Protection des données

Le Réseau ALUMNIL se met en conformité avec le Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD). Une bonne dose de réflexion pour nous, un brin de lecture et un petit clic pour vous !

Protection des données et entrée en vigueur du RGPD. Si vous n’en avez pas entendu parler, c’est que vous devez vivre à 20’000 lieues sous les mers. Et vous avez bien du bonheur.

Pour le Bureau des alumni, la question de la protection des données des membres du réseau a toujours été primordiale. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles la connexion au portail nécessite des identifiants.

A la création du Réseau ALUMNIL, en 2011, l’UNIL est partie du principe que ce réseau doit regrouper des alumni « vivants et motivés » et non pas fournir des listes alphabétiques de fantômes diplômés au 20e et 21e siècle; ces informations étant déjà disponibles dans différentes bases de données de l’institution. L’annuaire du Portail ALUMNIL devrait permettre d’entrer en contact avec un membre et accessoirement de savoir qu’il a obtenu un diplôme en telle ou telle année.

L’obligation imposée par le RGPD de définir une politique de confidentialité des données que nous traitons constitue donc une excellente opportunité d’appliquer ce principe.

Nous n’avons pas la permission de conserver les profils des membres du réseau – ex-matriculés de l’UNIL depuis plus de cinq semestres – qui n’auront pas donné leur consentement aux nouvelles conditions d’utilisation du Portail ALUMNIL. Et cela vaut aussi pour vous qui lisez régulièrement notre newsletter mensuelle sans vous être jamais connecté·e au portail. Dura lex, sed lex !

 

COMMENT DONNER VOTRE CONSENTEMENT ?

Ultra facile ! Lors de votre prochaine connexion sur le Portail ALUMNIL, vous verrez apparaître les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité qu’il vous faudra valider. Votre consentement sera enregistré et tout continuera comme avant : vous aurez accès au contenu en ligne et à votre profil.

Donc si vous êtes membre de ce réseau, vivant·e et motivé·e par l’idée de conserver un lien avec votre alma mater, l’envie de maintenir votre savoir vivant ou peut-être celle de rendre service à d’autres personnes; ou alors si vous êtes à la recherche d’un emploi, vous envisagez une formation continue ou souhaitez participer à l’un de nos événements, une seule et unique chose à faire : vous connectez au portail.

Et si vous avez perdu vos identifiants, on vous en envoie d’autres sur simple demande.

 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DES DONNEES PERSONNELLES DU RESEAU ALUMNIL

Télécharger le PDF ou lire la politique en ligne :

Le Réseau ALUMNIL est un service de l’Université de Lausanne (UNIL). Il a pour mission de regrouper les diplômé·e·s des 7 facultés de l’UNIL au sein d’un réseau exclusif pour leur permettre de développer leurs contacts personnels et professionnels, de maintenir leur savoir vivant et de conserver un lien avec l’UNIL.

Par le maintien d’un contact permanent avec les alumni, le Réseau ALUMNIL contribue au rayonnement institutionnel et à la promotion de ses activités de recherche et d’enseignement.

L’étudiant·e qui s’inscrit à l’Université de Lausanne, est invité·e, dans sa demande d’immatriculation, à consentir à la communication de ses données à caractère personnel au Réseau ALUMNIL, dès l’obtention de son premier diplôme universitaire.

Après l’obtention de son premier diplôme, l’étudiant·e sera invité·e à renouveler son consentement au moment de la commande de son grade.

Le Bureau des alumni traite ces données en vue de satisfaire exclusivement les finalités énumérées dans le présent document. Notre service accorde une très grande importance à la protection des données et à la vie privée des membres du réseau.


TYPES DE DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ET TRAITEES :

1. LES DONNEES D’IDENTIFICATION
Nom, prénom, sexe, date de naissance, email privé, adresse postale et numéros de téléphone privé durant les études, adresses postales au moment de l’immatriculation et au moment de l’exmatriculation, pernum (identifiant UNIL personnel) et numéro d’immatriculation UNIL.

Finalités du traitement
Ces données sont collectées et enregistrées :

  • Pour l’ouverture d’un compte personnel sur le Portail ALUMNIL (outil de gestion et de communication du Réseau ALUMNIL) après l’obtention d’un premier titre universitaire délivré par l’UNIL
  • Pour l’envoi d’informations utiles relatives :
    • aux activités et manifestations académiques et scientifiques de l’UNIL
    • aux événements organisés spécifiquement à l’intention des alumni de l’UNIL
    • aux offres d’emploi ou débouchés professionnels en rapport avec les cursus académiques poursuivis à l’UNIL
  • Pour l’envoi de la newsletter mensuelle du Réseau ALUMNIL
  • Pour permettre la mise en relation des membres du réseau avec des étudiant·e·s partant en séjour d’études à l’étranger et souhaitant obtenir des informations sur leur futur lieu d’études (personnes-relais)
  • Pour favoriser le réseautage entre les membres du réseau.


2. LES DONNEES RELATIVES AU PARCOURS ACADEMIQUE DU DIPLOME AU SEIN DE L’UNIVERSITE DE LAUSANNE

Grade obtenu, année et semestre d’obtention, branches principales d’études, option/mention du grade, institution, faculté, lieu, pays, code du grade (identification interne UNIL).

Finalités du traitement
Ces données sont collectées et enregistrées :

  • Pour la création d’un compte personnel sur le Portail ALUMNIL après l’obtention d’un premier titre universitaire délivré par l’UNIL
  • Pour la mise à jour automatique du compte personnel sur le Portail ALUMNIL dès l’obtention d’un nouveau titre universitaire délivré par l’UNIL
  • Pour la gestion des invitations et des inscriptions aux cérémonies de remise des grades organisées par l’UNIL
  • Pour l’envoi d’informations ciblées en fonction du grade obtenu ou de la faculté d’études
  • Pour consulter les titulaires d’un grade en vue de l’évaluation d’un cursus universitaire
  • Pour permettre la mise en relation des membres du réseau au bénéfice de quelques années d’expérience professionnelle avec des jeunes diplômé·e·s souhaitant recevoir des conseils pour leur carrière professionnelle (professionnels-relais).


3. LES DONNEES RELATIVES A LA MOBILITE ETUDIANTE

Année du séjour d’études à l’étranger, pays, ville, nom de l’université.

Finalités du traitement
Ces données sont collectées et enregistrées :

Pour permettre la mise en relation des membres du réseau avec des étudiant·e·s partant en séjour d’études à l’étranger et souhaitant obtenir des informations sur leur futur lieu d’études.


4. LES DONNEES RELATIVES AU PARCOURS PROFESSIONNEL

Nom et adresse de l’employeur, secteur d’activité, type d’organisation, taille de l’entreprise, département, statut professionnel, niveau de carrière, adresse mail professionnelle, site web, numéro de téléphone, skype.

Finalités du traitement
Ces données sont collectées et enregistrées :

  • Pour favoriser le réseautage entre les membres du réseau à la recherche d’informations sur de potentiels employeurs
  • Pour permettre au Bureau des alumni d’identifier de potentiel·le·s intervenant·e·s pour des Evénements ALUMNIL liés à la carrière professionnelle
  • Pour permettre la mise en relation des membres du réseau au bénéfice de quelques années d’expérience professionnelle avec des jeunes diplômé·e·s souhaitant recevoir des conseils pour leur carrière professionnelle (professionnels-relais).


5. VISIBILITE DES DONNEES SUR LE PORTAIL ALUMNIL

Par défaut, pour chaque profil, l’annuaire du réseau n’affiche que les données suivantes :

Nom, prénom, données académiques.

Chaque membre du réseau a toutefois la possibilité de sélectionner les données qu’il souhaite rendre visibles par les autres utilisateurs. Il peut également rendre l’intégralité de son profil invisible.


6. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Les données sont conservées sur le Portail ALUMNIL lorsque le titulaire d’un compte est immatriculé à l’UNIL afin de suivre un cursus universitaire additionnel.

Après l’exmatriculation pour grade, si le titulaire d’un compte n’a pas validé son appartenance au réseau et, par conséquent la présente politique de confidentialité et les conditions d’utilisation du portail, les données énumérées ci-dessus seront conservées durant 5 semestres afin de lui permettre de conserver son profil sur le Portail ALUMNIL et de bénéficier d’une adhésion gratuite à une association d’alumni de l’UNIL.

Pour les titulaires d’un compte ayant validé leur appartenance au réseau et donc à la présente politique de confidentialité des données, les données seront conservées aussi longtemps qu’ils n’exprimeront pas la volonté de les voir supprimées.


7. MODIFICATION OU FERMETURE DU COMPTE

Le titulaire d’un compte peut – à tout moment – désactiver son compte sur le Portail ALUMNIL. Il perdra alors ses accès au portail et son profil sera invisible pour les autres utilisateurs. La procédure de désactivation est disponible en ligne sur le Portail ALUMNIL (article sur la visibilité de votre profil).


8. COMMUNICATION DE DONNEES A DES TIERS

Le Réseau ALUMNIL est susceptible de communiquer les données personnelles des membres :

  • aux responsables de cursus au sein des facultés de l’UNIL dans le but d’évaluer un cursus spécifique
  • aux associations d’alumni de l’UNIL (avec lesquelles l’UNIL a un contrat de prestations) auxquelles les membres ont l’intention ou ont
    déjà adhéré.

A l’exception de ce qui précède aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers, sans le consentement préalable du membre.


9. LES DROITS D’ACCES ET DE RECTIFICATION RECONNUS AUX MEMBRE DU RESEAU ALUMNIL

Toute personne justifiant de son identité a le droit, en s’adressant par lettre ou courriel signé et daté au responsable du traitement ci-après désigné,

  • de se faire communiquer sans frais sous une forme intelligible, les données personnelles le concernant effectivement traitées au Bureau des alumni ainsi que toute information disponible sur leur origine et leur destination effective
  • d’obtenir sans frais la rectification de toute donnée à caractère personnel incorrecte le concernant
  • d’obtenir sans frais la suppression de toute donnée à caractère personnel qui, compte tenu du traitement est incompatible ou non pertinente ou dont l’enregistrement ou la conservation sont illicites ou encore qui a été conservée au-delà de la période prévue dans l’article 6.

Toute personne peut requérir la confirmation qu’aucune donnée la concernant n’a été collectée.


10. COOKIES / RESEAU SOCIAUX

L’utilisation de cookies se limite aux fonctions techniques du Portail ALUMNIL, telles que les connexions des utilisateurs ainsi que le bon fonctionnement des serveurs. Aucun traçage n’est effectué.

Single-sign on (SSO) :
Le membre du Réseau ALUMNIL a la possibilité d’autoriser la connexion au Portail ALUMNIL par le biais de ses identifiants à des réseaux sociaux tels que Facebook – LinkedIn ou Google.

En utilisant la connexion avec les identifiants de son réseau social, le membre du Réseau ALUMNIL autorise le réseau social à communiquer ses données d’identification (nom, prénom, adresse email, photo de profil, genre, identifiant unique, URL de l’utilisateur et localisation).

Dans tous les cas, les mots de passe ne sont jamais transmis et aucune donnée personnelle n’est importée. Ce processus permet uniquement de s’assurer que l’utilisateur s’est identifié auprès du réseau social de son choix et que son identité a été vérifiée.

Intégration du profil LinkedIn sur le Portail ALUMNIL

Le titulaire d’un compte sur le Portail ALUMNIL peut autoriser l’import de quelques données professionnelles figurant dans son profil LinkedIn.


11. ASSOCIATIONS D’ALUMNI

Les associations d’alumni de l’UNIL ayant conclu un contrat de prestations avec l’UNIL bénéficient d’un espace sur le Portail ALUMNIL. Elles ont accès aux données personnelles des titulaires de comptes, membres de leur association, exclusivement pour leur permettre de communiquer avec leurs membres et de procéder à des modifications des données personnelles.


12. SOUS-TRAITANT

L’UNIL a mandaté la société Intraworlds GmbH, Erika-Mann-Strasse 7, 80636 Munich, Allemagne en qualité de sous-traitant pour le traitement des données des diplômé·e·s de l’UNIL.

Ce sous-traitant est soumis au Règlement général sur la protection des données – RGPD (règlement 2016/679). Les garanties nécessaires ont été mises en place par l’UNIL pour que le traitement des données personnelles par le sous-traitant se fasse dans le respect des lois applicables de protection des données, notamment la Loi sur la protection des données personnelles (LPrD).

Les données sont stockées en Allemagne. Elles ne sont pas communiquées à des tiers par le sous-traitant.


13. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le responsable du traitement est l’Université de Lausanne, Unicentre, CH–1015 Lausanne.

L’adresse de contact pour l’exercice des droits des alumni évoqués ci-dessus est : UNIL, Bureau des alumni, Bâtiment Unicentre, 1015 Lausanne.

Courriel à mes-donnees.alumnil@unil.ch.

 

Lausanne, le 30 août 2018