La demande d’évolution du système d’information, pour les employés et employées qui veulent améliorer leurs outils IT

Un processus efficace et transparent a été mis en place pour être à l’écoute des demandes.

Pourquoi faire une demande d’évolution ?

Vous êtes employée ou employé UNIL?
Si vous constatez que vous passez trop de temps pour effectuer une tâche manuelle… Si vous détectez un nouveau besoin pour améliorer vos services internes ou externes à la communauté…
alors la suite de l’article vous concerne.

Si au contraire tout est parfait pour vous, nous sommes très heureux d’avoir pu vous fournir les applications IT dont vous avez besoin et nous poursuivrons leur maintenance.

Comment faire la demande?

Jusqu’à présent, pour l’employée ou employé UNIL qui souhaitait faire évoluer les applications informatiques nécessaires à son travail quotidien, la marche à suivre pour en faire la demande n’était pas des plus claires: on ne savait pas vraiment à qui s’adresser, ni si la demande allait être acceptée, ni combien de temps allait nécessiter la mise en place de ladite amélioration.

Heureusement, ce temps obscur est maintenant révolu, et la Directive 6.10 (gouvernance des développement informatiques du Ci de l’UNIL) précise la manière de faire.

Toutes les informations pratiques se trouvent dans notre catalogue de services, plus précisément sous « Demande l’évolution du système d’information ». De votre côté, la manière de faire est assez simple. Voici les points essentiels pour faire votre demande , qui sera initialement analysée par notre division des solutions métiers:

  • Vous contactez votre responsable direct et la personne responsable de représenter votre service ou faculté pour l’évaluation et la priorisation des projets informatiques. Ces personnes, nommées RSI (répondant du système d’information), vous aideront dans vos démarches pour préparer, transmettre et défendre votre demande.
  • Vous rédigez la demande et vous nous la transmettez dûment complétée. Au vu des nombreux besoins potentiels à l’UNIL, cette demande doit être détaillée aussi précisément que possible car elle sera la base pour les étapes suivantes du processus. Votre RSI peut vous aider et le Ci demandera des précisions si nécessaire.

Que va-t-il se passer ensuite?

Une première analyse rapide est faite sur trois axes en environ 10 jours et vous êtes recontacté, éventuellement par l’intermédiaire de votre RSI, pour en partager le résultat.

Selon les cas, une analyse plus complexe peut alors être nécessaire. Les trois axes comprennent :

  1. La faisabilité technique et les ressources nécessaires à sa réalisation. Dans certains cas, ces demandes finalement mineures peuvent être faites rapidement. Dans d’autres cas, certains problèmes techniques peuvent bloquer le projet.
  2. La dépendance envers d’autres projets existants. Par exemple, la migration à une nouvelle version de SAP ou de Jahia pourrait être un prérequis pour pouvoir réaliser votre demande.
  3. La valeur métiers et son urgence (obligation légale par exemple).

Avec cette analyse, votre demande sera évaluée en fonction des autres demandes, de son impact, de son alignement stratégique. Finalement une classification de priorité lui sera attribuée sur une échelle de A à E, où A représente une priorité élevée.

En fonction de ces résultats, et des ressources disponibles, la réalisation ou la non-réalisation de cette demande sera discutée par le comité de coordination des projets (COPRO), composé des RSI et de spécialistes techniques. En cas de décision de réalisation, la COPRO établira le planning en fonction des ressources disponibles (budget, RH, etc.). Ensuite la Direction de l’UNIL valide (ou non) le planning.

Réalisation de la demande

Dès que la réalisation de votre demande est planifiée, il est requis de la part du demandeur et/ou du référent-métiers (personne n’appartenant pas au Centre informatique et utilisateur d’une application) de dégager du temps pour affiner les besoins, tester la solution, puis l’optimiser, etc. L’expérience a montré que le résultat final ainsi obtenu est bien meilleur.

Quelques exemples de réalisations ayant suivi ce processus

De nombreuses réalisations ont déjà été traitées selon ce processus. Dans les projets mobilisant un nombre important de ressources s’étalant sur plusieurs mois, on peut citer entre autres:

  • la mise en place de Serval 2.75
  • la mise en place d’une application pour la génération et le stockage des DMP (Data Management Plan) désormais obligatoire pour les chercheuses et chercheurs
  • ou la nouvelle application mobile fournissant à tous les étudiants et PAT toutes informations pratiques indispensables au sein d’une communauté, par exemple.

Mais aussi des projets de durée plus courte, telles que:

  • la possibilité de lire les factures avec QRcode (obligation légale)
  • l’encaissement par carte de débit (parking, borne de recharge)
  • ou l’optimisation de certaines fonctionnalités de Sylvia, notre intranet.

Finalement, l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs peuvent participer à l’amélioration du système d’information

Bien qu’un système d’information d’une université soit très complexe, chaque employée ou employé peut (voire se doit de) participer à son amélioration continue. Vous n’avez pas à trouver une solution ou à comprendre la technique. Il vous suffit de rédiger une demande avec vos besoins et la valeur que va apporter cette amélioration à l’UNIL. Dans un second temps, des spécialistes feront pour vous les analyses techniques. Au final, les projets réalisés seront naturellement ceux qui ont le plus d’impact sur le fonctionnement de l’UNIL en fonction du plan stratégique de la Direction.

Petit lexique

(détails dans la directive 6.10)


COPRO : comité de coordination des projets
Il regroupe les RSI et des spécialiste techniques. Il a pour missions principales d’évaluer les demandes en fonction des besoins de l’ensemble de la communauté universitaire puis de proposer un planning pour leur réalisation. Durant la réalisation, ils sont informés de l’avancement des projets et la COPRO peut intervenir si la situation le nécessite.

RSI : répondant du système d’information
Personne clé pour transmettre la demande d’évolution du système d’information. Elle a une connaissance des projets de l’ensemble de l’UNIL et participe ainsi à la coordination des différents projets entre facultés et/ou service

RM : référent métier
Personne d’un service central ou d’une faculté qui est spécialiste d’une application et qui est donc l’interlocuteur privilégié pour cette application. En cas de projet/demande sur cette application, le(s) référent(s) métier est(sont) impliqué(s).

Liens utiles  

Illustration: © Chatree Bamrung | Dreamstime.com