Modernisation Sylvia — État à mi-2024

Petit rappel : moderniser, mode d’emploi

Sur plus de trente ans, Sylvia a accumulé une multitude de fonctionnalités très variées, ajoutées selon les normes ou les connaissances des développeurs de différentes époques ; ses coulisses forment un incroyable imbroglio, un peu comme la maison d’un parent qu’il faudrait vider à la suite de son départ à l’EMS pour la rendre à nouveau vivable pour une nouvelle génération d’occupants et d’occupantes.

La stratégie adoptée pour faire de l’ordre tient en trois points :

• Trier : les fonctionnalités qui ne concernent pas les offres de cours et les dossiers des étudiantes et étudiants doivent être gérées par d’autres outils que Sylvia. On parle alors d’externalisation.
• Réorganiser : ou comment faire pour que d’autres applications de l’UNIL puissent utiliser facilement et rapidement les données de Sylvia. Une fois ce point traité, il sera alors possible de déléguer certaines fonctionnalités de Sylvia à d’autres applications dont l’usage aurait plus de sens. C’est ce qu’on appelle la satellisation.
• Simplifier : le code des fonctionnalités qui restent dans Sylvia doit être revu pour le rendre cohérent et plus facile à comprendre et faire évoluer. Ce travail complexe et de longue haleine a pour nom refactorisation.

Cette stratégie et les lignes directrices qui donnent des précisions sur comment aborder chacun de ces points ont été revues par des experts externes à l’UNIL.

Trier : 8 applications ont déjà quitté Sylvia

Qui utilise encore la gestion des subsides de recherche dans Sylvia ? … silence, yeux ronds. Non, vraiment, jamais entendu parler, on gère ces subsides autrement, de nos jours. Comprendre : tout le code de Sylvia derrière cette gestion des subsides ne sert plus à rien et peut être supprimé. Il en va de même pour 6 autres applications (au sens d’ensemble de fonctionnalités de Sylvia), dont nous avons pu alléger Sylvia dans le courant 2023.

Lorsqu’en revanche une application est utilisée, comme la populaire plateforme d’offre d’emplois pour étudiantes et étudiants, il faut lui proposer un remplaçant avant de retirer son code de Sylvia. L’équipe administrant cette plateforme, notre Service des affaires sociales et de la mobilité étudiante (SASME), s’est fortement impliquée pour définir les fonctionnalités que le nouvel outil devait garantir et pour identifier les données qui devaient être récupérées par le nouveau système ou au contraire se faire archiver voire supprimer. Une fois la nouvelle plateforme en place, c’est encore le SASME qui s’est assuré que les employeurs s’y retrouvent pour poster leurs annonces.

Les efforts ont été conséquents, mais ont largement payé. La nouvelle plateforme est basée sur une solution vraiment dédiée à la gestion des offres d’emplois, iTalent, avec une ergonomie et des fonctionnalités modernes et adaptées.

Cette première expérience d’externalisation s’est ainsi réalisée à la satisfaction de toutes les équipes concernées, mais cela n’a pas été complètement aisé. Côté informatique, les développements étaient peu complexes, mais des questions essentielles pour la suite de la modernisation de Sylvia ont émergé : qui finance l’achat des licences, ou comment accompagner au mieux les collègues qui n’ont aucune expérience en négociation avec des prestataires externes ?

Réorganiser

Moins visible, mais également crucial : sur le premier semestre 2024, c’est toute la communication entre Sylvia et MyUnil qui a été revue. MyUnil est le portail par où les étudiantes et étudiants accèdent à leurs données et documents administratifs, leurs horaires de cours, ou encore et surtout : leurs notes d’examen.

Avec le travail entrepris cette année, les deux systèmes se parlent en temps réel au moyen d’API dûment documentées et sécurisées. Pour mieux comprendre, imaginez Sylvia et MyUnil comme des appareils que l’on a désormais dotés d’un port USB. Il devient alors facile de les connecter l’un à l’autre avec un câble standard. Et le plus beau : grâce à ce port USB, Sylvia pourra dorénavant être raccordé à d’autres systèmes tout aussi facilement.

Cette réorganisation ouvre la porte à de nouveaux développements qui seront finalisés dans les semaines à venir, comme la possibilité pour les membres du corps estudiantin de s’inscrire à leurs enseignements via MyUnil et non plus dans Sylvia, qu’ils et elles n’utilisent pas sinon.

Plus d’information à ce propos dans un prochain article !

Simplifier

Lorsque les différents patois ont été interdits dans les écoles au profit du français, l’objectif était d’imposer une langue commune qui cimenterait une certaine identité régionale. Et comment imposer une langue sans un livre de grammaire, qui définisse ce qu’est le « bon français » ?

À ce jour, le principal résultat du projet de standardisation du code de Sylvia est d’avoir créé justement cette grammaire, pour donner cette langue commune que devront pratiquer tous les petits morceaux qui constituent Sylvia. La suite du travail consistera à leur « enseigner » cette langue.

Des exemples plus concrets et les problèmes qu’une standardisation de code permet d’éviter vous seront également détaillés dans un futur article de ce blog.

L’aventure continue

Les quelques résultats décrits ci-dessus ne sont que les premiers d’une longue liste. Les suivants sont en cours de préparation, plusieurs projets étant en cours.

Notamment, vous entendrez peut-être parler d’un « métaportail applicatif », qui servira de point d’entrée pour la communauté UNIL vers l’ensemble des applications utilisées au quotidien (Sylvia ou autre), et qui devrait agréablement remplacer et compléter la liste des menus Sylvia.

Pour plus de détails sur toutes les nouveautés à venir, rendez-vous l’année prochaine pour un nouvel article sur ce blog : nous vous raconterons tout !