Sur GEDUNIL, il existe différents niveaux de contenants de documents:
La doclib (bibliothèque de documents)
On peut comparer les doclibs à des étagères.
Elles permettent de stocker des éléments de type différent?: des fichiers, des images, des formulaires, etc. Le contenu de ces bibliothèques peut être partagé ou non avec d’autres utilisateurs du site. Chaque type de bibliothèque dispose de fonctionnalités différentes selon son type de contenu.
Exemple: bibliothèque de documents, bibliothèque d’images, bibliothèque de rapports, bibliothèques de formulaires.
Le dossier
On peut comparer les dossiers aux rayons d’une étagère.
Les dossiers permettent de structurer l’information. Le dossier hérite des droits d’accès de la doclib dans laquelle il se trouve.
La pratique préconisée par l’équipe GEDUNIL est d’éviter autant que possible de modifier les droits d’accès à partir de ce niveau de l’arborescence.
Le dossier d’activités
On peut voir les dossiers d’activité comme des classeurs posés sur les rayons de l’étagère.
Les dossiers d’activités permettent de gérer un ensemble de documents liés à une affaire ou à une activité en particulier. Les propriétés d’un dossier d’activités sont héritées par les éléments qui se situent dans ce dossier d’activités.
Le dossier de séance
Le dossier de séance est un cas particulier du dossier d’activité. Il permet de regrouper dans un même dossier tous les documents relatifs à une séance (annexes, ordre du jour, etc) pour les services n’utilisant pas les espaces de séance.
Le dossier
On peut voir les dossiers compris dans les dossiers d’activité comme des intercalaires d’un classeur.
Les dossiers peuvent être utilisés pour gérer un sous-ensemble de documents liés à une affaire ou à une activité en particulier. Les propriétés d’un dossier d’activités sont héritées par les dossiers qui se situent dans ce dossier d’activités.
Il est déconseillé d’aller au-delà de ce niveau d’arborescence.
Exemple:
Doclib «Projets d’unité» (=étagère)
- Dossier «Projets » (=rayon de l’étagère)
-
- Dossier d’activités «Site web du service» (=classeur)
- Dossier «Site 2015-2018»
- Dossier «Site 2019»
- Dossier d’activités «Site web du service» (=classeur)