Depuis que le télétravail est devenu une habitude plutôt qu’une exception, les outils de collaboration en ligne n’ont cessé de se développer afin de répondre aux besoins d’un travail en équipe réussi. L’Université de Lausanne a opté pour l’application Microsoft Teams qui s’intègre avec la suite Microsoft 365 qui est déjà utilisée par une majorité des membres de la communauté UNIL. Découvrez les fonctionnalités et avantages d’utiliser ce produit pour collaborer en équipe et débloquer un nouveau potentiel !
Discuter et chatter pour mieux collaborer
Teams permet d’accueillir vos conversations de façon structurée: fini les fils de discussion interminables, avec des emails souvent envoyés en répondant à tous.
En effet, Teams vous permet, tout comme d’autres logiciels de chat tel que Whatsapp ou encore Signal, de discuter par message, par conversation audio ou encore par vidéo avec n’importe quelle personne de l’UNIL qui utilise aussi Teams. De plus, là où Teams se démarque du simple logiciel de chat, c’est qu’il vous permet de séparer vos projets en créant diverses équipes et différents canaux et donc de discuter en groupe. Vous pouvez ensuite utiliser la fenêtre de chat dans vos équipes pour mener des conversations rapides avec vos collègues. Mais vous pouvez aussi passer un appel vocal ou lancer une visioconférence instantanément depuis cette même fenêtre. Ce genre de fonctionnalité est très pratique lorsqu’il s’agit par exemple de se mettre d’accord sur une date ou pour prendre des décisions à plusieurs sans devoir échanger une foule d’emails.
Les formations disponibles
Vous souhaitez utiliser Teams, mais vous ne savez pas par où commencer ? Votre compte UNIL vous donne accès à la plateforme de formation Linkedin Learning qui propose de nombreux cours sur l’utilisation du logiciel Teams.
Partager des fichiers en toute simplicité et les éditer
Besoin de partager un fichier ? Teams vous permet de partager des fichiers directement sur le chat pour que vos collègues puissent y avoir instantanément accès. De plus, s’il s’agit d’un fichier Microsoft (Word, Excel ou Powerpoint), toute l’équipe pourra l’ouvrir et l’éditer directement depuis Teams simultanément. Une fonctionnalité idéale lorsqu’il faut rapidement pouvoir corriger un document avant, pendant ou après une réunion.
Côté sécurité, tous ces fichiers sont stockés dans le cloud suisse de Microsoft et cryptés avec des clés privées à l’Université de Lausanne. Teams est donc une bien meilleure solution et alternative aux outils de travail collaboratif comme Google Docs ou Dropbox qui ne répondent pas aux standards de sécurité fixés par l’UNIL.
Remplacer son téléphone physique
Vous avez la possibilité, via le système de téléphonie de Teams, de remplacer complètement votre téléphone physique et accéder au système de téléphonie de l’UNIL sur n’importe quels smartphones ou ordinateurs suite à une demande en ligne. Vous pouvez donc rester joignable via votre numéro UNIL depuis votre ordinateur chez vous sans passer par un complexe système de transfert.
Peur d’être joignable 24h/24 pour le boulot ? L’application Teams vous permet de configurer des heures de disponibilité afin de ne pas être dérangé en dehors de vos heures de travail. Et vous avez toujours le choix de quitter l’application pour éviter tout contact.
La visioconférence avec des bonus !
Comme mentionné plus haut, une des fonctionnalités principales de Teams est la visioconférence. Tout comme Zoom ou tout autre outil du genre, Teams vous permet de facilement planifier des séances en visioconférence. De plus, Teams s’intègre parfaitement avec les calendriers Outlook de l’UNIL et peut donc facilement vous proposer des créneaux horaires qui pourront satisfaire toute votre équipe.
Toutes les fonctionnalités intégrées à Teams restent disponibles durant la visioconférence, vous pouvez donc modifier un ordre du jour, écrire un PV, partager une présentation ou même poser une question à une autre équipe pendant la séance.
Des applications pour des fonctionnalités supplémentaires
Teams permet l’intégration d’applications externes afin de répondre à certains besoins spécifiques. Vous pouvez, par exemple, rajouter la possibilité d’utiliser un tableau blanc interactif pendant vos séances ou ajouter une fonctionnalité de gestion des tâches du type Kanban à votre équipe.
Toutes ces applications rajoutent des fonctionnalités qui sont les bienvenues lorsqu’il s’agit de gérer un projet entièrement à distance. Une grande librairie est disponible directement dans l’application Teams, néanmoins une majorité de ces applications ne répondent pas nécessairement aux standards de l’UNIL (par exemple l’utilisation d’un cloud suisse) et doivent être examinées par une équipe technique avant d’être débloquées.
En conclusion
Avec le logiciel Teams, l’UNIL possède un outil solide, qui permet de naviguer plus facilement entre les complications inhérentes au télétravail et les besoins de plus en plus complexes de la bonne gestion d’une équipe et de projets. Les nombreux outils qu’il propose sous une même application facilitent son utilisation et nous évitent de devoir jongler entre plusieurs logiciels. Teams et ses applications intégrées ont le potentiel de vous faire gagner beaucoup de temps si vous les utilisez adroitement.
Tout comme lorsque l’email est arrivé dans nos bureaux, les outils tels que Teams impliquent nécessairement un temps d’adaptation et de transition. Ils ne remplaceront jamais complètement l’utilisation de votre boîte mail mais, avec un peu de temps et de bonne volonté, pourront devenir un outil indispensable pour une communication en équipe efficace !
Les bonnes pratiques
Comme tout logiciel, la prise en mains de Teams nécessite un temps d’adaptation. De plus, il est important de mettre en place des procédures avec vos collègues afin de vous accorder sur les types de conversations et de fichiers qui doivent passer par Teams au profit d’une autre méthode de communication comme par exemple l’email.
Liens utiles
image d’en-tête : Marvin Meyer sur unsplash.com