Définition
Les papiers de corbeille sont des documents sans valeur administrative ou juridique, qui sont éliminables par l’unité sans nécessiter l’autorisation préalable de l’archiviste; ils sont régis par le Règlement d’application de la Loi du 14 juin 2011 sur l’archivage, art. 11 al. 1 qui précise: « Les papiers de corbeille, tels que définis à l’article 2, peuvent être éliminés en tout temps sans autorisation écrite ni bordereau. »
Les principaux papiers de corbeille sont les suivants:
- les documents reçus pour information;
- les documents n’ayant donné lieu à aucun début de procédure;
- les documents ne servant pas au traitement des affaires (revues, publicités, circulaires, rapports et autres documents émanant d’autres organismes);
- les pièces inutiles à la compréhension d’un dossier: avis d’envoi après accusé de réception de la réponse, ordres du jour après réception du procès-verbal;
- les courriers sans importance pour l’activité de l’unité: fiches de transmission, lettres d’accompagnement, invitations, lettres d’excuse;
- les versions intermédiaires de documents dont un exemplaire de la version finale est conservé: brouillons, tirages intermédiaires, notes retranscrites, etc.;
- les doubles de procès-verbaux émis par d’autres unités administratives;
- les doubles de procès-verbaux émanant de l’unité (après contrôle que l’exemplaire original est bien conservé);
- les brochures, avis, circulaires et autres imprimés réalisés par l’unité, sauf deux exemplaires.
- les chronos (courrier classé par ordre chronologique) pour autant que les lettres soient conservées dans des dossiers d’affaire
Conseil aux unités
Il est recommandé à chaque unité d’établir une liste de ses papiers de corbeille et de la transmettre à UNIRIS pour validation. Elle est destinée à être diffusée auprès de tous les collaborateurs de l’unité.
Séries volumineuses
Deux séries prennent beaucoup de place, les dossiers de personnel (administratifs) et les pièces comptables. Ce sont les Services RH et SF qui ont la responsabilité de la conservation de ces pièces, les unités n’en conservant que des copies. Ces séries peuvent dont être éliminées au titre de papiers de corbeille par les unités dès qu’elles n’en ont plus besoin.
Attention: Les dossiers d’enseignants comportent des documents scientifiques qui ne figurent pas dans les dossiers conservés aux RH. Ils doivent donc faire l’objet d’une procédure de versement à UNIRIS 10 ans après leur clôture.