Les espaces projet sont dédiés à la gestion documentaire des projets de tout type (recherche, informatique, infrastructure, etc.).
Il est possible d’explorer une page de démonstration de l’un de ces espaces.
Les listes
Les listes spécifiques à l’espace projet sont:
L’équipe projet
L’équipe projet permet d’entrer dans une liste les noms, rôles et coordonnées de chaque membre du projet. Ainsi, il est possible d’avoir une vision claire des membres de l’équipe et de leurs rôles.
Les livrables
On peut indiquer pour chaque livrable son titre, son échéance ainsi que le nom de la personne à laquelle la tâche a été affectée. Le champ « Relation » permet d’indiquer un lien vers une page externe ou vers un document présent dans l’espace projet (par exemple un lien vers une bibliothèque de documents).
Les tâches
Les tâches du projet sont également à entrer sous forme de liste. Il est possible d’ajouter une tâche qui doit être réalisée avant la tâche entrée en sélectionnant un « Prédécesseur » dans le formulaire.
En mode tableau (lien « modifier »), il est possible
-
- d’ajouter la tâche à la chronologie (pour pouvoir visualiser les tâches sous forme de frise chronologique)
- d’indiquer des sous-tâches (sélectionner la tâche > … > « créer une tâche subordonnée »). Cette option est disponible tant que la tâche n’a pas été ajoutée à la chronologie
En cliquant sur la frise, le menu « chronologie » apparaît. Il est alors possible de mettre en forme la frise (ajout de couleurs par ex).
Les doclibs (bibliothèques de documents)
Outre ces listes, un espace projet contient par défaut deux bibliothèques de document (doclibs), à savoir:
-
- les documents administratifs: contenant dédié à gérer les documents en lien avec la gestion du travail et de l’équipe
- les documents de projet : contenant dédié à gérer les documents de travail.
Les droits d’accès sont paramétrables pour chaque doclib.
Le bloc-notes
Un bloc-notes OneNote est mis à disposition sur chaque espace projet. Vous pouvez visionner une vidéo tutoriel pour la fonctionnalité bloc-notes.
Configurations possibles
La configuration de base peut être modifiée selon les besoins des utilisateurs. Il est possible de:
-
- supprimer des outils dont l’équipe de projet n’a pas l’utilité
- ajouter des doclibs
- modifier la gestion des versions
- autres: à discuter avec l’équipe GEDUNIL