À l’automne 2023, la Direction de l’UNIL, sur recommandation du Centre informatique (Ci), a officialisé le décommissionnement du service SwitchDrive qui aura lieu le 30 juin 2024. Bien que SwitchDrive maintienne ses services au niveau national, l’UNIL a décidé de se retirer du consortium des hautes écoles suisses qui continuent d’utiliser ce service. Cette décision résulte principalement du contrat conclu avec Microsoft et de la mise à disposition de OneDrive, un outil offrant des fonctionnalités similaires à SwitchDrive.
L’arrêt de cet outil met en lumière la trajectoire de l’UNIL en matière de protection des données de recherche et de développement d’outils de stockages mis à disposition de sa communauté. Au moment de la mise en service de SwitchDrive à l’UNIL, l’outil représentait une première alternative nationale aux clouds commerciaux de type Dropbox caractérisés par une sécurité et des mesures de protection des données quasi inexistantes, et soumises avant tout à des logiques commerciales. Considéré comme offrant un niveau de sécurité satisfaisant, SwitchDrive a été adopté dans les pratiques des chercheur·e·s au sein de notre Faculté. Toutefois, ces dernières années, en raison d’une meilleure compréhension des enjeux de sécurité et d’une application plus stricte du cadre réglementaire de protection des données, il est actuellement déconseillé de stocker des données sensibles sur SwitchDrive en raison de l’absence d’un système de chiffrement dans ce service. Chaque outil technologique correspond au besoin de son époque.
Au sein de l’UNIL, un groupe de travail a été créé. Il est formé par des représentant·e·s du Ci-DSSH, Ci-DCSR, UNIRIS, CSE afin de coordonner le décommissionnement, la communication et le soutien autour de la migration des données, ainsi que de mettre en place un guide pour aider la communauté UNIL à choisir le bon service de stockage en fonction des données à héberger.
Comment et où migrer ses données de recherche ?
Étape 1 : Identifier le type de données de recherche. Ces dernières sont à distinguer des données administratives et des supports de cours auxquelles les solutions ci-dessous ne s’appliquent pas. Selon le cadre légal de la Loi vaudoise sur la protection des données personnelles (LPrD), vos données peuvent être :
non-personnelles : Ne se rapportant pas à une personne identifiée ou identifiable
personnelles : Toute information qui se rapporte à une personne identifiée ou identifiable (art.4, LPrD)
sensibles : Toute donnée personnelle se rapportant :
- Aux opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, ainsi qu’à une origine ethnique ;
- À la sphère intime de la personne, en particulier à son état psychique, mental ou physique ;
- Aux mesures et aides individuelles découlant des législations sociales ;
- Aux poursuites ou sanctions pénales et administratives. (art.4, LPrD)
Étape 2 : Identifier les espaces de stockage existants en fonction du type des données de recherche. Chaque type de données de recherche exige un espace de stockage avec un niveau de sécurité approprié.
Données non-personnelles :
À l’UNIL, vos données de recherche « non-personnelles » peuvent être migrées de SwitchDrive à :
- One Drive. Pour cela, merci de suivre le guide du Ci
- Le NAS de la DCSR
- Pour les données dites « froides », donc peu utilisées, il est possible d’utiliser un « Long Term Storage » (LTS) dédié à la conservation à long terme. Ce service est disponible à la DCSR
Données personnelles :
À l’UNIL, vos données de recherche « personnelles » peuvent être migrées de SwitchDrive à :
- One Drive. Pour cela, merci de suivre le guide du Ci
- Le NAS de la DCSR
- Pour les données dites « froides », donc peu utilisées, il est possible d’utiliser un « Long Term Storage » (LTS) dédié à la conservation à long terme. Ce service est disponible à la DCSR
Données sensibles : Solution de stockage chiffré de la DCSR (Tresorit)
Vos données sensibles ne peuvent pas être hébergées sur OneDrive ! Depuis octobre 2023, suite à l’arrêt de la solution Boxcryptor attendue pour fin juin 2024, l’UNIL utilise la solution Tresorit (Documentation ici) pour le stockage et le partage des données de recherche sensibles,. L’outil se présente sous la forme d’une interface web ou d’un logiciel à installer sur l’ordinateur où il est possible de déposer et partager, entre membres d’un projet, vos données de recherche. Les données sont stockées en ligne de manière chiffrée. Il est possible de les synchroniser sur le disque dur de votre ordinateur et d’y avoir accès localement. Tresorit fournit aussi une traçabilité des données et une journalisation des accès qui le rendent adapté aux projets LRH et accepté par la CER-VD.
Pour qui ? Étudiant·e, enseignant·e, chercheur·euse, PAT peuvent disposer d’un espace, toutefois la demande doit provenir d’un·e chef·fe de projet / porteur·euse de projet (Principal Investigator comme désigné dans la directive 4.5 art. 4). Ce service est gratuit pour les membres de l’UNIL, mais payant dès le·la 4ème collaborateur·trice externe par Pi.
Comment ? Si vous pensez que vos données de recherche ont un caractère sensible (LPrD art. 4 ou LRH art. 2), veuillez contacter Ellina Mourtazina (data steward SSP) qui vous aidera à faire une demande à la division calcul et soutien à la recherche (DCSR). À la suite de cette demande, un rendez-vous en présentiel vous sera proposé afin d’installer et configurer Tresorit d’une part, et de chiffrer votre ordinateur d’autre part.
Bon à savoir : Pour les collaborateur·trice·s qui souhaitent continuer d’utiliser SwitchDrive, par exemple dans le cadre de projets collaboratifs en cours avec des institutions de recherche nationales encore partenaires du réseau SwitchDrive, l’unique possibilité est d’obtenir des vouchers de la part d’universités partenaires.
Ellina Mourtazina, Data Steward SSP