Description
Lors de l’ouverture d’espaces d’entité et d’espaces projet, deux librairies de documents (doclib) sont créées par défaut. Elles sont nommées:
- « Documents administratifs » et « Documents opérationnels » pour les espaces d’entité
- « Documents administratifs » et « Documents de projet » pour les espaces projet.
Les « Documents de projet » sont l’équivalent des documents opérationnels. Nous nous limiterons donc, dans notre partie explicative, au terme de « documents opérationnels ».
Explications
L’organisation en deux doclibs a été pensée pour permettre aux utilisateurs et utilisatrices des espaces mentionnés ci-dessus d’introduire une distinction dans les droits d’accès entre les deux librairies. « Documents administratifs » pourrait, par exemple, être réservée à un groupe restreint en charge de la gestion d’un projet ou d’un groupe de travail entre deux services, tandis que « Documents opérationnels » serait ouvert à toute l’équipe.
- Dans la partie des documents administratifs, on mettra de préférence les documents d’organisation autour du groupe de travail. Les documents concernant l’organisation du groupe, le budget, les pv de séance iront dans Administratif.
- Documents opérationnels (ou documents de projet) est réservé aux tâches concrètes effectuées par le groupe. Les livrables d’un projet ou les documents relatifs aux activités concrètes du groupe de travail iront dans cette partie.
Adaptations possibles
Le nombre et les noms de ces librairies de documents peut être discuté à la création de ces espaces. N’hésitez pas à aborder ce point avec votre référent-e GEDUNIL ou directement avec UNIRIS