Microsoft Planner, c’est quoi?
Planner est un outil permettant de planifier un projet en créant soit un plan, soit un tableau contenant différentes tâches à réaliser. Son principal avantage est que l’on peut rapidement et en un coup d’œil avoir un état des lieux du projet et de l’avancée des différentes tâches. Cet outil peut être utilisé de façon personnelle, mais prend tout son sens lorsqu’il s’inscrit dans une logique de travail collaboratif.
Chaque tâche prend la forme d’une boîte de contenu que l’on peut éditer. On y ajoutera un titre, un label, un responsable, une liste de tâches, une date de réalisation, etc. Cette boîte peut ensuite être placée dans une colonne thématique, et être marquée par différents tags (à faire, en cours, terminé, etc).
Dans notre exemple ci-dessous, un plan créé pour le projet « Congrès 2021 » contient deux colonnes, nommées « Technique » et « Restauration ». Dans ces deux colonnes, on créera les tâches à effectuer pour la bonne tenue du congrès (réserver la salle, générer un accès Wi-Fi, réserver le restaurant, etc).
Combiner Planner et Teams
Si l’accès à un plan seul permet déjà d’avoir une vue d’ensemble d’un projet, il peut être encore plus pertinent de lier ce plan à une équipe dans Teams.
Reprenons notre « Congrès 2021 »: dans le cadre du projet, on créée donc d’abord une équipe Teams. Puis on créée un plan directement via l’application Teams pour afficher les tâches de chacun et chacune.
Le projet « Congrès 2021 » se gère alors dans Teams, qui a l’avantage de centraliser les différents outils nécessaires (partage de fichiers, visio-conférence, canaux de discussion et bien sûr le plan de répartition des tâches).
Qui peut accéder à Planner, et comment?
L’accès à Planner se fait via l’attribution d’une licence obtenue sur notre portail de distribution de logiciels (https://www.unil.ch/ci/distrisoft). Les licences sont accessibles à toute personne disposant d’une adresse unil.ch. Une fois la demande traitée, on accède alors à ses plans sur https://tasks.office.com
Aller plus loin
- Accès au service Planner: https://www.unil.ch/ci/distrisoft
- Accéder à ses plans: https://tasks.office.com
- Documentation en ligne (créer un plan dans une équipe Teams, lier un plan existant à une équipe Teams, etc.)
- Pages d’aide en ligne sur le site de Microsoft
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