La signatures numérique en résumé
Contrairement à une croyance bien ancrée, l’apposition d’une signature manuscrite scannée sur certains documents n’a pratiquement aucune valeur juridique. Bien que cette pratique soit repandue à l’UNIL, un outil permettant l’apposition de signature avec une valeur juridique a été introduit à l’UNIL (voir ci-dessous). Mais d’abord, qu’est-ce une signature numérique ?
Par rapport à la signature manuscrite, la signature numérique existe en différents niveaux de validité légale (ou force probante) en fonction de sa sécurisation et certification. Le schéma ci-dessous, simplifié, montre les trois niveaux principaux mais plusieurs variantes existent.
Ces signatures doivent être certifiées par l’un des quatre organismes autorisés par la confédération. Ces certifications vont bien au-delà des signatures auto certifiées par divers produits (ADOBE sign, Docusign,…) qui en passant récupèrent généralement une grande quantité de données. Dans le cas de l’UNIL, l’application de signature électronique est gérée par la fondation Switch et la certification se fait par SWISSCOM.
La signature numérique, LA solution pour numériser nos processus ?
Malheureusement non. La signature numérique est un outil indispensable pour finaliser certains processus que l’on désire numériser, toutefois c’est largement insuffisant pour la numérisation d’un processus pour les raisons suivantes :
- Une signature électronique n’est jamais un processus complet. Dans de nombreux cas, les tâches qui précèdent et suivent la signature doivent être numérisées (formulaire, archivage, définition des rôles, etc.) ce qui représente un travail important tant organisationnel qu’informatique.
- L’utilisation d’une signature numérique doit être approuvée par le service juridique de l’UNIL. Il existe en effet différents types de signatures (voir ci-dessous) et un mauvais choix pourrait avoir des conséquences importantes car des documents critiques (un contrat de travail par exemple) pourraient ne pas être légalement valide.
A contrario, de nombreux processus ne demandent pas de signature électronique formelle bien que l’on pense souvent le contraire. Le processus concernant les activités accessoires par exemple a été numérisé il y a déjà longtemps sans signature électronique. Pour ces processus, le travail est souvent plus organisationnel que technique.
La commande de matériel informatique numérisée
Le processus de commande de matériel informatique a été choisi pour tester la signature électronique à l’UNIL. Ce processus est en effet largement répandu, demande de nombreuses signatures, ne demande pas de workflow ou de GED (gestion électronique de documents) particulier tout en n’étant pas critique pour le fonctionnement de l’UNIL. De plus, l’obtention de signature manuscrite est rallongée en moyenne en cas de télétravail. Dans cette application, une signature numérique de type « élevée » est utilisée (voir image 1). Pour ce processus, une petite application développée en interne permet de faire le lien avec la signature électronique. Elle permet les étapes suivantes :
- L’envoi d’une commande PDF aux personnes qui doivent la valider. À terme, le formulaire de commande sera également intégré à l’application, mais le formulaire PDF reste en vigueur pour le moment. (image 2
- La signature par les personnes en charge des approbations techniques ou budgétaires. Les personnes appelées à signer sont informées par mail.
- L’envoi à la centrale d’achat du Centre informatique qui confirme sa réception.
- La confirmation par la centrale d’achat que la commande est valide.
N.D.L.R.
Formellement, le processus numérisé est le processus de demande d’achat aboutissant à la centrale d’achat du Ci qui crée la commande définitive auprès des fournisseurs. Toutefois, pour une meilleure compréhension, le terme commande est conservé pour cet article.
Dans la pratique, l’application a été conçue de manière à modifier le moins possible le processus actuel et s’adapter aux différentes manières de procéder existantes dans les différentes facultés / services.
Les avantages principaux du processus numérisé devraient être les suivants :
- Forte réduction du temps pour obtenir les signatures et envoyer la commande à la centrale d’achat. En cas de blocage, un rappel peut être envoyé. L’expérience dans d’autres institutions montre que l’on peut passer de plusieurs jours à quelques heures en moyenne.
- Possibilité d’annuler une commande sans devoir récupérer le document papier.
- Toutes les demandes peuvent être retrouvées dans le portail avec date, signataires, etc.
- L’application permet de gérer les personnes ayant le droit de faire ces demandes, ou de les signer.
La mise en place de ce nouveau processus de commande d’achat informatique se fera par étapes à l’UNIL durant l’année 2022. Les facultés et services seront contactés par la centrale d’achat pour les accompagner sur le nouveau processus.
Comment signer électroniquement ?
Cette signature ne peut être faite que par l’intermédiaire d’une application dédiée, telle celle proposée par Switch. Bien que les fonctionnalités varient d’une application à l’autre, ainsi que le niveau de certification, elles sont généralement faciles d’utilisation, même sans formation.
Lorsque vous devez signer un document, un mail vous est envoyé pour vous donner accès au document depuis votre navigateur (image 3). Pour continuer, deux choix s’offrent à vous : soit refuser de signer soit apposer votre signature, la placer au bon endroit et valider le document. La procédure est donc simplifiée à l’essentiel avec ces 3 boutons.
La facilité d’utilisation est un critère important pour l’adoption d’un outil dans une institution comme l’UNIL. Bien qu’il n’y ait pas beaucoup de fonctionnalités complémentaires, cette application possède l’essentiel avec une très grande facilité d’utilisation.
Des nouveautés appelées à se répandre à l’UNIL
Autant l’utilisation de signature numérique que la numérisation des processus sont appelées à se répandre à l’UNIL. Toutefois, la numérisation de ce processus de commande nous a appris plusieurs choses :
- La signature numérique n’est pas suffisante pour numériser un processus, et pas nécessairement requise.
- La numérisation d’un processus doit être réfléchie ce qui nécessite souvent des adaptations organisationnelles. Si une seule tâche reste sous format papier, y compris l’archivage, la numérisation n’est pas efficace.
- La numérisation d’un processus standardise fortement le processus et peut poser des problèmes si les habitudes diffèrent d’une entité à une autre.
- Les aspects juridiques sont essentiels.
- L’implémentation du nouveau processus numérisé ne doit pas être négligé et prend du temps.
Durant 2022, le Ci prendra contact avec les personnes concernées pour expliquer et mettre en place ce processus numérisé.
Liens utiles
- Loi en vigueur sur la signature électronique (Lois, ordonnances et prescriptions techniques)
- Liste des organismes reconnue selon la loi sur la signature électronique
Image d’en-tête: Kelly Sikkema sur unsplash.com