4 profils-types de droits sont définis par défaut pour l’accès sur chaque espace GEDUNIL.
Le profil administrateur (droit admin)
Un groupe AD géré par l’équipe GEDUNIL est déployé par défaut, mais ne contient aucun membre. Si une personne agréée doit aller modifier tous les sites d’une faculté, l’équipe GEDUNIL peut l’ajouter dans le groupe en question, le temps d’effectuer les modifications, puis la retirer du groupe une fois l’opération achevée.
La personne agréée serait, dans un premier temps une personne de l’équipe GEDUNIL. Dans le cas des facultés, et pour autant qu’un référent ait été formé à l’utilisation de SharePoint, il est envisageable de remplacer ce groupe AD par un plus spécifique pour la faculté et géré en partie par le référent.
Le profil gestionnaire (droit de gestion)
Les gestionnaires ont des droits de contribution étendus: droits d’écriture sur les documents mais également de modification des paramètres de listes ou de doclibs, ce qui différencie ce profil du profil contributeurs.
Le profil contributeur (droit de contribution et écriture)
Le profil contributeur attribue des droits de lecture, de modification et de suppression des documents et des dossiers. La suppression est à relativiser : les documents sont placés dans une corbeille. Ils seront supprimés définitivement, soit par l’action d’une personne possédant des droits d’administration, soit automatiquement par GEDUNIL au bout d’un certain laps de temps (14 jours).
Le profil lecteur (droit en lecture)
Le profil lecteur donne accès aux documents en lecture seule. Ce statut est suffisant, par exemple, pour une collaboratrice ou un collaborateur administrant une faculté qui souhaiterait retrouver une information nécessaire à sa vision globale de la faculté sur cet espace.
Authentification
Afin de faciliter le processus d’authentification, il est conseillé d’enregistrer ses identifiants sur le navigateur web utilisé. Il faut alors bien penser, lors des modifications de ces mots de passe, à les modifier également sur le navigateur.