Les enquêtes (questionnaires) sont des outils de plus en plus utilisés dans le milieu académique, que ce soit au niveau purement administratif (organisation d’évènements simples, diverses élections au sein des facultés et instituts) ou de la recherche (récolte de données dans le but d’analyse complexe). Jusqu’à présent, le Centre informatique se chargeait, sous certaines conditions, de réaliser les enquêtes mais cette procédure limitait considérablement l’utilisation de ce service. Depuis quelques semaines, il est désormais aussi possible aux personnes déjà familières avec un logiciel d’enquête, de réaliser elles-mêmes leurs enquêtes directement et d’avoir accès aux réponses en tout temps.
L’outil
Ce service utilise le logiciel d’enquête open source polyvalent LimeSurvey. L’instance est installée sur nos serveurs garantissant ainsi une complète conformité avec la loi de protection des données.
Ce logiciel bénéficie d’une large communauté d’utilisatrices et utilisateurs et d’une excellente documentation en ligne, ainsi que de nombreux forums. Il répond à toutes les exigences d’un tel outil :
- un grand nombre de types de questions (simple ou complexe). Les principales sont illustrées dans cet exemple de questionnaire.
- gestion des questionnaires en plusieurs langues
- possibilité de créer une logique dans le questionnaire (questions conditionnelles)
- garantir l’anonymisation complète des réponses
- gestion intégrale des mails d’invitation de participation et des rappels
- validité dans le temps des questionnaires
Certains modules permettent ente outre l’extension des fonctionnalités du logiciel et peuvent être installés sur demande après validation technique du Ci.
Comment y accéder ?
La demande d’accès au service se fait via un formulaire en ligne pour ouvrir un compte sur LimeSurvey. Seules les personnes avec un compte UNIL peuvent en faire la demande . Par contre, il n’y a aucune limite quant au public ciblé par le questionnaire qui peut être interne ou externe à l’UNIL.
Ce service répond aux besoins d’enquêtes institutionnelles, appuyées par un responsable de service ou un enseignant et couvrant de larges publics, internes ou externes à l’UNIL. Il ne couvre pas les besoins académiques (cours, exercices) pour lesquels d’autres outils (Moodle, MyUNIL) sont en général utilisés.
Comme ces enquêtes sont envoyées par mail, ayez à l’esprit qu’en cas de large diffusion une modération institutionnelle sera effectuée. Par exemple l’envoi d’une enquête qui viserait toute une faculté serait modéré par le décanat concerné.
Pour des raisons de confidentialité des données, l’accès au service est temporaire. Les questionnaires ainsi que leurs réponses ne sont conservés que jusqu’à 2 mois après leur expiration. Passé ce délai, nous demandons à chaque responsable d’enquête de détruire les données y relatives. Notez cependant qu’une possibilité d’export des questionnaires permet de les réutiliser ultérieurement via une importation dans le cas particulier d’enquête périodique ayant lieu chaque année, par exemple.
Il est aussi possible de partager l’administration d’une enquête avec un collègue en lui attribuant des droits pour un questionnaire spécifique pour autant que cette personne ait également accès au service.
Le support lors de l’élaboration du questionnaire se fait via le helpdesk de l’UNIL (helpdesk@unil.ch). Par contre, le traitement des données doit se faire de manière locale et sans support de notre part.
Pour les personnes les moins expérimentées, le service demeure dans sa version d’origine à savoir que le Ci se charge de la réalisation de l’enquête à partir d’un prototype (Word par exemple) fourni par le requérant. Notez que, selon la complexité de l’enquête, le délai pour sa réalisation peut varier entre 2 semaines et un mois avant le lancement de celle-ci.
Liens utiles
- Formulaire en ligne pour ouvrir votre accès au service LimeSurvey UNIL
- Tout savoir sur le service LimeSurvey UNIL
Image d’en-tête : Mykyta Dolmatov sur Dreamstime.com