Description
L’une de vos tâches courantes consiste à recevoir des e-mails contenant des pièces justificatives (dossier d’étudiant-e par exemple). Vous souhaitez que ces pièces soient déposées directement au bon emplacement sur GEDUNIL sans transiter par votre boîte e-mail.
Explications
Chaque librairie de documents GEDUNIL intègre une fonctionnalité de courrier électronique permettant via une adresse e-mail standard de recevoir les pièces jointes reçues dans un dossier au nom de l’expéditrice-teur ou selon l’objet, selon le paramétrage choisi.
Il est possible d’inclure ou d’exclure le corps du courriel et d’autoriser ou non les e-mails de personnes auxquels les droits ne sont pas accordés sur la librairie de documents.
Seuls les courriels provenant d’une adresse UNIL sont acceptés par le logiciel.
Solution
1. Demander à la personne gestionnaire de votre espace de paramétrer la librairie de documents selon la marche à suivre sur le wiki.
2. L’envoi depuis votre boîte mail sera directement récupéré sur GEDUNIL. Les dossiers sont constitués selon les paramètres choisis:
- nom de l’expéditeur-trice
- ou objet du courriel: dans ce second cas, attention à être rigoureux sur l’objet. Un e-mail comportant un objet légèrement différent (accent, espace par exemple) créera un second dossier.
Conséquences
Les prochains e-mails envoyés par le-la même expéditeur-trice ou comportant le même objet, selon le paramétrage choisi, seront classés dans le même dossier, ce qui allège le traitement manuel et limite la transition par différents outils.