L’usage principal que faisaient les étudiantes et étudiants de notre intranet administratif était de s’inscrire à leurs enseignements et évaluations. Depuis la rentrée d’automne 2025, ces inscriptions ont changé d’outil, de logique et d’allure.
Dans les coulisses de ce changement : de l’optimisme, des sueurs froides, du suspense et beaucoup d’apprentissages !
Suivez la modernisation de Sylvia !
Faire d’une pierre deux coups ?
Ce devait être un projet purement technique : rendu nécessaire par les travaux de modernisation de notre système d’information académique, Sylvia, il s’agissait « simplement » de transposer les fonctionnalités existantes d’un système à un autre. Facile.
Mais pourquoi se priver d’une opportunité attendue de longue date par le corps estudiantin ? En effet, des échecs administratifs avaient jusque-là régulièrement sanctionné celles et ceux que l’interface d’inscriptions de Sylvia, vieillie et compliquée, avait piégés à leur insu. Repenser l’ergonomie du système ne devait pas alourdir démesurément le projet, n’est-ce pas ?
Ainsi, même s’il s’était trouvé des Jiminy Cricket qui se doutaient bien que tout ne serait pas si anodin, une première planification prévoyait candidement un projet de 9 mois, étude préliminaire comprise.
Calme relatif avant…
Les facultés ont été consultées, tout comme les propositions des associations étudiantes. A la fin de la phase d’étude, bouclée au printemps 2024, le projet s’oriente résolument pour une ergonomie chamboulant l’ancienne logique. On passe d’une inscription en deux temps (d’abord aux enseignements, puis, sur une autre page, aux évaluations), à une page d’inscription unique, où figurent tous les éléments auxquels il est possible de s’inscrire.
Une vue d’ensemble largement saluée par les facultés, mais ces dernières se doutent qu’il y aura complication sous roche ; la mise en production, prévue initialement pour la rentrée de septembre 2024, est reportée à février 2025.
Qu’à cela ne tienne, cela laissera plus de temps pour organiser la collaboration des deux équipes IT impliquées : celle maintenant l’ancien système, qui garde toutes les données et la partie administrative, et celle derrière le portail MyUNIL, qui fera office de nouvelle interface pour les étudiantes et étudiants. Cela n’aura pas été anecdotique que d’instaurer un rythme de travail, établir un vocabulaire commun, partager des outils de suivi et se mettre d’accord sur la manière de faire passer les informations entre les deux systèmes.
… la tempête !
En septembre 2024, les premiers développements commencent. Petit à petit, la sueur perle sur les fronts. Il faut retrouver les règles métier qui régnaient sur l’ancien système d’inscription, les adapter à la nouvelle logique, les transmettre au nouveau système ; or, Sylvia est soumis à un programme de modernisation justement parce que le code qui le fait fonctionner est tristement célèbre pour ses entrelacs et sa profusion chaotique. Impossible de mettre la main sur un bel ensemble de règles bien empaqueté, il faut un travail de fin limier pour les retrouver toutes.
Les facultés, qui n’avaient plus été sollicitées depuis l’étude réalisé en début d’année, sont soudain invitées à tester les premiers résultats. Ils sont hélas si peu concluants qu’il faut se résoudre à repousser une nouvelle fois la mise en production.
L’équipe retourne à l’ouvrage, peaufine les réglages et ajoute même de nouvelles fonctionnalités comme la possibilité de bloquer les inscriptions en cas de dépassement d’un certain nombre de crédits. Quelques rounds de tests et de correctifs avec les facultés (et quelques étudiant·es) plus tard, la nouvelle interface semble prête cette fois-ci, et le suspense est à son comble.
Nous sommes le 14 juillet 2025, date ultime pour décider si passer en production pour la rentrée de septembre ou non. Les facultés hésitent. La nouvelle interface sera-t-elle à la hauteur ? Permettra-t-elle de s’inscrire là où il faut, et empêchera-t-elle de s’inscrire là où il ne faut pas ? Faudra-t-il vérifier manuellement des milliers de dossiers pour s’en assurer ?
En effectifs limités pour gérer d’énormes volées d’étudiant·es, la faculté des SSP annonce la couleur : elle ne fera pas le pas pour septembre. Plusieurs autres facultés annoncent vouloir suivre ce choix, par solidarité. Le Comité de pilotage devra-t-il imposer sa solution aux facultés contre leur gré, ou renoncer alors que le projet était à bout touchant et que les équipes saturent ?
Iels vécurent heureux·ses et eurent beaucoup d’inscriptions
Coup de théâtre, un compromis est trouvé juste à temps et le Comité de pilotage annonce à la satisfaction générale le passage en production pour la rentrée de septembre, pour toutes les facultés et écoles, sauf SSP pour qui ce délai ne pouvait être tenu.
Proposer deux interfaces d’inscription en parallèle aura demandé des ajustements, mais s’est avéré faisable. A la rentrée de septembre, tout se déroule comme espéré : les facultés ne sont pas prises d’assaut par des étudiant·es désemparé·es, il n’y pas d’erreurs massives d’inscription et si l’usage de la nouvelle interface permet bien de repérer les quelques bugs qui n’avaient pas pu être débusqués par les tests, tout est très vite corrigé.
Le projet aura permis de refaire et moderniser le code de Sylvia (l’objectif technique initial, atteint), de rapprocher deux équipes IT (bénéfice collatéral) et de tester différentes manières d’impliquer les facultés (domaine où il est toujours possible de faire mieux). Cependant, tout cela n’est pas grand-chose à côté de la satisfaction témoignée par le corps estudiantin face à sa nouvelle interface d’inscriptions qui a pu être éprouvée durant des séances de “test d’utilisabilité” : la meilleure des récompenses !
Mais ensuite ?
Rentrée de printemps, tout le monde est content, y compris SSP qui confirme son passage au nouveau système.
Cependant, contrairement aux plus beaux récits, qui cessent de déployer leurs aventures une fois le point final posé, l’histoire des inscriptions dans MyUNIL continuera à se dérouler. Par exemple, les étudiantes et étudiants découvriront un nouveau design pour leur portail MyUNIL : ce dernier change en effet d’aspect pour s’aligner avec la ligne graphique du site web de l’UNIL.
D’autres surprises attendent encore. Qui sait, pour un prochain épisode ?
Des questions, commentaires ou souhaits de précisions techniques ?
L’équipe du programme vous lira avec plaisir à l’adresse modernisation.sylvia@unil.ch !
Image d’en-tête générée avec DALL·E par Karim Khouw Zegwaart. En savoir plus sur notre utilisation de l’IA générative.