Dans une politique de transparence l’Université est attachée à ce que ses archives soient aussi ouvertes que possible aux chercheurs dans le cadre des obligations légales en matière d’archivage.
principes théoriques
Le plan de classement: c’est quoi ?
L’utilisation du plan de classement pour l’archivage sur OLGAH est obligatoire. Ainsi chaque dossier créé sur OLGAH doit être rattaché à une entrée du plan de classement (création de dossier pour le choix 1 ; création de dossier pour le choix 2). Cette indication permet de rendre compte du contexte de création, exigence essentielle à l’interprétation de l’information contenue dans le document.
Mais qu’est-ce qu’un plan de classement ? Comment est-il structuré ? Quels sont les avantages qu’il offre ?
Les éliminations
Trop d’information tue l’information. L’Université de Lausanne produit environ un demi kilomètres d’archives «papier» par année. Elle n’a ni la place ni les ressources humaines pour tout conserver. Au terme de l’usage administratif et légal des documents, 80% d’entre eux n’ont pas développé de valeur historique. Ils sont éliminés selon des procédures encadrées par la loi.
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Littérature grise
Définition
Sous la dénomination «littérature grise» est regroupé un ensemble de documents imprimés non édités et non diffusés par des canaux commerciaux.
Il s’agit d’un ensemble flou, irrégulier et variable de documents imprimés qui témoignent de l’activité et du développement de l’unité, entrant dans la compétence des archives tout en se rapprochant d’autres genres publiés, donc connus des bibliothèques, comme les actes de congrès, les thèses, les rapports de recherche, les publications gouvernementales, etc.
Les 3 âges des archives
Un document naît archive, il ne le devient pas. C’est sa fonction qui évolue au fil du temps selon ce qu’on appelle le cycle de vie des documents. Les premières fonctions principales d’un document sont administrative (gestion) et juridique (preuve). On parle de valeur primaire de l’archive et d’archives courantes. Au fil du temps ces valeurs diminuent: les archives sont alors considérées comme intermédiaires. Lorsque la valeur primaire est épuisée un pourcentage réduit de documents ou dossiers a développé une valeur secondaire répondant à une nouvelle utilité reposant sur la fonction patrimoniale (témoignage). Il s’agit d’archives définitives qui font l’objet d’une conservation historique. Tout le reste est éliminé par des archivistes professionnels.