Au regard de la loi vaudoise sur l’archivage (LArch, art. 5), les unités de l’UNIL ont l’obligation de verser (= transmettre) leurs dossiers d’activités au service UNIRIS, en charge des archives historiques de l’institution. Avant leur versement, les dossiers doivent être conditionnés et décrits selon les procédures ci-dessous.
Voir sur cette page les quelques exceptions à cette règle.
1. Les dossiers administratifs, d’enseignement et de recherche
Quels sont les documents concernés?
- Tous les documents qui ne sont ni des dossiers d’étudiant·e·s, ni des documents éliminables:
- Les dossiers d’organisation des enseignements et de la formation continue (projets d’enseignements, supports de cours, évaluations des enseignements, etc.)
- Les dossiers d’organisation de la recherche (projets de recherche, financements, coopérations, rapports, colloques, etc.)
- Les dossiers d’affaires étudiantes (dossiers d’étudiant·e·s, organisation des examens [voir ici pour les copies d’examens], mobilité, bourses, suivi des mémoires et thèses, etc.)
- Les dossiers RH (dossiers d’ancien·ne·s collaborateur·rice·s, engagements et nominations [voir ici pour les candidatures non retenues], etc.)
- Les dossiers d’organisation de l’unité (dossiers de séances, règlements, directives, conventions, contrats, statistiques, projets d’unité, etc.)
- Les dossiers de finances et budgets
- Les dossiers de communication et événements (relations internes et externes, organisation d’événements officiels, communications de l’unité, etc.)
- Les dossiers d’infrastructures (gestion des locaux, matériel informatique, etc.)
- Les dossiers de commissions et fondations, y.c. attributions des prix (dossiers de séances des commissions, rapports, dossiers de subsides, nomination de doctorat honoris causa, etc.)
- Les dossiers de gestion informationnelle (rapports d’activités, rapports de gestion, documentation, etc.)
Quelle est la procédure d’archivage?
- L’unité conserve les documents dans ses locaux pendant 10 ans.
- Durant ce délai, ou au terme de celui-ci, l’unité procède au traitement et à la description des dossiers, en vue de leur transfert aux archives historiques de l’UNIL (UNIRIS):
- Conditionnement des dossiers: enlever les trombones et grosses pièces métalliques (ne pas enlever les agrafes), placer les dossiers dans des boîtes d’archives non acides (à commander à l’adresse archives@unil.ch). Voir la page Monter une boîte d’archives.
- Description des dossiers: choisir une des deux options suivantes:
- Décrire les dossiers au moyen de ce tableau Excel, puis le transmettre à l’adresse archives@unil.ch. UNIRIS se chargera ensuite d’importer les données dans OLGAH.
- Décrire les dossiers dans OLGAH directement, en suivant cette procédure (en cas d’oubli du mot de passe, contacter archives@unil.ch)
- Transfert des boîtes d’archives vers les archives historiques de l’UNIL, à organiser par mail avec UNIRIS (archives@unil.ch).
2. Les dossiers d’étudiant·e·s
Quels sont les documents concernés?
- Les dossiers d’étudiant·e·s et doctorant·e·s gérés dans la faculté et décrits dans SylviaAcad.
- Attention: les dossiers d’étudiant·e·s et doctorant·e·s qui ne sont pas décrits dans SylviaAcad doivent être archivés selon la procédure du point 1 ci-dessus.
Quelle est la procédure d’archivage?
La faculté conserve les dossiers dans ses locaux pendant 10 ans, puis procède à leur archivage en suivant cette procédure.