Aspects pratiques
Pour accéder à cette fonctionnalité, il faut se rendre sur la version web de Word uniquement via le navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge (Safari et Firefox ne sont pas supportés). Vous pouvez cliquer sur l’onglet Accueil > Dicter > Transcrire pour atteindre le volet de retranscription. Là, vous avez le choix entre le chargement d’un fichier audio ou le démarrage de la retranscription directement.
Vous noterez que vous disposez de 300 minutes de transcription par mois (ce temps ne peut pas être augmenté). En ce qui concerne la sécurité des données que vous pourriez déposer sur ce service, Microsoft précise que les fichiers audios sont envoyés sur leurs serveurs mais supprimés dès la transcription terminée. En cas de doute relatif à la confidentialité des données, vous pouvez vous reporter à notre outil d’aide à la décision pour vous orienter. Si vous désirez plus d’informations sur l’utilisation de cet outil, vous pouvez consulter la documentation de Microsoft.
Afin d’avoir un avis plus éclairé quant à l’utilité effective de cette fonction, nous avons invité quelques personnes qui ont l’habitude de retranscrire des entretiens à nous donner leur avis. Vous trouverez ci-dessous les avantages et les inconvénients soulevés durant les tests.
Aspects positifs
- Rapidité : il ne faut au logiciel que quelques minutes pour transcrire des entretiens de plus d’une heure.
- Simplicité : l’utilisation de la fonctionnalité ne requiert pas de compétences particulières et sa mise en place et facile.
- Précision : plusieurs personnes ont noté que la transcription fonctionnait particulièrement bien quand il n’y avait que deux interlocuteurs qui ne se coupaient pas la parole.
- Multilinguisme : de nombreuses langues peuvent être sélectionnées dans l’outil.
- Bon pour le moral : voir autant de pages générées automatiquement a un impact plutôt agréable sur le moral.
Aspects négatifs
- Précision : la précision de la retranscription est variable. Si l’on dépasse deux personnes le logiciel a de la peine à détecter les tours de parole. Quand des personnes se coupent la parole ou parlent en même temps, le même problème est constaté.
- Personnalisation : les besoins et les habitudes de transcription varient grandement d’une personne à une autre, mais aussi d’un champ de recherche à un autre. Par exemple, la retranscription gère assez mal la ponctuation qui peut être un aspect important. Par ailleurs, les signaux non verbaux ne sont pas pris en compte : les hésitations, temps de réponse, les émotions ou le ton ne sont pas captés.
- Immersion : la retranscription constitue déjà un temps d’analyse qui est quelque peu perdu avec la retranscription automatique.
- Cet outil ne peut pas être utilisé pour les données de recherches sensibles.
Une bonne base de travail
En fin de compte, cet outil semble être utile comme base de travail, cela fait du bien au moral d’avoir un texte généré, ce ne sera pas parfait, mais il est possible de réécouter et modifier la transcription. Cet outil ne conviendra pas à tous les usages, surtout ceux demandant une transcription très précise. Cependant, à l’heure actuelle, aucun outil ne permet une retranscription tout à fait fidèle. L’outil de Microsoft a pour lui sa gratuité pour la communauté UNIL via son intégration à la suite Office ainsi que sa grande plage de langues disponible.
Image d’en-tête générée par Karim Khouw Zegwaart