Chaque métier a sa propre terminologie. Le même mot n’a pas toujours le même sens selon le contexte dans lequel il est employé ou selon le pays. OLGAH tente d’éviter le jargon professionnel. Mais il est quelques termes de base qu’il est indispensable d’assimiler afin que toutes les personnes de l’UNIL qui archivent parlent la même langue
ARCHIVES: ensemble des informations, quels que soient leur date, leur nature ou leur support, organiquement réunies par une personne physique ou morale, publique ou privée, pour les besoins mêmes de son existence et l’exercice de ses fonctions. Elles sont conservées d’abord pour leur valeur de gestion, c’est-à-dire légale, financière ou probatoire, et ensuite pour leur valeur patrimoniale (historique), c’est-à-dire de témoignage ou plus simplement d’information générale.
COLLECTION: réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard. Cette notion s’oppose à celle d’archives.
Exemple: littérature grise, ensemble artificiels de photographies, d’objets…
DOCUMENT: tout support d’information y compris les données qu’il renferme, lisible par l’homme ou par la machine. Un document a la qualité d’archives dès son origine, puisque aucune condition d’ancienneté n’est requise; indépendamment de sa forme physique et de son support.
Exemple: une lettre, un procès-verbal, une pièce comptable…
DOSSIER: ensemble composé de pièces, de documents, organiquement constitué par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses fonctions, relatif à un même objet.
Exemple: dossier d’un professeur, comptabilité 2020, dossier de construction de Geopolis…
ELIMINATION: les éliminations sont très strictement encadrées par la loi. Elles doivent être faites, sauf exceptions, par un archiviste professionnel. Toute élimination non autorisée est sévèrement punie. Un article de blog précise le cadre légal et les pratiques de l’institution en matière d’élimination.
LITTERATURE GRISE: documents imprimés, non édités et non diffusés par des canaux commerciaux. Un article de blog définit et détaille le traitement de ces documents.
Exemple: affiches, invitations à des manifestations, rapports d’activité…
METADONNEES: du grec meta, signifiant à propos de, au sujet de et de données. Ce sont des informations à propos, ou décrivant tout type de données (dossier, livre, vidéo, photo, objet…). Une notice bibliographique par exemple est un ensemble de métadonnées permettant de décrire un livre (titre, éditeur, date, etc…). Dans le domaine des archives les métadonnées permettent d’identifier et de retrouver un fonds, un document, un dossier.
MÈTRE LINEAIRE: unité de mesure archivistique correspondant à l’ensemble des articles rangés séquentiellement et occupant un mètre de rayonnage.
Exemple: une boîte d’archives mesure 12 cm. un mlin correspond à 8 boîtes d’archives. Une palette trois cadres peut contenir 72 boîtes, soit 8.60 mlin. (utile à connaître en cas de déménagement d’archives)
PAPIERS DE CORBEILLE: ce sont les seuls documents produits par l’administration, dont l’élimination peut être faite en tout temps par le producteur, sans en référer à UNIRIS. Un article de blog leur est consacré.
PRODUCTEUR: personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité. Les critères qui permettent de déterminer un producteur d’archives sont l’existence juridique du créateur, le mandat officiel, une position hiérarchique définie, l’autonomie de fonctionnement et une structure fixée dans un organigramme.
Exemple: la Direction de l’UNIL, la Faculté des SSP, l’Institut de psychologie, le professeur X…
UNITE (universitaire): il s’agit de l’entité qui, au plan structurel, bénéficie d’une autonomie de fonctionnement lui permettant de prendre les décisions concernant les activités qui lui sont propres.
Exemple: les facultés, les instituts, les services administratifs, producteurs de fonds et responsables de leurs versements.
VERSEMENT: volume d’archives provenant d’un même fonds, versées à un moment donné et traitées d’un bloc. Il comporte en principe tous les dossiers de l’unité sur une période donnée clos depuis plus de 10 ans (plus de 5 ans pour les examens).