Indication de la version
La version d’un document est indiquée dans les propriétés d’un document, au niveau de la doclib:
2 types de versions sont disponibles sur GEDUNIL
- Les versions mineures: ce sont des versions de travail. La version 0.1 indiquée ici est une version mineure.
- Les versions majeures, ou versions principales: ce sont des versions qui sont considérées comme terminées d’un document. Il ne s’agit pas forcément du document définitif et validé, mais d’un document qui, en l’état, peut être diffusé pour relecture, ou d’une version provisoire dans un workflow métier spécifique au service (1.0 = relecture par mandant, 2.0 = relecture par COPIL, 3.0 = version finale).
Cas d’utilisation
Un binôme de collaborateurs travaille sur un document. Il souhaite travailler en mode « brouillon » (version mineure) avant de transmettre à leur supérieur·e un document terminé (version majeure) pour validation.
-> options avancées -> publier une version principale
Commentaire
Lors de cette publication en version principale, un commentaire peut être indiqué. Celui-ci apparaît dans les informations disponibles dans la « gestion des versions » (« … » -> « gestion des versions ») qui permet de revenir à une version antérieure du document.
Visibilité et gestion des droits
Selon la manière dont les droits ont été implémentés dans le service, il est possible que certains collaborateurs aient accès aux versions majeures mais pas aux versions mineures (le/la supérieur·e du cas d’utilisation présenté précédemment par exemple). Il est donc nécessaire, quand le document est jugé terminé de publier une version principale du document comme indiqué ci-dessus.
Indexation par le moteur de recherche
Les documents en version secondaire ne sont pas indexés par le moteur de recherche. Cela veut dire que, même s’ils correspondent à la recherche qui a été faite, ils ne sont pas listés dans les résultats.
Pour les espaces entité et projet, il est possible de demander cette indexation de toutes les versions.