Description
Vous avez organisé vos documents sur votre ordinateur en créant une arborescence avec différents dossiers et souhaitez transférer ces dossiers sur GEDUNIL. Le système ne vous permet pas de faire ce transfert. Pourquoi ?
Explications
Ce fonctionnement n’est ni un bug temporaire, ni une limite technique du système. Cette pratique de transfert des dossiers n’est souhaitable ni d’un point de vue technique, ni du point de vue du Records Management, discipline qui garantit l’existence et l’accessibilité des documents, leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité, et leur exploitabilité (page wikipedia). Le Records Management permet également à l’institution de se conformer au cadre légal (PDF) dans lequel elle évolue en matière de gestion documentaire.
Travailler en local sur son ordinateur et transférer ensuite les dossiers sur GEDUNIL lorsque le partage est nécessaire est une pratique qui comporte des risques pour l’institution. En voici une liste non exhaustive:
- Si vous devez vous absenter de manière prolongée, les documents stockés sur votre ordinateur seront inaccessibles
- Les documents stockés sur votre ordinateur le sont souvent à plusieurs endroits à la fois (dossier local, boîte mail, etc.), ce qui génère un encombrement des boîtes mails, des serveurs et de la mémoire de l’ordinateur.
- Les documents stockés sur votre ordinateur le sont souvent dans différentes versions, surtout si ceux-ci circulent par mail. Comment s’assurer alors que vous travaillez bien sur la version à jour du document ?
- Plusieurs études le prouvent: le temps perdu à rechercher des documents et des dossiers mal classés en entreprise est considérable (environ 20% du temps de travail). Si votre collègue est à la recherche d’un document qui est stocké sur votre ordinateur, il aura en plus passé beaucoup de temps à chercher pour rien.
- Vous pouvez perdre votre ordinateur, ou il peut subir un dommage matériel. Si les documents sont stockés sur la mémoire, ils risquent d’être perdus.
- Enfin, votre ordinateur n’offre pas les garanties attendues par l’institution au niveau du respect de la confidentialité de certaines informations.
Techniquement, les raisons pour ne pas autoriser ce transfert sont multiples. En voici quelques-unes:
- Le dossier que vous souhaitez télécharger peut potentiellement contenir des fichiers non reconnus par GEDUNIL. Dans ce cas, votre chargement pourrait être incomplet voire être refusé (notamment quand ces fichiers ont été créés par des outils MacOSX only).
- La taille totale des documents de votre dossier peut potentiellement dépasser les limites autorisées par GEDUNIL. Dans ce cas, votre chargement pourrait être incomplet et s’arrêter sans que vous ne sachiez quelles sont les données transférées et celles qui ne le sont pas.
Pour toutes ces raisons, l’organisation de documents en local avant le transfert vers GEDUNIL est une mauvaise pratique documentaire, et ne peut être encouragée.
Solution
La pratique encouragée est d’enregistrer vos documents sur GEDUNIL dès leur création ou leur réception. Le système GEDUNIL vous offre les avantages suivants:
- sécurisation de l’accès aux documents ;
- gestion des versions de votre document ;
- possibilité de créer une alerte sur les documents qui vous intéressent afin d’être tenu au courant de ses différentes mises à jour ;
- partage et collaboration sur ces documents ;
- possibilité de retrouver facilement l’information grâce au moteur de recherche intégré, d’autant plus si vous renseignez les propriétés de vos documents.