Contexte
Le Service Culture et Médiation scientifique (SCMS) propose des programmes culturels et de médiation scientifique à destination du grand public dont L’Éprouvette qui propose des activités pédagogiques et pratiques dans de nombreux domaines de la science. Pour gérer ces activités, le SCMS utilisait une application créée en interne et intégrée à Sylvia, qui est notre système de gestion des études.
Dans le cadre de la modernisation de Sylvia, la stratégie est de ne conserver que les applications directement liées à la gestion des études dont le développement en interne se justifie. Les applications pouvant être substituées par des solutions standards du marché plus adaptées, plus évolutives et plus flexibles sont sorties de Sylvia. L’application pour la gestion de L’Éprouvette faisant partie de cette catégorie, elle a donc été remplacée.
But de la nouvelle solution
Dans le cadre de son activité de médiation scientifique, le SCMS propose de multiples ateliers pour des publics allant des enfants aux adultes en passant par les activités scolaires. Ces ateliers sont animés par plus d’une centaine d’animateurs à temps partiel. Ce fonctionnement par petites équipes rend la planification, la coordination, la gestion des ressources, le suivi des disponibilités des animateurs et toutes les démarches administratives en général particulièrement complexe. Le nouveau système devait donc permettre un suivi fin, plus aisé et plus rapide des différentes contraintes liées à l’organisation, le suivi des ateliers et les interactions avec le public.
Le système de réservation en place n’était plus adapté aux besoins du public. Pour les particuliers, le processus d’inscription se révélait complexe : absence de liste d’attente, absence de jauge maximale, interface peu intuitive, impossibilité de régler les ateliers en ligne et obligation de payer en espèces le jour de l’activité, etc. Du côté des établissements scolaires, la procédure de réservation était particulièrement lente, retardant l’envoi des confirmations définitives. Le dispositif ne correspondait plus aux standards actuels. L’objectif du projet était donc de simplifier les démarches, faciliter l’accès à l’information, diversifier les modes de paiement et réduire les délais de traitement.
L’organisation des ateliers demandait également une coordination complexe et donc une perte de temps pour les équipes. Les nouveaux outils devaient donc permettre une planification plus aisée pour les organisateurs et d’augmenter les capacités d’animation du SCMS par la même occasion.
La solution combine une application, une billetterie et un outil de planification
Premièrement, le produit MAPADO est utilisé comme solution de billetterie. Il intègre les fonctionnalités nécessaires à la gestion des réservations, à leur suivi, au contrôle de la fréquentation des ateliers ainsi qu’au traitement des paiements et à la gestion de la base de données des participants. C’est également lui qui interagit avec les participants, à travers le site web du SCMS.
Les avantages de cet outil sont, pour le public, des processus similaires à d’autres sites de réservation connus, ce qui facilite son utilisation. De plus, comparativement au système précédent, il y a une augmentation du nombre de fonctionnalités comme l’intégration des différents types de paiement. Pour les collaborateurs, l’outil permet un suivi des ventes en temps réel ainsi qu’un suivi de la relation client (CRM) qui était absent dans le système précédent.
Deuxièmement, le produit de planification ORFEO, spécialisé dans les métiers du spectacle, est un outil à usage interne du SCMS et qui doit simplifier la gestion et les tâches de l’ensemble des personnes impliquées dans les activités de L’Éprouvette. Il permet, par exemple, une meilleure planification des heures de travail, la récolte et le suivi des indisponibilités, et le suivi des heures de travail effectuées pour chacun des animateurs. Cet outil propose également une application mobile pour les animateurs dont le travail n’est pas cantonné à un bureau.
A noter que ces applications étant déjà utilisées par La Grange, le besoin de formation est donc faible et l’UNIL évite de disperser ses compétences dans de multiples outils différents.
Les avantages de la nouvelle solution
Fini le cash dans votre poche à apporter le jour de l’atelier. Le paiement se fait désormais à la réservation, avec différentes cartes, y compris TWINT. Vous pouvez donc aller à l’activité sans devoir vous préoccuper de cet aspect.
Le système indique les activités qui sont complètes et ne permet pas une réservation au-delà du nombre maximum, ce qui n’était pas le cas avant. Plus de risque qu’une réservation soit refusée après-coup. A noter que le public a également accès à divers outils standards comme son historique, l’usage d’un panier, etc.
Pour les écoles qui réservent une activité, il n’est plus nécessaire d’attendre des semaines avant de recevoir une confirmation pour l’activité, parfois trop tardivement. Les tâches de planification qui se faisaient après la réservation sont désormais faites en amont. La confirmation est donc immédiate au moment de la réservation. L’enseignant peut donc réserver et s’organiser sans devoir chercher une solution alternative en cas de non-confirmation.
Bien que le site web principal ait peu changé, les pages dédiées aux différentes activités ont été remaniées pour intégrer les informations supplémentaires. Je ne peux donc que vous encourager à aller voir le site de L’Éprouvette pour y découvrir leurs activités et le nouveau programme. Naturellement, pour se rendre compte du fonctionnement de la nouvelle solution, il faut participer à une activité. C’est donc l’occasion d’aller découvrir un nouveau domaine pour vous ou pour vos enfants parmi les nombreuses activités proposées.
En savoir plus
- Le site de l’Éprouvette
- Notre article sur la modernisation de Sylvia
Image d’en-tête générée avec DALL·E par Karim Khouw Zegwaart. En savoir plus sur notre utilisation de l’IA générative.