Protection des données

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Le réseau Alumnil est un service de l’Université de Lausanne (UNIL). Il a pour mission de regrouper les diplômé·e·s des 7 facultés de l’UNIL au sein d’un réseau exclusif pour leur permettre de développer leurs contacts personnels et professionnels, de maintenir leur savoir vivant et de conserver un lien avec l’UNIL.

Par le maintien d’un contact permanent avec les alumni, le réseau Alumnil contribue au rayonnement institutionnel et à la promotion de ses activités de recherche et d’enseignement.

L’étudiant·e qui s’inscrit à l’Université de Lausanne, est invité·e, dans sa demande d’immatriculation, à consentir à la communication de ses données à caractère personnel au réseau Alumnil, dès l’obtention de son premier diplôme universitaire.

Après l’obtention de son premier diplôme, l’étudiant·e sera invité·e à renouveler son consentement au moment de la commande de son grade.

Le Bureau des alumni traite ces données en vue de satisfaire exclusivement les finalités énumérées dans le présent document. Notre service accorde une très grande importance à la protection des données et à la vie privée des membres du réseau.

Types de données personnelles collectées et traitées

Nom, prénom, sexe, date de naissance, email privé, adresse postale et numéros de téléphone privé durant les études, adresses postales au moment de l’immatriculation et au moment de l’exmatriculation, pernum (identifiant UNIL personnel) et numéro d’immatriculation UNIL.

1. LES DONNÉES D’IDENTIFICATION

2. LES DONNÉES RELATIVES AU PARCOURS ACADÉMIQUE DU DIPLÔMÉ AU SEIN DE L’UNIVERSITÉ DE LAUSANNE

Grade obtenu, année et semestre d’obtention, branches principales d’études, option/mention du grade, institution, faculté, lieu, pays, code du grade (identification interne UNIL).

3. LES DONNÉES RELATIVES A LA MOBILITÉ ÉTUDIANTE

Année du séjour d’études à l’étranger, pays, ville, nom de l’université.

4. LES DONNÉES RELATIVES AU PARCOURS PROFESSIONNEL

Nom et adresse de l’employeur, secteur d’activité, type d’organisation, taille de l’entreprise, département, statut professionnel, niveau de carrière, adresse mail professionnelle, site web, numéro de téléphone, skype.

5. VISIBILITÉ DES DONNÉES SUR LA PLATEFORME ALUMNIL

Par défaut, pour chaque profil, l’annuaire du réseau n’affiche que les données suivantes :

Nom, prénom, données académiques.

Chaque membre du réseau a toutefois la possibilité de sélectionner les données qu’il souhaite rendre visibles par les autres utilisateurs. Il peut également rendre l’intégralité de son profil invisible.

6. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les données sont conservées sur la plateforme Alumnil lorsque le titulaire d’un compte est immatriculé à l’UNIL afin de suivre un cursus universitaire additionnel.

Après l’exmatriculation pour grade, si le titulaire d’un compte n’a pas validé son appartenance au réseau et, par conséquent la présente politique de confidentialité et les conditions d’utilisation du portail, les données énumérées ci-dessus seront conservées durant 5 semestres afin de lui permettre de conserver son profil sur la plateforme Alumnil et de bénéficier d’une adhésion gratuite à une association d’alumni de l’UNIL.

Pour les titulaires d’un compte ayant validé leur appartenance au réseau et donc à la présente politique de confidentialité des données, les données seront conservées aussi longtemps qu’ils n’exprimeront pas la volonté de les voir supprimées.

7. MODIFICATION OU FERMETURE DU COMPTE

Le titulaire d’un compte peut – à tout moment – désactiver son compte sur la plateforme Alumnil. Il perdra alors ses accès à la plateforme et son profil sera invisible pour les autres utilisateurs. La procédure de désactivation est disponible en ligne sur la plateforme Alumnil (article sur la visibilité de votre profil).

8. COMMUNICATION DE DONNÉES A DES TIERS

Le réseau Alumnil est susceptible de communiquer les données personnelles des membres :

• aux responsables de cursus au sein des facultés de l’UNIL dans le but d’évaluer un cursus spécifique
• aux associations d’alumni de l’UNIL (avec lesquelles l’UNIL a un contrat de prestations) auxquelles les membres ont l’intention ou ont déjà adhéré.

A l’exception de ce qui précède aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers, sans le consentement préalable du membre.

9. LES DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION RECONNUS AUX MEMBRE DU RÉSEAU ALUMNIL

Toute personne justifiant de son identité a le droit, en s’adressant par lettre ou courriel signé et daté au responsable du traitement ci-après désigné,

• de se faire communiquer sans frais sous une forme intelligible, les données personnelles le concernant effectivement traitées au Bureau des alumni ainsi que toute information disponible sur leur origine et leur destination effective
• d’obtenir sans frais la rectification de toute donnée à caractère personnel incorrecte le concernant
• d’obtenir sans frais la suppression de toute donnée à caractère personnel qui, compte tenu du traitement est incompatible ou non pertinente ou dont l’enregistrement ou la conservation sont illicites ou encore qui a été conservée au-delà de la période prévue dans l’article 6.

Toute personne peut requérir la confirmation qu’aucune donnée la concernant n’a été collectée.

10. COOKIES / RÉSEAU SOCIAUX

L’utilisation de cookies se limite aux fonctions techniques de la plateforme Alumnil, telles que les connexions des utilisateurs ainsi que le bon fonctionnement des serveurs. Aucun traçage n’est effectué.

Single-sign on (SSO)

Le membre du réseau Alumnil a la possibilité d’autoriser la connexion à la plateforme Alumnil par le biais de ses identifiants à des réseaux sociaux tels que Facebook – LinkedIn ou Google.

En utilisant la connexion avec les identifiants de son réseau social, le membre du réseau Alumnil autorise le réseau social à communiquer ses données d’identification (nom, prénom, adresse email, photo de profil, genre, identifiant unique, URL de l’utilisateur et localisation).

Dans tous les cas, les mots de passe ne sont jamais transmis et aucune donnée personnelle n’est importée. Ce processus permet uniquement de s’assurer que l’utilisateur s’est identifié auprès du réseau social de son choix et que son identité a été vérifiée.

Intégration du profil LinkedIn sur la plateforme Alumnil

Le titulaire d’un compte sur la plateforme Alumnil peut autoriser l’import de quelques données professionnelles figurant dans son profil LinkedIn.

11. ASSOCIATIONS D’ALUMNI

Les associations d’alumni de l’UNIL ayant conclu un contrat de prestations avec l’UNIL bénéficient d’un espace sur la plateforme Alumnil. Elles ont accès aux données personnelles des titulaires de comptes, membres de leur association, exclusivement pour leur permettre de communiquer avec leurs membres et de procéder à des modifications des données personnelles.

12. SOUS-TRAITANT

L’UNIL a mandaté la société Intraworlds GmbH, Erika-Mann-Strasse 7, 80636 Munich, Allemagne en qualité de sous-traitant pour le traitement des données des diplômé·e·s de l’UNIL.

Ce sous-traitant est soumis au Règlement général sur la protection des données – RGPD (règlement 2016/679). Les garanties nécessaires ont été mises en place par l’UNIL pour que le traitement des données personnelles par le sous-traitant se fasse dans le respect des lois applicables de protection des données, notamment la Loi sur la protection des données personnelles (LPrD).

Les données sont stockées en Allemagne. Elles ne sont pas communiquées à des tiers par le sous-traitant.

13. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est l’Université de Lausanne, Unicentre, CH–1015 Lausanne.

L’adresse de contact pour l’exercice des droits des alumni évoqués ci-dessus est : UNIL, Bureau des alumni, Bâtiment Unicentre, 1015 Lausanne.

Courriel à mes-donnees.alumnil@unil.ch.

Lausanne, le 30 août 2018