Le 1er mars 2023, la Direction de l’UNIL a approuvé des modifications de la Directive 4.1 concernant les contrats de recherche avec des tiers. Voici quelques rappels généraux à prendre en compte lors de l’élaboration de vos contrats de recherche.
Suis-je obligé·e d’établir un contrat (ou une convention) pour chacune de mes collaborations de recherche ?
Il est vivement conseillé d’établir un contrat ou une convention de recherche. En cas de doute, vous pouvez vous adresser au Service juridique pour les accords avec des partenaires publics et au PACTT pour les accords avec des partenaires privés (cf. détails ci-dessous). En effet, un contrat ou une convention peut s’avérer très utile pour clarifier les attentes et les devoirs des parties prenantes, déterminer les conditions financières éventuelles qui pourraient conduire à l’ouverture d’un fonds, garantir une collaboration ou l’accès à des données ou à un terrain de recherche, etc.
Est-ce que je peux établir un contrat ou une convention de recherche sans consulter les juristes de l’UNIL et/ou sans l’annoncer au Décanat SSP ?
Non. La Directive 4.1, art 6, stipule le devoir de tout·e collaborateur·trice qui entend conclure un contrat d’annoncer son projet avant le début des négociations au service juridique ou au PACCT. De plus, tous les contrats et conventions de recherche doivent être annoncés au Décanat SSP avant signature et validés par le Service Juridique de l’UNIL ou le PACTT, dépendant du type de partenaire.
Quelle différence entre le Service Juridique et le PACTT ?
Le traitement des contrats de recherche avec des tiers mentionnés par la Directive 4.1 est réparti entre le Service Juridique et le PACCT selon les critères suivants : s’il s’agit de partenaires privés tels que les fondations, industries, associations, les contrats sont traités par le PACTT. En cas de partenaires publics tels que les universités, les hôpitaux, les organisations étatiques, les contrats sont alors traités par le Service Juridique de l’UNIL. Il existe des exceptions à ce principe, mais dans tous les cas, le contrat sera traité par un des deux services sans préjudice pour le·la chercheur·euse concerné·e.
Attention aux overheads et TVA
L’Université perçoit des overheads (redevance) sur tout produit enregistré. Ces overheads doivent permettre de couvrir en partie les coûts indirects (notamment coûts d’infrastructure et de gestion) liés aux activités de recherche, de mandats, de fournitures de prestations diverses ou ventes de marchandises.
Le taux d’overheads perçu par l’Université s’élève à 13% du total des produits hors TVA. À cette fin, le·la chercheur·euse est responsable d’inclure dans le budget total du projet de recherche ou de la prestation de service une rubrique « frais de fonctionnement » qui correspond et équivaut à 15% des coûts directs du projet ou de vérifier lui-même auprès du service compétent les aspects incertains, si nécessaire. Certaines prestations d’organismes partenaires formellement décidées par la Direction de l’Université peuvent être exonérées d’overheads.
Il conviendra de prévoir que le montant total indiqué dans le contrat doit couvrir également les frais de TVA qui s’élèvent à 8.1%.
En SSP à qui puis-je m’adresser pour obtenir de l’aide et quelle est la procédure à suivre en SSP ?
Dans un premier temps, vous pouvez vous adresser au·à la futur·e Adjoint·e recherche de la Faculté afin de mieux cerner vos besoins, les objectifs du contrat et pour une vérification des éléments budgétaires. Dans ce cas, l’Adjoint-e Recherche fera l’interface avec le Service Juridique de l’UNIL et le PACTT si souhaité et se chargera de la mise en signature pour le·la Doyen·ne ou la Vice-Rectrice Recherche dépendant du montant financier en jeu (cf. Directive 4.1).
Vous pouvez aussi contacter ces services centraux directement. Les juristes de l’UNIL sont à votre disposition pour vous conseiller, vous aider dans la rédaction et la négociation de contrats ou conventions de recherche par le biais de l’adresse e-mail générique (pactt.legal@chuv.ch ou secretariat.servicejuridique@unil.ch). Néanmoins, comme mentionné plus haut, selon la Directive 4.1, tous les contrats et conventions de recherche doivent être annoncés au Décanat SSP avant signature et validés par le Service Juridique de l’UNIL ou le PACTT.
Ellina Mourtazina
Consultante de recherche, data steward SSP