GEDUNIL propose différents espaces, dédiés chacun à un type d’utilisation spécifique. Ces espaces sont déployés selon un modèle défini par l’équipe GEDUNIL. Des adaptations sont ensuite faites au cas par cas selon les besoins des utilisateurs.
Espaces d’unité
Ces espaces sont dédiés à la gestion documentaire des unités administratives et structurelles de l’UNIL (Direction, facultés, écoles, services centraux).
Leur organisation est figée selon le plan de classement administratif de l’UNIL (PDF), permettant une organisation de l’information commune aux unités et aux Archives.
Espaces d’entité
Les espaces d’entité sont dédiés à la gestion documentaire des unités fonctionnelles de l’UNIL (cellules, commissions, fondations, unités de recherche, etc.). Leur organisation est propre à chaque unité, et reste personnalisable au besoin au moment du déploiement de l’espace.
Espaces projet
Les espaces projet sont dédiés à la gestion documentaire des projets de tout type (recherche, informatique, infrastructure, etc.).
Des fonctionnalités de gestion de projet ont été mises en place sur ces espaces pour répondre aux besoins des usagers, notamment une liste des tâches avec timeline et un calendrier de projet.
Espace de séance
Ces espaces sont dédiés à la gestion documentaire des séances d’organes institutionnels (Direction, Conseils de facultés, DIDO, etc.). Leur organisation est basée sur l’ordre du jour, la gestion et le suivi des séances.
Des fonctionnalités spécifiques ont été mises en place pour répondre aux besoins des usagers:
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une liste des présences
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une liste de gestion OJ/PV (saisie des points)
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une liste des documents OJ/PV générés automatiquement
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une liste des annexes
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une liste des annexes confidentielles
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un bloc-notes de la séance