Difficile de travailler à l’UNIL sans avoir entendu parler de Sylvia (SYstème Lausannois de la VIe Académique), tant ce système d’information fait partie intégrante de la vie de chaque collaboratrice et collaborateur depuis des décennies. Conçu dans les années 1990 en tant qu’outil facultaire dédié à la gestion des études, jusqu’à sa dernière grande évolution technique à la fin des années 2000, il s’est peu à peu enrichi de diverses applications administratives tant académiques que non académiques, de sorte qu’aujourd’hui rien ne se fait sans lui (ou presque).
Un programme de modernisation prévu pour durer
Sylvia fait tourner aujourd’hui une cinquantaine d’applications métiers à travers ses 1’500’000 lignes de code, ses 900 tables en base de données, et ses nombreuses interactions avec les autres systèmes comme MyUNIL, Moodle, SAP…
Bien que fonctionnant à la satisfaction de ses utilisatrices et utilisateurs, ce système est devenu au fil du temps techniquement complexe à maintenir et surtout à faire évoluer. Plusieurs études et analyses ont été menées dans le but de déterminer les actions de modernisation à réaliser afin de le rendre plus performant, résilient et évolutif, tout en réduisant sa dette technique croissante.
C’est ainsi, en résonance au slogan du plan d’intention 2021-2026 de la Direction, et dans le cadre de l’initiative « TransNUM » (transition numérique) du Centre informatique, qu’un programme de modernisation de Sylvia a été lancé début 2022 avec comme principales stratégies :
- D’externaliser les applications qui ne concernent pas le core business de Sylvia, à savoir les offres de cours et les dossiers d’étudiantes et étudiants
- De simplifier le code restant par une réécriture partielle
- De réorganiser ses connexions avec les autres outils informatiques de l’UNIL
Ce programme est prévu pour durer au moins jusqu’à la fin de cette décennie, et constitue une priorité majeure en raison de la vétusté technique et de l’importance systémique que représente Sylvia: il faut que ce dernier soit prêt à relever les défis de demain!
Selon la méthodologie HERMES, le rôle d’un programme, comme celui de la modernisation de Sylvia, est d’assurer la vue d’ensemble et la coordination de tous les projets qui le composent et qui visent un même objectif global.
Une première étape critique franchie avec succès
L’année 2022 a ainsi été consacrée à la mise en place de l’organisation nécessaire au soutien d’un tel programme, avec notamment l’instauration d’une commission consultative dans laquelle les facultés et certains services sont représentés, et la documentation des principes de modernisation qui seront appliqués par les équipes de développement impliquées dans cette activité.
Et ce n’est pas tout, car Sylvia a aussi fait l’objet d’un travail préparatoire titanesque, sous la forme d’une migration complète de sa base de données, passant d’une ancienne technologie devenue progressivement obsolète à l’une des solutions aujourd’hui les plus résilientes du marché. Une étape critique franchie avec succès grâce au dévouement de l’équipe dédiée à cette migration, mais aussi aux utilisatrices et utilisateurs des facultés et des services qui ont participé aux tests.
Ainsi, grâce au succès de cette migration, et fort d’une organisation et de principes solides, les premières activités de modernisation de Sylvia ont pu être lancées avec sérénité en ce début d’année 2023.
En route pour 2024
La modernisation de Sylvia est un travail conséquent et complexe, étant donné le nombre et l’intrication des différentes applications administratives qui le composent. Afin d’en réduire la complexité, de mitiger les risques de dérive en matière de délais et de budget, mais aussi pour faciliter la communication et le suivi des travaux auprès des utilisatrices et des utilisateurs, les projets de modernisation ont été découpés en feuilles de route annuelles.
Celle de 2023, validée à la fin de l’année passée par le comité de pilotage à la suite du préavis favorable de la commission consultative, a été planifiée comme suit :
Elle a été construite sur la base d’une analyse de risques menée auprès des responsables administratifs et académiques des facultés et des services impactés, tout en tenant compte des objectifs suivants :
- Consolider les bases techniques nécessaires à la modernisation du système Sylvia
- Faciliter l’accueil et la montée en compétences des 4 personnes engagées pour réaliser les projets de ce programme
- Réduire la complexité de cette modernisation en « nettoyant » ce qui n’est plus utile
- Réaliser des travaux plus « exploratoires » afin de mieux évaluer les efforts techniques pour le « reste à faire »
Les projets 2023 étant principalement d’ordre technique, les utilisatrices et utilisateurs du système Sylvia ne devraient pas voir leur travail impacté significativement cette année.
Et ensuite ?
Afin d’accompagner et d’informer la communauté UNIL face aux nombreux défis à venir, l’équipe responsable de la communication du programme a entrepris de publier annuellement un article sur ce blog pour assurer un suivi régulier de l’état d’avancement de ce chantier titanesque et central dans l’évolution du système d’information de l’UNIL. En parallèle, pour les personnes qui seraient directement impactées par l’un ou l’autre des projets, des informations ponctuelles seront communiquées via une équipe Teams dédiée au programme ou par email. De même, les facultés et services centraux seront tenus informés à minima deux fois par année de l’avancement des travaux via la commission consultative Sylvia.
Rendez-vous est donc d’ores et déjà pris en 2024 sur ce blog pour les prochaines informations générales !
Des questions ou commentaires ? N’hésitez pas à contacter l’équipe du programme à l’adresse modernisation.sylvia@unil.ch !
Image d’en-tête : Jack Anstey sur unsplash.com