Une licence logicielle, ce n’est pas qu’une case à cocher dans un contrat. Elle détermine les services auxquels on accède, les logiciels qu’on peut installer, et parfois même la façon dont on travaille au quotidien. Dans le cadre du renouvellement des contrats Microsoft, l’UNIL revoit sa manière d’attribuer les licences Microsoft 365. L’idée est simple: affecter à chacune et chacun la licence correspondant le mieux à son usage réel.
Ce nouveau mode d’attribution entrera en vigueur dès la mi-juin.
Pourquoi ce changement ?
Le retrait de la licence Microsoft 365 A1 Plus début 2025, nous a forcé à faire évoluer notre gestion des licences Microsoft à l’UNIL. Nous avons donc analysé les usages récents des services Microsoft 365 à l’UNIL qui ont montré que certaines catégories d’utilisatrices et utilisateurs disposaient par défaut d’une licence offrant des fonctionnalités avancées — sans pour autant s’en servir. Pour améliorer la gestion des coûts et rester cohérent avec les pratiques réelles dans un contexte de restrictions budgétaires, le Centre informatique a donc décidé de réserver la licence Microsoft 365 A5 (voir plus bas) aux personnes qui en ont véritablement besoin, et de proposer une licence plus légère, la Microsoft 365 A1, à d’autres groupes d’utilisateurs.
Qui est concerné ?
Les profils suivants passeront automatiquement d’une licence A5 à une licence A1 dans les semaines à venir :
- Collaborateurs·trices ayant quitté l’UNIL dans les six derniers mois
- Collaborateurs·trices externes/avec contrat à 0%/avec contrat sans indemnité
- Intervenant·e·s académiques externes
- Les professeures et professeurs honoraires
- Clinicien·ne·s et employé·e·s du CHUV
- Maitres de sport
Concrètement, qu’est-ce que ça change ?
La licence A1 permet un accès aux services Microsoft 365, mais avec des limites par rapport à la version A5 :
- L’utilisation de Word, Excel, PowerPoint et autres outils se fait uniquement en ligne (version web), sans possibilité d’installation locale sur l’ordinateur
- La téléphonie via Teams (nécessitant un numéro UNIL) n’est pas disponible
- Le stockage OneDrive est limité à 100 Go
- La boîte mail Exchange est plafonnée à 50 Go
Ces fonctionnalités restent suffisantes pour de nombreux usages courants: consultation de mails, édition de documents en ligne, collaboration via Teams ou SharePoint.
| Application | Licence A1 | Licence A5 |
|---|---|---|
| Teams (hors téléphonie) | Desktop et en ligne | Desktop et en ligne |
| Word | En ligne | Desktop et en ligne |
| Powerpoint | En ligne | Desktop et en ligne |
| Excel | En ligne | Desktop et en ligne |
| OneNote | En ligne | Desktop et en ligne |
| Outlook | En ligne | Desktop et en ligne |
| Teams (téléphonie) | Absent | Desktop et en ligne |
Et si j’ai besoin de plus ?
Si vous êtes concerné·e par ce changement et que certaines de vos tâches nécessitent les fonctionnalités avancées, un formulaire en ligne vous permettra de faire une demande de réattribution d’une licence A5 qui est valable pour un an. Vous devrez donc refaire la demande chaque année.
Un ajustement, pas une restriction
Ce changement n’est pas une limitation, mais un ajustement : une manière de distribuer les outils numériques en fonction des usages réels. Il s’inscrit dans une logique de durabilité numérique et de bonne gestion des ressources, tout en gardant la porte ouverte aux besoins particuliers. Une manière plus cohérente d’allier efficacité, équité et maîtrise des coûts.
Image d’en-tête générée avec DALL·E par Karim Khouw Zegwaart. En savoir plus sur notre utilisation de l’IA générative.