Processus standard pour le départ d’un PI/groupe de l’UNIL

Lorsqu’un Principal Investigator (PI) ou son groupe quitte l’UNIL (en cas de changement d’institution, de départ à la retraite ou de décès), ses données de recherche doivent être archivées sur les infrastructures dédiées de l’UNIL, conformément aux procédures en vigueur.

1. Copie des données – Changement d’institution

Si le PI rejoint une autre institution, il peut demander une copie de ses données de recherche. Sa demande formelle (voir le document “Protocole applicable aux Principal Investigator quittant l’Université de Lausanne et souhaitant emporter une copie des données de recherche de leur groupe de recherche”) doit être adressée au Décanat Recherche.

La demande doit inclure les éléments suivants :

  • Résumé de la recherche menée par le groupe.
  • Nature des données : recherche, données personnelles ou sensibles.
  • Autorisation de la Commission cantonale d’éthique (si applicable).
  • Informations sur l’institution d’accueil : nom, localisation et caractéristiques.
  • Présentation succincte de la recherche future prévue par le PI.

Procédure de validation

1.1. Décanat Recherche :

  • Évalue la demande et émet un préavis.

1.2. En cas d’accord favorable :

  • Un contrat de cession est rédigé par le PACCT.
  • Le contrat est validé et signé par toutes les parties concernées :
    • Un représentant de l’institution d’accueil.
    • Le Vice-Doyen Recherche et Innovation FBM.
    • Le Vice-Recteur Recherche et Relations internationales UNIL.

2. Archivage des données sur bandes magnétique– Changement d’institution ou retraite

Six mois au minimum avant son départ, le PI doit préparer ses données pour le stockage à long terme selon les étapes suivantes :

  1. Contact avec l’équipe Data Stewardship de la FBM (DSBU)
    • La DSBU assiste le PI dans les étapes suivantes :
      • Réorganisation et documentation des données.
      • Préparation semi-automatisée de fichiers README décrivant les données.
      • Validation finale du dossier avant migration des données des sites de stockage à court terme (NAS DCSR) vers le stockage à long terme (LTS) sans aucun frais pour le PI.
  2. Curation des données par le PI
    • Le PI trie, organise et supprime les données obsolètes.
    • Les données doivent être structurées par projets, thématiques ou publications.
  3. Documentation et transfert des données par le PI pour le Stockage à Long Terme (LTS) avec le soutien de la DSBU
    • Les données documentées par le PI sont transférées vers le stockage à long terme (LTS) pour en assurer la préservation pour les dix prochaines années.
    • La documentation inclut un fichier README conforme au modèle standard UNIL “README Long-Term Storage File Description”.
  4. Validation par la DSBU
    • Une fois les données prêtes, la DSBU effectue un contrôle qualité avant de valider le transfert vers le LTS.
    • Après validation et confirmation de l’archivage par la DSBU, le PI peut demander à la DCSR de révoquer ses accès aux projets sur les infrastructures de stockage.

3. Rôles et responsabilités

  • PI (Chef de groupe) :
    • Prépare, organise et documente ses données avant son départ. Il doit éliminer les données obsolètes.
  • Décanat Recherche (Vice-Doyen Recherche) :
    • Évalue les demandes de copie de données en vue d’un transfert vers une autre institution et émet une décision.
  • Juriste FBM (Administration FBM) : rédige et fait valider le contrat de cession
  • PACCT : valide et signe le contrat de cession.
  • Data Steward FBM (responsable de la DSBU, en lien avec UNIRIS) :
    • Aide à l’organisation et à la documentation des données via un fichier README.
    • Donne le feu vert pour l’archivage final des données via l’application de la DCSR.
  • DCSR (Responsable DCSR)
    • Procède à l’archivage définitif des données sur bandes magnétiques.
    • Révoque les accès aux données sur le serveur NAS_DCSR.

Documents et liens utiles