Les boites email partagées débarquent à l’UNIL

Jusqu’à présent pour obtenir une adresse email générique, le Centre informatique devait créer un compte générique. La création de boites email partagées va remplacer ce système et simplifier la collaboration entre collègues.

Le Centre informatique a récemment entrepris des travaux pour moderniser les demandes de comptes informatiques UNIL via des formulaires en ligne. Il en a aussi profité pour mettre en place un nouveau système de boites email partagées qui viendra progressivement remplacer les comptes génériques lorsque cela est possible.

Qu’est-ce qu’une boite email partagée ?

De plus en plus d’entreprises de toutes tailles optent pour les boites email partagées. Cette option permet à plusieurs utilisatrices et utilisateurs de partager la même adresse email, offrant de nombreux avantages par rapport aux comptes génériques. En effet, les comptes génériques nécessitent une connexion via un nom d’utilisateur et un mot de passe, cela implique de partager ce mot de passe avec toutes les personnes de l’équipe et, en cas de changement dans cette équipe, les procédures pour limiter l’accès à la personne qui quitte ses fonctions sont relativement lourdes. Il faut changer le mot de passe et reconfigurer toutes les boites email, ce qui peut prendre un temps considérable.

Les boites email partagées, quant à elles, permettent à chaque personne d’utiliser son propre compte UNIL pour accéder à la boite email partagée, grâce à une autorisation attribuée par l’administratrice ou l’administrateur en charge de la boite partagée. Cela réduit considérablement les risques de piratage ou d’accès non autorisés, car il suffit alors de retirer la personne du groupe et le reste de l’équipe ne doit pas reconfigurer complètement les accès. Fini donc les nombreux post-it et autres notes pour vous souvenir du nouveau mot de passe de la boite « secretariat-cool@unil.ch » !

Il est parfois difficile de se souvenir de tous les mots de passe des comptes partagés !

Un des autres avantages est l’amélioration de la collaboration entre les membres de l’équipe, mais aussi la flexibilité qu’apporte ce système. Lorsque plusieurs personnes ont accès à la même boite email, il est plus facile de travailler ensemble sur des projets et de répondre de manière efficace. Les membres de l’équipe peuvent lire et répondre aux messages de la boite en temps réel, ce qui facilite la communication et la coordination. De plus, une boite partagée possède également un calendrier avec les mêmes fonctionnalités que celui d’une boite personnelle. Tous les membres du groupe correspondant ont donc un accès complet au calendrier qui peut être utilisé comme calendrier partagé pour annoter et planifier les événements de l’équipe.

Évidemment, beaucoup de ces fonctionnalités sont disponibles avec les comptes génériques, néanmoins les boites email partagées simplifient et améliorent tous les processus qu’implique le partage d’une adresse email avec l’effet positif d’améliorer grandement la sécurité de vos boites partagées. Cela représente donc une situation gagnante pour de nombreuses personnes à l’UNIL qui sont souvent amenées à travailler avec des boites email génériques.

Les boites email partagées à l’UNIL

Qu’on se le dise tout de suite, les comptes génériques UNIL déjà créés ne vont pas immédiatement disparaitre avec l’arrivée des boites partagées. En effet, dans un premier temps, seules les nouvelles boites email partagées profiteront de ce nouveau système. Les comptes génériques existants resteront donc actifs en parallèle. À noter qu’une migration est prévue lorsque cela sera possible et le Centre informatique informera les personnes concernées au moment de la transition.

De plus, certains comptes génériques de l’UNIL sont utilisés pour gérer des fonctionnalités plus complexes qu’une « simple » boite email. Si c’est le cas pour un de vos comptes, ne vous inquiétez pas, ces comptes ne sont pas concernés par le passage aux boites email partagées.

L’UNIL propose donc désormais 3 types d’adresses génériques :

L’Alias

L’Alias est souvent utilisé pour faciliter la transmission d’une adresse, par exemple pour réduire la longueur d’une adresse personnelle avec nom de famille très long. L’email générique est donc un alias de l’adresse email personnelle. Dans ce cas, les messages envoyés à l’email générique sont déposés directement dans la boite personnelle et on ne peut répondre qu’avec son adresse personnelle. C’est le cas le plus simple et celui qu’il faut choisir si une seule personne doit lire les messages qui sont envoyés à l’adresse générique.

Pour cela, le requérant doit simplement envoyer un message à helpdesk@unil.ch en demandant la création d’un alias pour sa boite personnelle en précisant l’email générique désiré.

La boite email partagée

Si vous avez besoin qu’une équipe accède à une adresse et puisse répondre en tant qu’une seule entité avec la même adresse, par exemple « secretariat-cool@unil.ch », il vous faut une boite email partagée. Ces boites sont par exemple souvent utilisées par des secrétariats qui doivent centraliser toutes les demandes et doivent pouvoir répondre de la part de secrétariat. L’email générique est donc celui d’une boite email partagée. Cette dernière peut être consultée par une ou plusieurs personnes auxquelles le droit d’accès a été donné. Les personnes ayant accès à la boite partagée peuvent aussi envoyer des messages avec l’adresse générique comme adresse d’expéditeur. L’outil de gestion des groupes permet de créer soi-même une telle boite, et est accessible à toute personne ayant accès aux applications de l’intranet administratif. Les membres du groupe correspondant sont celles et ceux qui ont le droit accès à la boite.

Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une telle boite, nous vous conseillons le wiki du Centre informatique qui vous explique entre autres comment créer une boite partagée depuis la gestion des groupes, mais aussi comment les utiliser.

Les groupes créés dans l’outil de gestion des groupes ont une durée de validité de 1 an. Chaque responsable de groupe est averti par email de la prochaine expiration un mois avant.

La liste de diffusion électronique

Si vous avez besoin d’une adresse unique pour contacter plusieurs personnes, mais ces personnes ne doivent pas répondre avec la même adresse, alors une liste de diffusion peut être plus simple que la boite partagée. Par exemple à l’UNIL, l’adresse « tous-unil@unil.ch » est une liste de diffusion. L’email générique est donc celui d’une liste de diffusion électronique. Une telle liste peut être créée depuis l’outil de gestion des groupes.

Concrètement, comment ça se passe ?

Une fois que vous aurez accès à la boite partagée, vous avez deux choix pour consulter cette boite :

  • Si vous devez consulter la boite seulement ponctuellement, le plus simple est de passer par la version en ligne d’Outlook sur votre navigateur préféré. Depuis votre boite email en ligne, vous pouvez sélectionner l’option « Ouvrir une autre boite » qui vous demandera simplement le nom de la boite partagée. C’est aussi la solution à privilégier si vous utilisez encore Mail sur macOS, car ce logiciel ne permet pas d’accéder directement aux boites partagées.
  • Si vous devez régulièrement consulter la boite partagée, vous pouvez configurer Outlook (macOS ou Windows) pour que la boite apparaisse directement sur le logiciel. Elle peut ensuite être gérée de la même façon que votre boite personnelle. C’est la méthode à privilégier si vous utilisez autant la boite partagée que votre boite personnelle.
Vous pouvez toujours accéder aux boites partagées depuis l’interface Outlook sur votre navigateur préféré.

Une petite révolution bien attendue

La mise en place de boites email partagées à l’UNIL permettra une meilleure collaboration et une plus grande flexibilité dans le travail en équipe. Contrairement aux comptes génériques, chaque utilisatrice et utilisateur utilise son propre compte UNIL et accède à la boite email via une autorisation attribuée par la personne responsable de la boite partagée, réduisant ainsi les risques de piratage ou d’accès non autorisé. Les avantages des boites email partagées comprennent également un calendrier partagé pour annoter les événements de l’équipe. Bien que les comptes génériques UNIL existants ne seront pas immédiatement remplacés, les nouvelles boites partagées remplaceront progressivement le système de comptes génériques existant, offrant ainsi une solution plus sûre et plus efficace pour la communication et la collaboration en équipe.

Plus d’informations

Image d’en-tête : © Photographerlondon | Dreamstime.com