Description
Vous avez modifié plusieurs fichiers sur une doclib et vous souhaitez que tous ces fichiers soient publiés en version majeure.
Explications
Passer un fichier en version majeure, ou le « publier », c’est transformer son numéro de version en X.0.
En effet, deux types de versions sont disponibles sur GEDUNIL: les versions mineures (0.2 ou 3.4 par exemple) et les versions majeures (1.0 ou 2.0), appelées aussi versions principales.
Le passage en version majeure permet à certains types de profils utilisateur de visualiser des fichiers, dont la diffusion est plus restreinte en version mineure. Ainsi, pour un même fichier en version 3.2, un type de profil d’utilisateur aura accès à la version 3.2 tandis que l’autre profil, qui dispose de droits moins étendus, pourra visualiser uniquement la version 3.0.
Le passage en version majeure permet également de retrouver les fichiers en utilisant la recherche simple ou la recherche avancée. En effet,dans les espaces unité, un fichier en version mineure 0.X ne sera indexé par le moteur de recherche, ce qui signifie qu’il ne sera pas trouvable en utilisant la recherche contrairement à un fichier en version majeure.
Pour les espaces projet et entité, il est possible de demander que cette indexation soit effective également pour les versions mineures des fichiers.
Solution
1. Sélectionner tous les fichiers destinés à être publiés.
2. Cliquer sur « Actions supplémentaires » puis sur « Ajouter au panier »
3. Cliquer ensuite sur « Publier »
4. Sélectionner les fichiers à mettre en version majeure et ajouter un éventuel commentaire de publication.
Ce commentaire apparaîtra dans les informations disponibles dans la « gestion des versions » (« … » -> « gestion des versions ») qui permet de consulter l’historique d’un document ou de restaurer une version antérieure.
5. Cliquer sur « Publication des éléments »
Conséquences
- Les fichiers sélectionnés ont été mis en version majeure X.0
- Ils peuvent être consultés par des profils ayant des droits réduits aux versions majeures des documents
- Ils sont indexés par le moteur de recherche, et peuvent donc être retrouvés via la Recherche.