Il existe deux types de contenants principaux sur les espaces GEDUNIL : les listes et les bibliothèques de documents (doclib).
Les bibliothèques de documents (doclibs) permettent aux collaborateurs du projet de stocker les documents de projet, de les partager et de collaborer sur ces projets. Leur avantage est de
-
- remplacer les pièces jointes envoyées par e-mail qui alourdissent les boîtes;
- de collaborer directement sur le même document ;
- d’assurer une gestion des versions des documents ;
- de sécuriser l’accès aux documents : seules les personnes ayant des droits de lecture (au minimum) sur un document pourront le consulter, la sécurité étant garantie par l’authentification sur la plateforme GEDUNIL.
Les doclibs créées par défaut à l’ouverture d’un nouvel espace entité sont:
-
- les documents administratifs: contenant dédié à la partie de gestion du travail et de l’équipe
- les documents opérationnels: contenant dédié aux documents de travail. Cette doclib est nommée « documents de projet » sur les espaces projet GEDUNIL.
Les droits d’accès sont définis avec les collaborateurs responsables de la mise en place de l’espace GEDUNIL pour chaque doclib.
Créer un nouveau document directement sur GEDUNIL
Il est possible, depuis word, d’enregistrer un document directement sur GEDUNIL. La marche à suivre est la suivante:
? Ouvrir un nouveau document sur Word, sélectionner « enregistrer sous » ? emplacement en ligne ? nouvel emplacement ? SharePoint
Editer les propriétés du document créé
Nous vous conseillons d’aller ensuite sur GEDUNIL et d’éditer directement les propriétés du document. Cette méthode permet de ne pas oublier cette étape importante dans la gestion documentaire.