Les espaces unité et entité disposent d’une boîte de réception accessible sur la page d’accueil de l’espace GEDUNIL via le menu de gauche « Boîtes de réception ».
- Quelles sont les utilisations possibles de cette fonctionnalité ?
- Comment faire pour classer le courriel au bon endroit une fois qu’il est dans la boîte de réception ?
Il est possible d’envoyer un courriel à la boîte de reception de votre espace unité ou entité en utilisant la syntaxe suivante:
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- pour les espaces unité:
<unite>.inbox@ged.unil.ch -> uniris.inbox@ged.unil.ch par exemple
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- pour les espaces entité:
<ex>.inbox@ged.unil.ch (e = espace, x = numéro de l’espace, contenu dans l’URL) -> e1.inbox@ged.unil.ch pour l’espace démo: entites.ged.unil.ch/espaces/2019/e1
Quelles sont les utilisations possibles de cette fonctionnalité ?
Scans de documents multiples
L’utilisation la plus courante de la boîte de réception est le scannage et l’envoi de pièces jointes directement depuis l’imprimante du service. Les pièces scannées arrivent alors sur la boîte de réception de l’unité et il est possible de les sélectionner et de les placer dans l’espace à l’endroit où elles doivent être stockées.
Il faut cependant être attentif à un point: les éléments qui sont dans la boîte de réception sont visibles par tous les collaborateurs ayant un droit de lecture sur la page d’accueil. Les pièces confidentielles ne doivent donc pas être intégrées sur GEDUNIL suivant cette méthode.
Transfert de courriels sur GEDUNIL
Il est également possible de transférer un ou plusieurs courriels jugés importants pour son activité sur cette boîte avant de le déplacer au bon endroit sur son espace GEDUNIL.
Les courriels arrivent sur la boîte de réception. Et ensuite ?
Pour déplacer ces courriels au bon emplacement, il faut suivre la procédure décrite dans l’article « Mon document est mal classé », dans le chapitre « Solution ».
Nous recommandons ensuite de remplir les propriétés de chaque document afin qu’il soit localisable facilement.