problèmes techniques. L’espace, en programmation, a une signification : il sert à séparer les éléments d’une instruction. L’espace dans un nom de fichier est donc à éviter car il peut entraîner une gestion inattendue des fichiers et une corruption possible dans leur traitement.
5 règles de base à respecter
1. Début et fin des noms de fichier
Un fichier débute par une lettre ou un chiffre et se termine de la même manière (avant ajout de l’extension). Les signes autorisés (« _ » et « – » ) ne doivent pas se trouver en début ou en fin de nom.
2. Pas de signes diacritiques
- pas d’accent (é,è, ê, ä)
- pas de cédille (ç)
- pas de caractères spéciaux (; . : ! ? / \ » # [ ] > < % * @ = & ^· ( )
3. Eviter les mots vides
- pas d’article (le, la, les, un, une, des, et, ou, etc)
4. Pas d’espace
On peut utiliser le underscore « _ » entre les termes pour remplacer les espaces.
Les tirets « – » sont par usage réservés aux URL où ils remplacent les « . ».
5. Utiliser les dates selon les normes d’usage
Si une date est utilisée, le format de date AAAAMMJJ(20120316) est préconisé. La date peut se trouver à la fin du nom de fichier ou au début pour obtenir un classement chronologique (par ex. pour les PV, Règlements, etc.).
Que doit contenir le nom d’un fichier ?
Principe 1: Le nom de fichier doit être court et significatif.
Principe 2: Les abréviations administratives usuelles ainsi que les abréviations utilisées dans le cadre du «métier» de l’unité sont à privilégier. Ces abréviations peuvent apparaître au début de chaque nom de fichier ou après la date pour les repérer plus facilement:
-
- 20190819_PV_seance_secteur
Principe 3: Le statut du document(Version Provisoire (VP) / Version Finale (VF) ainsi que la notion de version du document peuvent être indiqués dans le nom de fichier, de la manière suivante :
-
- Directive_gestion_documentaire_VP1.doc > version provisoire (projet) 1
- Directive_gestion_documentaire_VF2.doc > version finalisée (validée) 2
Principe 4: Les versions de travail d’un document peuvent contenir les initiales des personnes (créateur, modificateur)
-
- Directive_gestion_documentaire_VP1_LG_20190819.doc