Seul au monde ou presque, au tournant du millénaire, Microsoft a ensuite perdu du terrain par rapport aux « petits nouveaux » comme Google ou Amazon Web Services, qui ont tout misé sur l’informatique dans le nuage. Depuis l’arrivée de Satya Nadella en 2014 pour tenter de redresser le navire, le géant de Redmond a les yeux rivés sur ce nouvel eldorado qu’est le cloud.
Vous avez peut-être essayé la version en ligne de Microsoft Word ou Excel dans votre navigateur ou via Teams. Microsoft consacre beaucoup d’énergie à développer ses suites de produits en ligne, et cela va en s’accentuant. C’est généralement là que les nouveautés sont dégainées en primeur.
Optimisations du côté du Centre informatique
Côté messagerie, le service Exchange de Microsoft domine largement le paysage. Actuellement, les données de vos boîtes mail sont hébergées à l’UNIL, dans nos centres de données sur une infrastructure dédiée sur le site de Dorigny.
Cette infrastructure complexe doit être gérée, et renouvelée régulièrement. Elle nécessite des ressources pour les mises à jour, nombreuses et régulières, ce qui peut causer des perturbations pour nos utilisatrices et utilisateurs. Au vu des attaques informatiques de plus en plus fréquentes, il est critique que ces mises à jour soient appliquées rapidement. Avec Microsoft 365, les mises à jour sont appliquées par Microsoft directement, immédiatement après leur sortie sans que les personnes utilisant le service n’en soient affectées. Grâce à cette migration, nous garantissons une très haute disponibilité du service (supérieure à 99,9%), tout en réduisant les risques d’attaques.
Bénéfices pour nos utilisatrices et utilisateurs
Premier changement visible pour les membres de notre communauté, et pas des moindres : après migration de votre compte sur Microsoft 365, vous bénéficierez de 100Go de quota, contre les 2Go (étudiantes et étudiants) ou 5Go (collaboratrices et collaborateurs), soit jusqu’à 20 ou 50 fois plus qu’aujourd’hui !
Cela offrira aussi une meilleure intégration dans l’écosystème Microsoft (Teams, Office, OneDrive, etc.) et facilitera la communication entre les différents logiciels (l’utilisation du calendrier dans Teams par exemple). La nouvelle version de l’interface de messagerie en ligne, Outlook Online, remplace le webmail OWA et offre une interface et des options plus avancées. À terme, cette dernière devrait même complètement remplacer Outlook.
Nous vous recommandons de conserver une bonne hygiène numérique, c’est-à-dire effacer les mails qui ne sont pas importants, et continuer de faire des classements dans des dossiers malgré l’augmentation de quota lors de la migration vers Microsoft 365. En plus de réduire la taille de votre boîte mail et diminuer l’empreinte écologique de leur stockage, cela vous aidera à vous y retrouver.
Pour des raisons de sécurité, l’application Outlook sur iOS et Android est actuellement bloquée. Cette restriction n’existera plus et vous pourrez installer Outlook sur iOS et Android. Autre amélioration du côté de la sécurité, la corrélation d’événements entre les services Mail, OneDrive, Teams, SharePoint, etc. devrait nous permettre de mieux comprendre et d’intervenir en cas d’attaque sur notre infrastructure.
Quid de la protection des données ?
Qui dit cloud, dit informations hébergées hors de nos murs. Avant de procéder à la planification de cette migration, nous avons validé avec notre délégué à la protection des données, ainsi que la préposée cantonale vaudoise à la protection des données que tout se faisait dans les règles de l’art : toutes les données de messagerie sont chiffrées, avec des clés de chiffrement propres à l’UNIL, et ces données se trouvent dans des centres de données en Suisse.
Comment la migration va se dérouler ?
Comme pour la première migration vers Exchange en 2014, nous allons procéder par lots de personnes, regroupées par faculté, service ou étant en contact étroit, et ceci pour deux raisons principales : la première est la quantité de données. En effet, nos utilisatrices et utilisateurs ont amassé environ 25 To de données (l’équivalent d’environ 1’200 copies de Wikipédia!), cette migration va prendre du temps ! Deuxième raison, une migration échelonnée garantit que nos équipes de support restent disponibles pour aider au mieux chaque personne rencontrant des difficultés.
Nous commencerons cette migration dès août 2022 et elle durera jusqu’à la fin de l’année ou au début de l’année prochaine. Lorsque cela sera votre tour, vous recevrez un email contenant toutes les informations nécessaires, ainsi que la date exacte de la migration.
En conclusion, la messagerie de l’UNIL, qui regroupe emails, calendriers et carnets d’adresses, continue son évolution. Après une première grande migration vers le service Microsoft Exchange en 2014, nous passons au prochain chapitre !
Liens utiles
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- Migrer à Exchange Online
Image d’en-tête: John Hutton | Dreamstime.com